Pegos de surpresa pela pandemia do novo coronavírus, é aceitável que o home office ainda seja uma política de trabalho em adaptação para a maioria dos trabalhadores. Justamente, por isso, os gestores deverão considerar a adoção de recursos digitais estratégicos para melhorar essa experiência e preservar o rendimento e o bem-estar de sua força de trabalho.
Algumas das principais ferramentas para trabalho remoto disponíveis no mercado, que podem otimizar o funcionamento das operações do seu negócio, são:
- Slack;
- Skype;
- Hangouts Meet;
- Zoom Meetings
- Trello;
- Clicksign;
- Bitrix24;
- Basecamp;
- OpenProject;
- Loom;
- Google Drive;
- Dropbox;
- OneDrive;
- GSuite;
- Toggl;
- Bitrix.
Se você quiser conhecer alguns benefícios do home office para a organização, recomendamos a leitura deste material aqui.
Para conhecer essas ferramentas para trabalho remoto com mais profundidade, continue acompanhando este post. As principais características e detalhes diferenciais desses facilitadores foram destrinchados para otimizar a sua pesquisa e te ajudar a escolher as opções certas para a sua empresa. Confira tudo a seguir!
Trabalho remoto como medida emergencial
A quarentena, imposta como medida obrigatória de segurança a saúde pública, trouxe o home office como solução emergencial, possibilitando a continuidade do trabalho para milhares de trabalhadores.
Para muitos, a adoção do escritório doméstico é uma experiência nova, por isso o estranhamento e a dificuldade para conciliar a vida pessoal e profissional pode ser expressiva.
O trabalho remoto já vinha crescendo no Brasil há alguns anos. Segundo a pesquisa Alelo Hábitos do Trabalho, feita pelo instituto Ipsos, o home office é a opção dos sonhos para 49% das pessoas empregadas, para 55% dos autônomos e para 55% dos desempregados.
O trabalho remoto no Brasil teve aumento de 47% nos últimos três anos, segundo dados disponibilizados pela Robert Half, empresa de recrutamento especializado. O número expressivo faz com que o país fique em terceiro lugar no mundo, estando atrás apenas da China, com 54%, e de Singapura, com 50%.
Entretanto, ao se depararem com essa necessidade, muitas empresas se viram despreparadas para atuarem remotamente.
Desta forma, para facilitar esse processo de adaptação essencial para o momento crítico que vivemos e permitir que os colabores voltem a trabalhar com qualidade e conforto, os gestores devem adotar algumas ferramentas para trabalho remoto compatíveis com a realidade da organização.
Os problemas causados pela falta de boas ferramentas
No escritório ou em casa, a falta de boas ferramentas pode comprometer o funcionamento adequado de qualquer setor da organização, não é mesmo?
O emprego de tecnologias pouco inteligentes ou inadequadas para a realidade da organização pode gerar gafes constrangedoras.
No caso do home office, como não há a possibilidade de resolver mal entendidos instantaneamente, o cuidado ao escolher as ferramentas para trabalho remoto mais apropriadas é ainda mais importante.
É indispensável considerar as reais necessidades e demandas da organização ao empregar recursos digitais. O uso de ferramentas para trabalho remoto inadequadas pode trazer diversas consequências para a equipe e o resultado organizacional, algumas delas são:
- falhas e ruídos de comunicação;
- falhas operacionais;
- atrasos operacionais;
- atrasos na entrega de projetos;
- fluxo de trabalho lento;
- retrabalho;
- erros nos indicadores-chave de performance (KPIs);
- estresse;
- insatisfação;
- gerenciamento dificultado;
- imagem prejudicada;
- perda de oportunidade comerciais.
O emprego de tecnologias deve facilitar o processo gerencial, potencializando os resultados e otimizando o uso de recursos. Se esse não for o retorno, os gestores devem rever as suas escolhas e alterar as ferramentas.
Os benefícios de utilizar boas ferramentas para trabalho remoto
Já o uso adequado das ferramentas pode trazer inúmeras vantagens para a gestão do seu negócio. E agora com o home office, elas se tornaram ainda mais estratégicas.
Confira alguns dos benefícios que as ferramentas para trabalho remoto podem oferecer para a sua força de trabalho:
- atingir uma eficiência comunicacional;
- fluidez no fluxo de trabalho;
- otimização do tempo de trabalho;
- sinergia entre setores;
- fortalecimento da cultura organizacional;
- gerenciamento da satisfação;
- ajuda na produtividade;
- melhora na imagem institucional;
- melhora da presença da marca nas redes sociais;
- organização de processos;
- melhora na gestão de dados;
- gerenciamento de equipes facilitado.
Além disso, os próprios colaboradores ganham confiança e se adequam à nova política de trabalho com mais tranquilidade. Afinal, ao visualizarem as etapas dos projetos com facilidade, identificarem o progresso do próprio ofício e entenderem a movimentação estratégica do negócio, o trabalho remoto ganha força, ordem, lógica e produtividade.
As melhores ferramentas para trabalho remoto
Agora que você já entendeu os benefícios, conheça as principais ferramentas para trabalho remoto que podem auxiliar a evolução da sua empresa. Você verá que os resultados valem a pena!
Ferramentas para trabalho remoto de comunicação
Slack
O Slack é um software que permite organizar conversas em canais, como temáticas, projetos, equipes, dentre outros.
Nele, as mensagens são totalmente pesquisáveis facilitando a interação entre os envolvidos, melhorando a compreensão das informações e favorecendo a substituição de ferramentas como o e-mail e o WhatsApp para compartilhar informações e arquivos.
A ferramenta ainda oferece integração com outros serviços como Google Drive, Office 365 e Trello, provando ser uma opção inteligente de comunicação para o home office.
Skype
Outra ferramenta para trabalho remoto é o Skype, um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais populares da Internet. A ferramenta possui versões para celulares, tablets, TVs e consoles de jogos.
A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada.
Com ele, é possível conectar colaboradores específicos e realizar reuniões de qualquer lugar com acesso a internet. Além de compartilhar informações em texto, ainda é possível compartilhar arquivos e a própria tela para facilitar a interação.
Hangouts Meet
Simples e funcional, o Hangouts Meet é uma ferramenta de videoconferência do Google para profissionais.
Um de seus principais benefícios é a possibilidade de criar salas virtuais facilmente, gerar um link de convite e realizar encontros ou reuniões estratégicas.
Convidados podem entrar na conversa on-line pelo navegador ou pelo aplicativo para Android e iPhone (iOS) sem precisar de uma assinatura.
Zoom Meetings
Para organizações maiores, o Zoom Meeting pode ser uma ferramenta para trabalho remoto bastante eficiente. Permitindo reunir até 500 pessoas em uma única videoconferência e até 10 mil usuários em um mesmo webinar, a ferramenta se destaca no mercado.
Também é possível compartilhar arquivos, textos e apresentações no chat, gravar as reuniões e compartilhar o link com a equipe posteriormente, e assim por diante.
A versão básica é gratuita, e pode ser acessada em computadores com Windows, macOS e Linux, e também em smartphones com sistema operacional Android ou iPhone (IOS).
Ferramentas para trabalho remoto de gestão de tarefas e projetos
Trello
O Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza tarefas individuais e em grupos, por meio de cartões virtuais.
Bastante intuitivo, ele conta com quadros em que as listas de tarefas são incluídas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos. O sistema é inspirado no método Kanban, que utiliza quadros, listas e cartões.
O Trello permite que todos consigam visualizar claramente as funções pendentes, as etapas de execução, as conclusões, e assim por diante. A versão gratuita está disponível para Android, iPhone (IOS) e desktop.
Clicksign
O Clicksign também é uma ferramenta para trabalho remoto que merece atenção. Essa tecnologia oferece a gestão e a assinatura de documentos com validade jurídica.
Em outras palavras, mesmo com a necessidade de distanciamento social e a quarentena, é possível assinar documentos à distância e dar continuidade a processos variados.
Bitrix24
A Bitrix24 é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração, que oferece relatórios completos. Com eles é possível traçar estratégias para melhorar o tempo das atividades e potencializar o rendimento da equipe.
Devido a crise do novo coronavírus, a empresa servidora da Bitrix24 ampliou a versão gratuita para atender a um volume mais expressivo de profissionais pelo mundo.
Basecamp
A plataforma combina um sistema robusto de gestão de projetos com ferramentas de comunicação que deixam os colaboradores sempre conectados e atualizados sobre o status da empresa.
No painel do usuário, é possível dividir todo o trabalho em projetos e equipes específicas, contando com o suporte de checklists, mural de mensagens, agenda, documentos, chats em grupo, dentre outros.
Se você quer uma solução completa e pensada para o home office, o Basecamp é uma ferramenta diferencial.
OpenProject
A plataforma do OpenProject oferece gestão remota para projetos diversos, em um software livre (código aberto). A plataforma organiza os projetos em linhas do tempo colaborativas, facilitando a visualização e o acompanhamento das atividades de cada equipe.
Inclusive, é uma ótima ferramenta para trabalho remoto para quem está habituado a métodos ágeis como Kanban e Scrum.
Loom
A Loom é outra ferramenta para trabalho remoto que facilita a preparação da equipe remotamente. Com ela, é possível gravar tutoriais on-line e ajudar a sua equipe a manusear outros recursos ou passar alguma orientação, treinamento, curso e assim por diante.
Essa ferramenta permite que o usuário capture a tela do computador, tanto o vídeo quanto a voz, facilitando a explicação de projetos em detalhes, de forma rápida e prática.
A ferramenta é gratuita para vídeos rápidos e paga para vídeos que necessitem de recursos mais avançados de gravação e edição.
Ferramentas para trabalho remoto de compartilhamento na nuvem
Google Drive
O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento na nuvem, que permite armazenar até 15 GB gratuitamente e compartilhar arquivos de diversos formatos e tamanhos.
Todas as alterações feitas em documentos como arquivos de texto, planilhas e apresentações são salvas automaticamente, evitando perdas e facilitando a produção de conteúdo.
A ferramenta funciona de forma integrada com outros produtos como Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides.
Dropbox
O Dropbox também armazena dados na nuvem e permite o compartilhamento de arquivos, facilitando a troca de dados essenciais para o funcionamento do home office.
Com ele, o usuário pode armazenar até 2 GB gratuitamente e ganhar espaço na nuvem convidando amigos e colegas a utilizarem o serviço.
OneDrive
Outra opção de ferramenta para trabalho remoto de compartilhamento na nuvem é o OneDrive. O serviço é oferecido pela Microsoft e oferece até 5 GB de armazenamento gratuito para usuários de Android, iPhone (iOS) e desktop.
A ferramenta também possui a funcionalidade “Cofre Pessoal” para guardar arquivos confidenciais protegidos por senha.
GSuite
Outra ferramenta do Google para essa finalidade é a GSuite. Com ele, é possível realizar aplicações na nuvem para gerenciar qualquer negócio à distância.
A Gsuite inclui os indispensáveis Google Docs, Google Planilhas e Google Apresentações para criar e editar arquivos de maneira colaborativa. Além disso, ele ainda integra aplicativos como o Hangout e a Google Agenda.
Ferramentas de gestão de tempo
Toggl
O Toggl é uma ferramenta para trabalho remoto que controla as horas trabalhadas, facilitando o controle de jornadas de trabalho e a mensuração do período gasto para cada projeto.
O programa faz uma contagem automática por funcionário ou equipe, e gera relatórios detalhados, eliminando a necessidade do preenchimento de planilhas.
O Toggi é uma ferramenta paga, mas que oferece informações essenciais para assegurar uma boa gestão em home office.
Bitrix
Uma opção de ferramenta para trabalho remoto gratuita é o Bitrix. Embora seja mais limitado do que o Toggi, a ferramenta também oferece relatórios por indicadores de tempo e o controle do período gasto nas atividades.
Ele permite também ajustar as configurações por perfil de usuário, tais como o de administrador, observador e assim por diante.
O trabalho remoto exige a adoção de recursos digitais para unir a equipe, otimizar a sua comunicação, permitir o compartilhamento de arquivos essenciais e facilitar esse processo de transição.
Com essas ferramentas para trabalho remoto que apresentamos no artigo, a sua empresa pode melhorar o rendimento individual e coletivo dos colaboradores em home office. Conheça as reais necessidades do seu negócio e da sua força de trabalho, analise com cuidados as opções do mercado e aproveite o melhor da tecnologia remota.
