Empreendedores e empresários já sabem que o Certificado Digital é essencial para a operação e crescimento do negócio. Afinal, ele facilita a rotina e viabiliza toda a tramitação contábil, além de funcionar como a assinatura de próprio punho, permitindo a formalização de documentos, sem papel e caneta, a qualquer hora e lugar – com validade jurídica.
Legal. Mas, como comprar o Certificado? Como se trata da identidade digital de Pessoas Físicas e Jurídicas, o processo de compra inclui a solicitação e a apresentação dos documentos (validação) que comprovem as informações do pedido. Assim, não é raro surgirem dúvidas. Entre elas, a mais corriqueira é a diferença entre Representante Legal e Responsável Legal. Para sanar essa questão, vamos explicar o que cada um desses termos significa.
Por que há tanta confusão?
Tanto as Pessoas Físicas, como as Jurídicas podem obter o Certificado Digital. Quando se é uma Pessoa Física, sabe-se que ela é a responsável pelo Certificado e, portanto, a única que pode emiti-lo, renová-lo ou cancelá-lo. No entanto, quando é uma empresa (Pessoa Jurídica) que solicita o Certificado, surge a dúvida: o titular é o Representante Legal ou o Responsável Legal?
Titularidade do Certificado Digital
Antes, uma pausa: de acordo com a ICP-Brasil, toda Pessoa Física ou Jurídica, que esteja inscrita no Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), pode ter a titularidade de Certificado (e-CPF ou e-CNPJ), desde esteja com o cadastro regular na Receita.
No caso das Pessoas Jurídicas, o titular é o Representante Legal, que tem o nome cadastrado na Receita, mas ele pode nomear um Responsável Legal para usar o Certificado em nome da empresa. Entenda melhor a seguir!
Representante Legal
O Representante Legal é pessoa que possui o nome no contrato social da empresa, seja como dono, sócio ou sócio administrativo. É, portanto, quem representa a empresa diante da Receita Federal e sociedade.
É ele, também, que detém poderes de nomear um terceiro para realizar tarefas específicas em nome da empresa, como a utilização do Certificado Digital. Esse passo é feito por meio de uma procuração pública que deve ser apresentada no momento da apresentação dos documentos, especificando, portanto, o Responsável Legal pelo uso do Certificado Digital.
Responsável legal
O Responsável Legal de uma Pessoa Jurídica não necessariamente precisa ser um dos sócios da empresa. Como explicado acima, ele pode ser especificado pelo Representante Legal por meio da procuração pública para usar o Certificado Digital e isso deve ser feito no momento da apresentação da documentação.
Então, o Representante Legal e o Responsável Legal precisam comparecer juntos na apresentação dos documentos?
Sim, precisam! Lembrando que o Representante Legal é o responsável pela empresa e o Responsável Legal é aquele previsto em procuração para uso do Certificado Digital.
Como fazer uma procuração pública para uso Certificado Digital?
A procuração original, bem como a segunda via, somente será aceita pela Autoridade Certificadora se tiver sido emitida até 90 dias antes da data da apresentação dos documentos do Certificado Digital, e nela deve estar especificados os poderes para o representante atuar perante à ICP-Brasil.
Vale ressaltar que a apresentação da procuração não elimina a necessidade do comparecimento do Representante Legal no momento da apresentação dos documentos.
Fonte: Certisign
