Todo escritório de contabilidade possui uma grande quantidade de documentações, papéis, listas, informações, etc, isso porque normalmente cada cliente possui sua própria necessidade, gerando cada vez mais relatórios diferenciados, especialmente quando se trata de uma empresa terceirizada.
Com tanta informação gerada sobre os clientes, é necessário manter o escritório muito bem organizado, a fim de evitar perdas e transtornos na hora de recuperar documentações. É para isso que servem as rotinas contábeis.
A rotina contábil é uma ferramenta que envolve toda a análise financeira de um empreendimento independente do tamanho da empresa e do regime tributário em que ela se enquadra – Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Essa rotina é responsável por todos os balanços, resultados, fluxo de caixa e análise de lucros e prejuízos.
Em outras palavras, uma rotina de contabilidade é essencial para acelerar os processos internos da empresa e aumentar a produtividade, melhorando o seu funcionamento. Além disso, essa ferramenta está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pelo gerenciamento do negócio.
Quando a empresa é terceirizada, a rotina contábil merece um pouco mais de atenção, afinal de contas, nesse caso, além de estar tratando de uma certa quantidade de documentos, relatórios e cuidando do fluxo de caixa, isso está sendo realizado para uma empresa que foi contratada com a finalidade de prestar um serviço terceirizado.
A terceirização é um assunto que tem sido muito discutido nos últimos anos, especialmente por ser um assunto que confronta tanto empresários quanto representantes dos trabalhadores. Isso ocorre porque a maioria dos administradores afirma que a terceirização pode oferecer mais flexibilidade e eficiência para as empresas.
A maior discussão sobre o assunto é que muitos empresários têm receio que essa proposta possa enfraquecer os direitos trabalhistas. Porém, antes de cogitar terceirizar um funcionário ou uma empresa, é necessário conhecer alguns aspectos sobre a terceirização e analisar as situações e planejar ações.
Ao terceirizar é necessário que a empresa contratante arque com todos os encargos trabalhistas, como cuidar da folha de pagamento dos funcionários, o 13º salário, férias, FGTS e seguro desemprego. Mas antes de mais nada, é necessário analisar qual o motivo pelo qual a contratação de empregados terceirizados seria tão importante.
Muitos empresários acreditam que terceirizar pode ajudar a reduzir os custos com funcionários, o que na realidade não é verdade, uma vez que a empresa terceirizada também deverá receber os benefícios trabalhistas, nesse caso, a terceirização ocorre em maior parte por meio da necessidade de profissionais especializados e que possam realizar determinado serviço em tempo mais curto.
Nesse caso sim, pode ocorrer de os custos serem menores do que se fosse realizado internamente, isso porque nesse caso, a redução dos encargos está diretamente relacionada com a eficiência e agilidade.
Voltamos a bater na tecla de que um planejamento adequado pode economizar muito tempo, por isso, o ideal é obter uma rotina contábil a fim de otimizar esse processo e dar mais segurança para o negócio.
A rotina contábil deve estar presente desde o planejamento da abertura da empresa até a fase onde ela se encontra estruturada e estável. Porém, vale observar que a rotina contábil de uma empresa pode variar de acordo com o tamanho e com a demanda de cada empresa, mesmo assim, existem alguns procedimentos que são padronizados e independente do tipo, todas elas devem seguir.
Quais são os procedimentos básicos para uma boa rotina contábil?
Esses processos dizem respeito a uma série de setores que podem envolver uma rotina de contabilidade, é por esses setores que a organização deve começar:
- Organização e limpeza fiscal: analisar todos os documentos existentes e organizá-los por pastas é uma boa forma de começar. Nesse caso, o ideal é separar os documentos de clientes, as contas, o que já foi pago há mais de cinco anos e descartar o que já não é mais necessário.
- Departamentalização: organize uma distribuição adequada de serviço, isso colabora na hora de otimizar o trabalho de cada setor. Essa organização pode ser dividida em Contabilidade, RH, Fiscal, Financeiro, etc.
- Departamento de Escrita Fiscal: registre todas as notas de entrada e saída. No departamento de escrita fiscal é realizado todo o processo de preparação dos livros fiscais, que são exigidos pela legislação e pela validação dos impostos e tributos.
- Protocolos: Os protocolos são responsáveis pela documentação e organização. Isso deve ser realizado de maneira ágil assim que for solicitada. Portanto, ter uma boa organização nessa área é fundamental.
- Departamento Pessoal e RH: é importante ter muito cuidado com esse setor, já que é nele que ficam registrados todos os funcionários e onde ocorrem as rescisões contratuais. Lá é realizado todo o controle admissional e demissional da empresa, além dos cuidados com a folha de pagamentos e contracheques.
- Departamento contábil: outro setor que deve ser muito bem organizado, afinal ele é o responsável por consolidar todas as informações provenientes dos outros departamentos. Além disso, o profissional desse setor fica encarregado de cuidar da das diferentes tributações e regimes que a empresa pode seguir.
Após se organizar, é possível trabalhar outras questões que facilitam na hora de acelerar as rotinas contábeis, trazendo mais agilidade na gestão.
Entre elas, pode ser realizado o mapeamento, de forma a identificar tarefas que não fazem tanto sentido para a empresa no momento; utilizar um software de gestão, para automatizar processos de envio e recebimento de documentações; utilizar certificados digitais para evitar a movimentação de papel, que, além de colaborar com a sustentabilidade, colabora com a organização do escritório.
Como driblar os desafios na hora de organizar uma rotina contábil para o seu negócio?
Se tem uma coisa que é praticamente certa na hora de realizar esses processos, é que passar por isso sem ter algum imprevisto ou dificuldade é praticamente impossível! Mesmo assim, existem algumas maneiras de conseguir driblar esses obstáculos.
Na hora de organizar a rotina contábil da sua empresa ou de uma empresa terceirizada, é importante realizar um bom planejamento, além disso, é fundamental analisar quais são os possíveis desafios que podem surgir pelo caminho e achar a melhor solução para enfrentá-los sem sem alterar demais o planejamento.
Uma das coisas importantes a observar é que a contabilidade da empresa contratante pode possuir uma rotina diferente da empresa contratada, nesse caso, por mais organizada que seja a empresa contratante, a prestadora de serviço pode ser desorganizada e exigir mais atenção na hora de organizar as documentações.
Se dispersar é um problema comum em todas as áreas, porém, quando se trata de contabilidade, é muito mais fácil se distrair, visto que a quantidade de documentação e prazos são muitos, por isso, seguir os passos de organização citados acima são essenciais para facilitar o dia a dia da empresa e manter as obrigações em dia sem muitos transtornos.
