Em um momento no qual, cada vez mais, os escritórios exigem que os contadores consigam atender diversos clientes, simultaneamente, a rotina contábil se torna algo imprescindível para que os serviços possam ser realizados com qualidade.
Antes de compartilhar algumas dicas para ajudar você, contador, a desenvolver um trabalho mais organizado, produtivo e saudável, acreditamos que é importante destacar o motivo pelo qual você realmente precisa investir em desenvolver uma boa rotina.
A importância de ter uma rotina contábil organizada
O tempo, para muitos profissionais contábeis, pode ser um inimigo. É comum ouvir deles que 24 horas já não é o suficiente para lidar com todas as tarefas.
Contudo, quando a rotina é desenvolvida de forma adequada, os gargalos que impedem o fluxo produtivo são eliminados e isso impacta em mais tempo para fazer o que realmente é importante.
A rotina bem organizada também tem um impacto considerável na produtividade. Com métodos definidos, a carga de trabalho é reduzida consideravelmente e é possível entregar as tarefas com mais eficiência.
Outro ponto relevante é que a rotina contábil aumentará a satisfação do cliente, pois ele será atendido com agilidade e de forma eficiente.
Dicas para otimizar a organização da rotina da sua empresa
A primeira dica relevante sobre o assunto é do Earl K. Miller, professor de neurociência do Instituto de Tecnologia de Massachusetts. Ele destaca, ao The News York Times, que fazer multitarefa não é humanamente possível.
“Quando você realiza várias tarefas ao mesmo tempo, tende a cometer mais erros. Quando você alterna entre as tarefas, as redes neurais do seu cérebro devem retroceder para descobrir onde pararam e depois se reconfigurar”, disse Miller.
É neste momento, segundo o especialista, que os erros ocorrem. Ele ainda conclui que ao realizar diversas tarefas ao mesmo tempo reduz a criatividade.
As dicas, a seguir, ajudarão no processo de organizar as tarefas para reduzir erros e aumentar a produtividade.
O mapeamento de processos ajudará o escritório de contabilidade a identificar as etapas, fluxos e objetivos de cada serviço.
Por meio da ferramenta, será possível entender todos os colaboradores envolvidos no serviço ou tarefas, detalhar cada atividade, compreender as decisões que são tomadas, determinar as entradas e saídas e verificar a relação de cada etapa.
Ou seja, o mapeamento garantirá uma visão ampla do serviço ou tarefa, o que facilitará compreender o que pode ser feito com mais agilidade, se há erros que devem ser resolvidos e o que está, de fato, seguindo um bom fluxo.
Para utilizar essa ferramenta é interessante: definir os processos que deverão ser mapeados, listar a sequência de cada atividade dentro do processo, analisar se as sequências, de fato, são eficientes e, por fim, realizar as melhorias necessárias.
A organização de tarefas exige um calendário com prazos de entrega e que toda a equipe consiga acessar. Fazer isso de forma offline ainda que possa funcionar, dá trabalho, custa tempo e é suscetível à erros.
Uma ferramenta de gestão de tarefas, neste caso, é a melhor solução, já que permitirá que toda a equipe tenha acesso, de forma online. Ela pode ser atualizada de forma simples e garantirá mais organização para a rotina de trabalho.
Um ponto que é relevante para melhorar a organização das tarefas é definir as funções e responsabilidades de cada pessoa da equipe. Também é essencial definir um cronograma com prazos e um sequenciamento prático do fluxo de trabalho.
Uma equipe, constantemente, atualizada sobre serviço e tarefas realizadas na contabilidade terá conhecimento para realizar o trabalho de forma mais eficiente.
Os cursos e capacitações permitem que a equipe tenha conhecimento de processos e ferramentas modernas que garantirão ao escritório mais qualidade, produtividade e expertise.
Não importa o tamanho do escritório, a divisão de departamento é fundamental para que as rotinas contábeis não saiam do controle.
A divisão permite que cada serviço, bem como suas tarefas, sejam realizados por um profissional e espaço determinado.
A equipe, além de não se sobrecarregar com atividades que não a compete, será mais produtiva sabendo qual é sua responsabilidade. A separação por departamento também será essencial para mensurar o desempenho e resultados dos colaboradores.
Ferramentas de tecnologia
A tecnologia impactou de forma surpreendente a contabilidade. Se antes o contador passava horas realizando tarefas manuais, hoje isso já não é mais necessário.
Há ferramentas que atendem praticamente todas as demandas dos profissionais contábeis. Por exemplo: é possível fazer cálculos tributários em questões de minutos e o gerenciamento da folha de pagamento também pode ser feito com muito mais agilidade.
Os documentos, que antes precisavam ser armazenados fisicamente e exigiam organização, hoje podem ser armazenados na nuvem em alguns cliques e com segurança.
As importações de dados fiscais já não precisam ser feitas de forma manual. Uma ferramenta adequada permite fazer a importação via Excel. Por todas essas possibilidades, o investimento em tecnologia é algo fundamental para uma rotina eficiente.
Conte com soluções parceiras na organização da rotina contábil
As soluções parceiras serão fundamentais no processo de organização de um escritório de contabilidade.
Com elas, por exemplo, é possível gerenciar a equipe e os fluxos de faturamento com precisão, ter maior controle de documentos, reduzir custos, controlar o fluxo de entrada e saída de documentos e otimizar processos e melhorar consideravelmente a performance da equipe.
Entre as soluções parceiras disponíveis no mercado, as desenvolvidas pela Prosoft são reconhecidas pela eficiência, inteligência e por realmente entenderem as necessidades dos contadores.
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