Saiba como calcular o imposto de renda na folha de pagamento!


O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma das obrigações tributárias das empresas que incidem na folha de pagamento dos colaboradores.

Seu valor depende de uma série de questões, e ainda pode variar de acordo com a quantidade de dependentes legais de cada funcionário. Por isso, deve ser calculado com muito cuidado, para que a empresa não sofra com erros como pagamento de valores indevidos ou até mesmo reclamações na justiça por pagamentos incorretos.

São muitos dados que influenciam este cálculo, mas não precisa se preocupar.

Neste texto, explicarei o passo a passo de como calcular o IRRF na folha de pagamento dos seus funcionários, e as regras determinadas em nossa legislação, além de tirar as principais dúvidas sobre este imposto.

Antes de começarmos, confira os tópicos que serão abordados:

Vamos começar.

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O que é IRRF?

O IRRF é a sigla do Imposto de Renda Retido na Fonte, uma das obrigações tributárias das organizações. Na prática, ele funciona como uma antecipação do pagamento do imposto de renda, com o objetivo de simplificar o pagamento de todos os tributos.

Seu cálculo deve ser feito com muito cuidado, pois depende de diversos fatores como o salário mensal dos colaboradores. Mas antes de explicar como calculá-lo, vamos entender um pouco mais sobre sua relação com o imposto de renda.

O imposto de renda nada mais é do que uma contribuição mensal obrigatória, na qual uma porcentagem da renda média anual da empresa ou do próprio funcionário é descontada e repassada ao Governo.

No Brasil, todos esses valores que foram recolhidos ou retidos devem ser declarados na Declaração do Imposto de Renda e enviadas à Receita Federal (RF) no começo de cada ano, com o objetivo de mostrar tudo o que foi pago no ano anterior.

Dentre esses valores, está justamente o IRRF, que as empresas são responsáveis por reter do beneficiário da renda e deve vir expresso no holerite dos colaboradores. O não pagamento desse imposto pode causar sérias penalidades judiciais para as organizações, além de terem de pagar altas multas e juros.

Mas não se preocupe, pois explicarei o passo a passo desse cálculo daqui a pouco. Antes, vamos entender mais sobre a lei envolvendo esse imposto.

Qual é a lei sobre o imposto de renda retido na fonte?

leis

Todas as regras sobre o IRRF estão inclusas no Novo Regulamento do Imposto de Renda, sancionada em 2018 por meio do Decreto 9.850/18.

Agora, apesar do pagamento deste imposto ser uma obrigatoriedade prevista em lei, este regulamento estabelece alguns critérios sobre quais funcionários devem apresentar esta declaração à Receita Federal.

Segundo essas normas, para 2020, está obrigada a apresentar a Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda a pessoa física que em 2019:

  • Recebeu rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual na declaração, cuja soma foi superior a R$ 28.559,70, tais como: rendimentos do trabalho assalariado, não assalariado, proventos de aposentadoria, pensões, aluguéis, atividade rural;
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 40.000,00;
  • Teve a posse ou a propriedade de bens ou direitos, em 31/12/2019, inclusive terra nua, cujo valor total foi superior a R$ 300.000,00;
  • Passou à condição de residente no Brasil e encontrava-se nessa condição em 31 de dezembro;
  • Optou pela isenção do imposto sobre a renda incidente sobre o ganho de capital auferido na venda de imóveis residenciais, cujo produto da venda seja aplicado na aquisição de imóveis residenciais localizados no país. Isso em um prazo de 180 dias contados da celebração do contrato de venda, nos termos do art. 39 da Lei nº 11.196, de 21 de novembro de 2005.

Além disso, vale lembrar que o IRRF deve estar presente no holerite dos colaboradores que trabalham sob o regime da CLT. Dessa forma, seu cálculo é de responsabilidade da contratante, que deve se atentar a todas as regras tributárias para que não cometa erros em seu cálculo.

Mas não se preocupe, pois explicarei em detalhes como realizar este cálculo. Antes, ainda é necessário entender uma relação muito importante deste imposto com outro órgão do Governo.

Qual a relação entre IRRF e INSS?

Dentre todos os cálculos necessários para se chegar ao valor final do IRRF, as empresas devem somar todos os vencimentos devidos e subtrair os descontos do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).

Esta sigla representa o órgão do Governo responsável pelos pagamentos das aposentadorias e dos outros benefícios dos profissionais que contribuem para a Previdência Social.

Para isso, é necessário realizar uma contribuição mensal que pode ser opcional ou obrigatória, na qual o valor será descontado diretamente da folha de pagamento dos funcionários.

Neste último caso, o desconto será deduzido da base de cálculo do IRRF, que deve seguir algumas regras relacionadas às alíquotas, ou seja, ao percentual estabelecido às organizações para o pagamento dos impostos.

Para muitos, este processo pode parecer confuso, afinal deve-se prestar atenção a uma série de itens no momento de calcular o IRRF. No próximo tópico, irei explicar este passo a passo em detalhes para que sua empresa não tenha dúvidas. Confira!

Como funciona o cálculo do IRRF no salário?

calculando irrf

Para calcular o IRRF, é necessário saber o salário bruto do colaborador, que é encontrado a partir da soma dos vencimentos. A partir disso, deve-se subtrair os descontos do INSS.

Vamos entender em detalhes cada um desses passos.

  1. Some os vencimentos

A soma dos vencimentos é a base e o primeiro passo para se chegar ao valor do IRRF. Mas afinal, o que são esses vencimentos?

Este termo se refere a todos os valores que são somados ao salário base do funcionário, ou seja, que está em sua carteira de trabalho e que são expressos em seu holerite.

Nele podemos encontrar itens como: descanso semanal remunerado (DSR), adicional noturno e horas extras por exemplo. Quando juntos, formam o salário bruto do colaborador.

  1. Desconte o valor do INSS

Com o valor dos vencimentos em mão, o segundo passo é realizar o desconto do INSS.

Aqui, a grande dúvida de muitas empresas é saber qual a porcentagem exata deste desconto, que como disse acima, leva em consideração a alíquota, cujo valor varia entre 8% e 11%, com o limite de R$ 604,44 dependendo do salário do colaborador. Confira a seguir as faixas de contribuição para 2020:

  • Salários até R$ 1.039 – 7,5%;
  • Salários de R$ 1.039 até R$ 2.098,60 – 9%;
  • Salários de R$ 2.098,61 até R$ 3.134,40 – 12%;
  • Salários de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 contribuirão com 14%.

Todo ano, essa porcentagem é ajustada e divulgada em uma tabela oficial do Imposto de Renda, que deve ser aplicado sobre todos os rendimentos da organização. Vamos entender mais sobre ela.

Qual é a tabela do IRRF?

Em teoria, esta tabela funciona de forma progressiva, ou seja, é atualizada conforme a inflação e economia do país. Contudo, ela não sofreu nenhuma mudança desde 2015.

Na prática, quanto maior for o seu rendimento, maior será a alíquota e, consequentemente, o desconto.

Separei abaixo as tabelas por rendimento mensal que deve ser usada como base para o cálculo do IRRF. Veja:

Base de cálculo Alíquota Parcela a deduzir do IRRF
Até R$1.903,98 Isento R$ 0
De R$1.903,99 até R$2.826,65 7,5% R$142,80
De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 15% R$354,80
De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 22,5% R$636,13
Acima de R$4.664,68 27,5% R$869,36

Para dar início a esse cálculo, é necessário saber algumas questões sobre o colaborador, como por exemplo, se este possui dependentes, se paga pensão alimentícia, se possui previdência privada ou outros tipos de deduções. Todos esses valores também serão reduzidos da base.

Mas calma, pois irei explicar melhor sobre essas questões daqui a pouco. Antes, você sabe quais profissionais são isentos de pagar este imposto?

Quem é isento do IRRF?

Todos os profissionais que possuem uma renda mensal de até R$ 1.903,00 não precisam contribuir para o IRRF.

Isso está expresso na tabela do imposto que mencionei acima. Por isso ela é tão importante, e deve ser sempre usada como referência pelo departamento de recursos humanos da sua empresa no momento de calculá-lo.

Continue a leitura para saber como chegar a esse valor sem erros.

Como calcular o IRRF em 2020?

calcular irrf 2020

Para calcular o IRRF em 2020, é necessário usar a base o salário bruto do funcionário e descontar o valor do INSS com base na tabela deste ano que mencionei acima.

Além disso, itens como a quantidade de dependentes e de pensões alimentícias também incidem neste valor, que vou explicar daqui a pouco. Mas antes, vamos usar um exemplo para que seja mais fácil de entender:

Imagine um funcionário que receba um salário bruto de R$ 3.000,00, com uma taxa de 11% do INSS de R$ 330,00. Aqui, a base do IRRF será de R$ 2.670,00.

Agora, considere que este colaborador tenha um dependente legal e pague pensão alimentícia de R$ 200,00. Ao somar essas deduções, o valor final que servirá como base para o cálculo do IRRF será de R$ 2.280,41. A partir disso, basta verificar a tabela e identificar a faixa percentual que será descontada.

Para que não se perca nesse processo, separei um passo a passo com todos os itens que devem ser levados em consideração. Confira:

  1. Verifique o salário bruto do colaborador;
  2. Subtraia desse valor o desconto do INSS;
  3. Deduza o valor referente aos dependentes; pensão alimentícia e previdência privada (caso haja). O resultado será a base do cálculo;
  4. Em seguida, consulte a tabela do IR mensal para saber em qual faixa o valor-base de cada colaborador se encaixa e qual alíquota deve ser paga (aqui, deve-se acessar o site da Receita Federal para consultar o valor atualizado);
  5. Aplique a alíquota sobre o valor da base e subtraia a parcela a deduzir do valor encontrado.

E pronto! A quantia encontrada será referente ao valor do desconto do imposto de renda retido mensalmente na folha de pagamento do funcionário. É um processo trabalhoso, que deve ser feito com extrema organização para que não haja erros que façam com que sua empresa seja alvo de processos.

Qual é a dedução por dependente do IRRF?

De acordo com o regulamento deste imposto, toda empresa deve deduzir o valor de R$ 189,59 de cada dependente legal que o colaborador tiver. Mas afinal, o que define um dependente?

Os dependentes são caracterizados como encargos da família, e dessa forma, podem ser incluídos no imposto de renda segundo alguns critérios estabelecidos pela Receita Federal. Dessa forma, dentre os que podem ser admitidos, estão:

  • Cônjuges;
  • Companheiro (a) com quem o contribuinte tenha filho em comum ou que esteja junto há pelo menos cinco anos;
  • Filhos de até 21 anos, ou de até 24 anos desde que esteja na universidade ou cursando escola técnica;
  • Filho que seja incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;
  • Pais, avós e bisavós que, em 2019 tenham recebido rendimentos, tributáveis ou não, até R$ 22.847,76.

Esses são os dependentes mais comuns vistos no IR, e em cada um deles será deduzido o valor que mencionei acima.

Cálculo do IRRF no décimo terceiro

Outra questão muito importante sobre o IRRF é que seu desconto deve ser feito na segunda parcela do 13º salário, que corresponde a uma parcela a mais da remuneração dos colaboradores.

Normalmente, o décimo terceiro é pago no mês de dezembro aos funcionários. Mas apesar disso, nossa legislação permite que as organizações o concedam de forma parcelada em até duas vezes, podendo ser depositado a partir de fevereiro.

De acordo com a Lei nº 4090, ele é um direito garantido a todos os trabalhadores celetistas, e  seu valor deve corresponder a 1/12 avos do salário de cada mês trabalhado.

Isso faz com que o imposto de renda seja descontado no pagamento do 13º, e nesse caso, deve ser calculado sobre o valor do décimo terceiro bruto, respeitando as deduções legais.

Cálculo do IRRF férias

férias

Além de ser descontado do 13º salário, o valor do imposto de renda também é deduzido das férias dos colaboradores. Por isso, para calcular o IRRF sobre o pagamento das férias, é necessário tomar como base o total pago e deduzir os descontos permitidos e aplicando a tabela do IR.

Aqui, vale lembrar que o saldo de férias também incide na folha de pagamento dos funcionários, e deve ser calculado com cuidado para que não haja erros em seu valor.

Para ajudar sua empresa nesta tarefa, veja nosso artigo completo sobre este tema: “Férias: manual para organizar as férias na sua empresa”.

Principais cuidados na hora de fazer o cálculo

Como vimos ao longo do texto, o cálculo do IRRF envolve uma série de questões e valores que se não forem organizados com cuidado, causarão prejuízos em seu pagamento e no fechamento de folha dos colaboradores. Por isso, sua empresa deve tomar uma série de cuidados neste momento.

  1. Organize os vencimentos

O primeiro deles é organizar previamente a remuneração bruta de cada funcionário., afinal, ele será a base do cálculo deste imposto. Para isso, é necessário contabilizar itens como horas extras, descansos semanais, adicionais noturnos e outros benefícios que incidem neste documento.

Uma ótima dica para contabilizar esses valores com segurança é por meio de um controle de ponto moderno e completo como o da PontoTel. Com este sistema, sua empresa conseguirá gerenciar todas essas informações em tempo real e reuni-las para que o RH não tenha problemas em fechar este documento no final do mês.

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  1. Verificar dependentes legais

O segundo cuidado a ser tomado é verificar se o funcionário possui algum dependente legal. Isso porque para cada dependente a empresa terá que deduzir o valor de R$ 189,59.

  1. Invista no RH

Por fim, para que o cálculo do IRRF seja feito sem erros, é fundamental investir no departamento de recursos humanos da sua empresa.

Afinal, esta tarefa será de responsabilidade do RH, que com a ajuda de equipamentos e ferramentas modernas e eficientes, conseguirá ter maior assertividade e segurança no momento de calcular este imposto.

Como exemplo, com o sistema da PontoTel, todas as informações de jornada dos colaboradores poderão ser gerenciadas em tempo real por meio do painel de acompanhamento.

Além disso, com os relatórios gerenciais, os gestores conseguirão visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipe, o que auxiliará em toda gestão estratégica do negócio.

Por isso, é indispensável investir nos avanços tecnológicos para que os profissionais deste departamento consigam otimizar suas tarefas e, neste caso, calcular o IRRF de forma segura.

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Conclusão

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O cálculo do IRRF pode se tornar um grande problema para as organizações, pois depende de diversos valores como o salário bruto dos funcionários e outras contribuições.

Por isso, neste texto expliquei o passo a passo de como sua empresa deve calcular este imposto, assim como todas as questões que incidem nele para que não cometa erros e corra prejuízos financeiros.

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Nathalia é jornalista, redatora do blog da PontoTel sobre Recursos Humanos e Administração de Empresas, e especialista em comunicação interna.

Fonte: PontoTel


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