Quem atua com serviços on-line precisa estar por dentro de tudo o que envolve a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é fundamental para comprovar as vendas feitas pela empresa. Nesse sentido, um dos principais pontos de atenção é saber como emitir o DANFE, documento impresso muito importante para viabilizar a circulação de mercadorias.
Pensando nisso, explicamos neste artigo o que é o DANFE o como você pode emiti-lo pela internet. Se interessou? Confira tudo a seguir!
O que é DANFE?
O DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, que só existe no meio digital. Ela não substitui o documento virtual, apenas oferece mais uma opção de acesso aos principais dados das vendas realizadas pela empresa.
A principal função do DANFE é viabilizar a circulação e a entrega de mercadorias, já que os veículos de transporte não podem rodar sem o demonstrativo, sob pena de multas e punições.
O documento impresso também é utilizado para recolher a assinatura do destinatário no ato da entrega do produto, cumprindo o papel de comprovante da operação.
Além disso, por mais que a NF-e seja segura e eficiente, em muitas situações o cliente pode precisar de uma representação física do documento. O DANFE atende a essa necessidade perfeitamente, pois contém todas as informações básicas da transação.
O que deve constar no DANFE?
Antes de aprender como emitir o DANFE, é preciso conhecer as informações obrigatórias que devem constar no documento.
O comprovante impresso deve apresentar a chave de acesso da NF-e, que permite a visualização da versão completa da nota fiscal com uma simples consulta na internet. Além disso, é essencial que ele tenha um código de barras para facilitar a leitura da chave.
Também é obrigatório que o DANFE traga dados como data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo responsável pela entrega, dados da transportadora, natureza da operação e descrição das mercadorias.
Caso o documento precise ter mais de uma página, todas elas devem conter as seguintes informações:
- dados do emitente (razão social, CNPJ e Inscrição Estadual);
- a frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
- o número e a série da NF-e;
- tipo de operação;
- total de páginas;
- chave de acesso;
- código de barras.
Elementos adicionais
O DANFE também pode conter outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes. Porém, esses dados devem se limitar a 50% do verso do documento.
Outros elementos gráficos, como o logo do emissor, podem ser incluídos, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso e do código de barras.
Como emitir o DANFE on-line?
À primeira vista, saber como emitir o DANFE pode parecer complicado, mas na verdade é uma tarefa bem simples. Basta seguir o passo a passo:
- garanta os requisitos básicos;
- escolha um bom software;
- preencha os campos obrigatórios e não obrigatórios;
- respeite o layout padrão;
- emita a NF-e e imprima o DANFE.
A seguir, conheça mais detalhes sobre cada uma dessas etapas.
1. Garanta os requisitos básicos
O DANFE deve ser gerado com o mesmo sistema utilizado na emissão da NF-e. Essa prática é recomendada pelo Ministério da Fazenda, para eliminar os riscos de divergência de dados entre a versão digital e a impressa.
Basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que ele também gere o DANFE. Para isso, você precisará de um certificado digital A1 ou A3, de um computador conectado à internet e de um software apropriado para emitir a Nota Fiscal Eletrônica.
2. Escolha um bom software
A escolha do software para emissão da NF-e e do DANFE deve ser feita com muito cuidado. É essencial observar todos os benefícios que o sistema trará para a empresa, já que ele também será usado para gerar mais documentos e fazer toda a gestão tributária, fiscal e financeira da organização.
>> Para saber mais sobre o esse software, confira este outro post do blog:
Como funciona o emissor de Nota Fiscal Eletrônica? <<
3. Preencha os campos obrigatórios e não obrigatórios
O preenchimento adequado dos dados da NF-e é indispensável para que o DANFE seja gerado corretamente. Relembre as informações obrigatórias que devem constar no documento antes de imprimi-lo:
- número da NF-e;
- chave de acesso e código de barras;
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- pesos líquido e bruto da mercadoria;
- valores dos impostos;
- valores das mercadorias;
- placa do veículo de transporte;
- dados da transportadora;
- denominação DANFE;
Há, ainda, um campo de observações, para dados necessários que não possuem uma área específica no formulário. Caso haja alguma informação que você queira incluir, basta descrevê-la de forma curta e objetiva.
4. Respeite o layout padrão
O DANFE deve respeitar um layout padrão, com diretrizes disponíveis no Manual de Integração – Contribuinte, no portal da Nota Fiscal Eletrônica. Confira as regras e garanta que o documento seja gerado de maneira adequada.
5. Emita a NF-e e imprima o DANFE
Após preencher o formulário, confira os dados e envie a NF-e para a Receita Federal. O documento vai gerar uma chave de acesso com 44 dígitos, que servirá para comprovar a validade do documento junto à fiscalização.
Após esses passos o DANFE poderá ser impresso e anexado à mercadoria, liberando seu envio ao destinatário.
O DANFE precisa ser guardado?
Segundo a legislação tributária, notas fiscais de produtos e serviços devem ser guardados por cinco anos. No caso da NF-e, essa obrigatoriedade vale apenas para o documento eletrônico, não se estendendo à versão impressa.
Por lei, o emitente da NF-e deve encaminhar ao cliente o arquivo do comprovante digital ou o link para download, além do respectivo protocolo de autorização.
Agora que você já sabe como emitir DANFE, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Jamais ignore a importância desse documento, que pode evitar problemas em caso de fiscalização durante a circulação das mercadorias. Com ele, a sua empresa, o seu produto e o seu cliente ficam 100% seguros de uma transação correta e transparente!
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