Saiba como otimizar o processos de RH com o controle de ponto


O controle de ponto funciona para registrar o tempo de jornada de seu funcionário. É ele que detém as informações de chegada, pausa e saída de todos da organização, ajudando a otimizar os processos de RH.

Você já pensou nas horas que o setor de RH pode perder caso o sistema de controle de ponto ainda seja feito de forma manual ou mecânica?

Com o constante avanço da tecnologia, as empresas estão se modernizando cada vez mais. Essa modernização também veio para ajudar o processo do RH da sua empresa. 

O setor de Recursos Humanos é essencial para que o resto de uma empresa funcione de forma plena e eficiente. Para que você entenda mais sobre isso, hoje vamos abordar os seguintes tópicos:

Vamos?

Importância dos processos de RH para a empresa

Imagine só se o RH não existisse. A empresa não funcionaria, certo? A área de Recursos Humanos realiza todo o intermédio entre a organização e seus colaboradores.

É esse setor que executa o recrutamento e seleção, estruturação de um novo funcionário, treinamentos corporativos e diversas funções primordiais para qualquer empresa. 

Além disso, a equipe dessa área está responsável por reter toda a captação de ponto. Ou seja, possuem as informações de entrada, pausa, saída e banco de horas.

Todo final de mês, os responsáveis dessas atividades contabilizam os dados e transformam em remuneração para seus funcionários. Muita responsabilidade, certo?

Você sabia que o controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem mais de vinte colaboradores, segundo o artigo 74 da Consolidação das Lei do Trabalho (CLT)? 

Muitas empresas ainda utilizam sistemas ultrapassados de ponto. Exemplos disso são os livros de ponto e também fichas, essas que devem ser inseridas em um sistema mecanizado. 

Com isso, todo final de mês, o responsável do RH precisa calcular manualmente as horas trabalhadas, atualizar os registros e ainda arquivá-los. Isso pode demandar um tempo que poderia ser gasto em outras atividades, caso o sistema de controle de ponto fosse moderno.

Agora ficou claro a importância do RH para que a organização continue funcionando plenamente, né? 

Para facilitar ainda mais a gestão da sua empresa, vamos te apresentar estratégias para que os processos de RH sejam realizados em menos tempo. 

Principais estratégias para otimizar os processos de RH

Criar metas é importante em qualquer setor de uma empresa, e não ficaria de lado no RH. Unir a equipe e estabelecer os objetivos semanais e mensais é essencial para que todo o trabalho seja realizado de forma clara. 

Assim, todos ficam a par do que precisam atingir em determinada semana ou mês. O uso de planilhas para isso pode ajudar bastante a alcançar o que a sua empresa almeja. 

Outra estratégia indispensável é preparar um mapeamento de tarefas. Mapear as tarefas parece algo simples. Entretanto, na prática, colabora para que cada pessoa do setor de recursos humanos entenda qual é a sua função e o que precisa fazer. 

Desse jeito, nenhum funcionário irá realizar tarefas repetidas e tudo será comunicado de forma concisa. Isso vai acelerar os processos e otimizar o tempo da equipe na realização de serviços.

Agora que você já sabe que criar metas e realizar um mapeamento de tarefas é necessário, vamos te apresentar uma estratégia primordial que comentamos logo no início deste artigo. 

A principal estratégia para otimizar o trabalho do RH é a implantação de um controle de ponto digital que adicione benefícios para a empresa e seu colaborador. Ainda não entendeu? Vamos falar mais sobre isso. 

Como organizar a rotina do RH com o controle de ponto?

Um controle de ponto digital é, basicamente, um software que vai servir para reter as informações de entrada, saída e pausa dos seus colaboradores. 

Para ficar mais simples de entender, vou te dar um exemplo. Em um controle de ponto manual, o colaborador, ao iniciar sua jornada, deve anotar manualmente seus horários em um livro de ponto.

Além de ser um sistema ultrapassado, muitos fatores desse método podem gerar complicações para a sua companhia. Ou seja, o controle de ponto manual pode inclusive facilitar a chance de fraudes nesse controle.

Outro ponto negativo é que demanda mais tempo da equipe de RH. Principalmente, na hora de importar essas informações para a folha de pagamento. Se sua empresa adquirir um controle de ponto digital, parte desse tempo será otimizado e poderá ser gasto com outras tarefas importantes.

A PontoTel é uma empresa que oferece um controle de ponto superior aos demais presentes no mercado. Para isso, apresenta um sistema inteligente que faz o cálculo automático de atrasos e horas extras. 

Você sabia que um controle de ponto eficiente pode apresentar inúmeras vantagens para a empresa e também para seus funcionários? 

Vamos te explicar mais a seguir. 

Vantagens do controle de ponto 

Antes de começar, é importante que você saiba escolher um sistema de controle de ponto que seja efetivo para a sua empresa dependendo das suas necessidades. Opte por um sistema que não seja complicado de entender e que não apresente erros constantes.

Com um sistema de controle de ponto digital inteligente você terá acesso a informações exatas e organizadas relacionadas a jornada de seus funcionários. 

Além disto, os empregadores não poderão alterar os dados para se beneficiar, da mesma forma em que os empregados não conseguirão burlar o sistema. Vamos te apresentar mais vantagens para a organização e também para o colaborador agora.

Um sistema de controle de ponto ultrapassado não apresenta comunicação com o relógio de ponto. Isso causa um atraso significante para os responsáveis que realizam essa integração manualmente.

Atualmente, já existem no mercado sistemas que fazem a coleta e o tratamento do ponto automaticamente. Em consequência, o processo, que antes era efetuado pelo RH, é otimizado. 

Outra vantagem de um controle de ponto atualizado é a possibilidade de realizar correções rapidamente. Ou seja, caso seu colaborador esqueça de bater o ponto, ele mesmo pode ajustar o erro e até adicionar uma justificativa.  

Transparência e auto-gestão

Sistemas avançados de controle de ponto permitem que o colaborador possa participar do processo de gestão de ponto. Isso faz com que ele tenha um maior controle de sua jornada. 

Por esse motivo, o colaborador pode se policiar em relação aos seus atrasos, horas extras e pausas.

Um controle de ponto inteligente também pode ser utilizado para que a organização e  o colaborador tenham uma relação mais transparente.

Redução de custos com horas extras 

Você sabia que a exatidão do controle de ponto pode até reduzir seus gastos com horas extras? A marcação do ponto assegura que o trabalhador receba corretamente pelas horas trabalhadas, inclusive pelas horas excedentes. 

Em outras palavras, a empresa não vai mais ter problemas com cálculos incorretos no pagamento de horas extras, compensação de banco de horas ou qualquer outro acordo entre a organização e seu colaborador. 

Com isso, o time de recursos humanos irá conduzir todo esse processo com precisão, sem perder dinheiro no meio do caminho. Isso também potencializa o processo do RH no fechamento da folha de pagamento.

Redução dos processos trabalhistas

Processos trabalhistas só geram dor de cabeça para a organização e seu colaborador. Tudo que ambos querem é evitar que conflitos não aconteçam.

Para te mostrar como um software de controle de ponto pode caminhar ao lado do empregador e empregado, vamos te apresentar um exemplo a seguir.

Em um sistema falho, as horas extras podem acabar não sendo contabilizadas. Ou seja, por mais que o funcionário tenha ficado horas trabalhando, ele não será remunerado por isso. Essa situação faltosa pode até gerar um processo trabalhista contra o empregador.

Com o controle de ponto digital, esse erro não vai mais acontecer. Como disse anteriormente nesse artigo, tudo pode ser ajustado rapidamente em um sistema eficiente. 

Então, caso o colaborador esqueça de registrar seu ponto, ele pode corrigir essa falha em poucos minutos apenas adicionando uma justificativa no sistema. 

Fácil de entender, certo?

Vantagens de otimizar os processos de RH 

O uso de um sistema inteligente que registra o ponto dos colaboradores de uma empresa agrega vantagens para todos de uma empresa. Mas, principalmente, otimiza os processos de RH e isso é tudo que um profissional que trabalha nessa área precisa. 

Nesse artigo, abordamos tópicos relevantes para auxiliar sua empresa nesse sentido apenas com o uso de um controle de ponto eficiente, como o da PontoTel

Agora que você já sabe como pode aplicar as estratégias citadas em sua empresa, que tal colocar isso em prática? Para tal, basta encontrar uma empresa que tenha um sistema com essas funcionalidades e seja renomada no mercado. Assim, você vai modernizar sua empresa e também facilitar o dia a dia do profissional de RH.

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Fonte:Xerpa


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