Contar com as reais informações do andamento de sua empresa é fundamental para facilitar a tomada de decisões. Desta forma, é necessário que as empresas tenham um controle financeiro de seus lucros e despesas. Esses dados devem estar presentes na escrituração diária do Livro de Caixa, um dos itens indispensáveis para o bom andamento de um negócio.
O que é Livro Caixa?
O Livro Caixa nada mais é do que um documento auxiliar de registro contábil. Nele, deve constar o controle exclusivo de todas as movimentações dos fluxos financeiro, melhor dizendo, de todas as entradas e saídas de capital de uma empresa.
Um detalhe importante: o saldo e as movimentações do Livro Caixa precisam estar de acordo com o extrato bancário.
Se a empresa possuir mais de uma conta ou aplicações financeiras, o saldo do Livro Caixa deverá ser a soma de todas as contas e valores aplicados envolvidos.
Os pagamentos e recebimentos precisam estar em ordem cronológica – dia, mês e ano. Todas as anotações precisam ser metódicas, diárias e bem detalhadas.
Em suma, o Livro Caixa é uma maneira breve de comunicar aos órgãos competentes todo o registro financeiro de uma firma. Seu uso é indispensável para empresas enquadradas no regime tributário Simples Nacional, porém opcional para as demais.
Ponto de atenção: todos os comprovantes e notas fiscais das movimentações devem ser arquivadas, afinal de contas, são elas que vão auxiliar no preenchimento correto do Livro Caixa. O ideal é que esses comprovantes e notas também sejam guardados por até cinco anos, em caso de fiscalização, deverão sem apresentados.
O que deve conter em um Livro Caixa?
- Data do registro: no momento da criação do Livro Caixa, esse é o primeiro item a ser analisado.
- Histórico: deve apresentar as ações da empresa, o fluxo financeiro em si. Precisa ser indicado se é um pagamento ou recebimento. Também deve-se descrever a causa e colocar o valor correspondente.
- Entradas e saídas: não se aplica os dois em um mesmo registro. Na coluna de crédito precisam ser apontadas todas as entradas de dinheiro na firma. Na do débito, todas as saídas.
- Saldo atual da conta Caixa: deve ser informado o saldo do dia (saldo anterior + crédito – débito) da conta em questão.
- Escrituração do Livro Caixa: o processo de escrituração do Livro Caixa é o ato em si do registro de fluxos monetários. Pode ser repartido em três partes principais, em que já se encontram os itens estruturais que foram mencionados acima.
- Termo de abertura: essa é parte inicial do Livro Caixa, em que precisar estar sinalizada a finalidade desse documento, o nome da empresa e suas informações essenciais. Também precisa ser indicado o número de folhas e a data e o documento precisa ser assinado.
- Folhas de escrituração: onde constam as entradas e saídas de capital organizadas por data e dispostas individualmente.
- Termo de encerramento: ultima página do Livro Caixa. Onde são reafirmados os dados que constam na página inicial, assim como a data e a assinatura do responsável.
Software de gestão financeira
Contar com um software de gestão financeira para fazer essas atividades facilita muito o trabalho, já que quase tudo será automático e mais organizado. Com o software é possível ter o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas. Além de proporcionar o acesso em tempo real a essas informações e de qualquer lugar.
Software de gestão financeira substitui o Livro Caixa?
A questão não é a substituição, mas sim, de usar o software como uma ferramenta necessária para a elaboração total do Livro Caixa. É um suporte muito útil e eficiente.
Fonte: Jornal Contábil
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