O avanço da tecnologia trouxe grandes mudanças para o cenário corporativo, inclusive para o setor de Recursos Humanos. O emprego de mecanismos digitais automatizou diversas operações, melhorando a eficiência operacional e reduzindo os custos.
Contudo, essa inteligência vem sendo usada não só para ajudar a potencializar a produtividade, mas também para prejudicar. Com isso, surgem novos riscos de ataques, vazamentos de informações sigilosas e instabilidades. Daí, a importância de analisar o que pode ser feito para garantir o resguardo desses dados.
As principais medidas preventivas para otimizar a segurança da informação em RH são:
- criar um plano de conduta;
- criar contratos de confidencialidade;
- realizar treinamentos internos;
- integrar os setores de RH e TI;
- adotar software centralizador de informação.
Reforçar a segurança das informações da empresa é procedimento essencial. Confira a seguir como essas dicas podem potencializar a segurança da informação em RH da sua empresa!
Por que isso é responsabilidade do RH?
O setor de RH é responsável por adquirir, organizar e guardar os dados pessoais de todos os colaboradores, bem como as informações da organização.
Os dados de pessoal são extremamente estratégicos, pois estão relacionados à força de trabalho. Por isso, o RH é um dos principais responsáveis pela segurança dos dados.
Além disso, o setor tem como função gerenciar pessoas, e o manuseio e controle dos recursos digitais de segurança são feitos, justamente, pelos funcionários. Tanto no processo de adoção de uma nova tecnologia quanto na educação dos colaboradores, a ação do RH é essencial.
Contudo, não é responsabilidade exclusiva! O RH deve trabalhar em parceria com o setor de Tecnologia da Informação (TI) para alinhar os procedimentos de segurança de dados. Assim, os setores devem manter o antivírus sempre atualizado, o firewall (software que bloqueia acessos remotos aos computadores da empresa) ativo, dentre outros.
Qual a importância da segurança da informação em RH?
Toda organização possui diversas informações sigilosas, que envolvem seus planejamentos estratégicos e movimentações financeiras. Negociações em andamento, valores de contratos, fórmulas de produção, benefícios oferecidos aos talentos, dentre outros, são dados que devem ser mantidos em segurança.
Para evitar qualquer tipo de dor de cabeça, é fundamental ter um sistema e uma política bem estruturada de segurança da informação em RH e TI. Afinal, usar softwares poderosos para proteger os dados é tão importante quanto usá-los para otimizar o operacional.
Como funcionam os aspectos legais do vazamento de dados?
A Constituição Federal assegura os direitos fundamentais de intimidade, liberdade e privacidade de qualquer pessoa natural, bem como a titularidade de seus dados pessoais.
Desta forma, qualquer pessoa que tenha seus dados usados de forma imprópria, que sofra danos de ordem moral (individual ou coletiva), poderá exigir reparação. A indenização, por meio da responsabilidade civil (artigos 189 e 927 do Código Civil), é assegurada.
Além disso, a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais ou LGPD (lei 13.709/18) especifica o direito de indenização em casos de prejuízos decorrentes do vazamento de informações.
Para as empresas investigadas, a LGPD prevê punições que vão de advertências a multas de até 2% do faturamento, podendo chegar a R$50 milhões de reais.
A LGPD engloba mais do que a proteção de dados, mas também a utilização de tecnologias de alto impacto social, tais como a Inteligência Artificial, o Blockchain, a robotização, entre outros.
Quais as dicas para otimizar a segurança da informação em RH?
A melhor forma de se proteger é investindo em políticas internas de segurança digital para minimizar os riscos decorrentes, que podem ser geridos pelo setor de RH e mapeados por um departamento de TI.
Confira algumas dicas de ações conjuntas que vão otimizar a segurança da informação em RH:
Plano de conduta
Antes de mais nada, é preciso criar um plano de conduta para garantir a segurança informacional da empresa.
O armazenamento e compartilhamento seguros dos dados devem ser feitos, seguindo regras específicas. É essencial que tudo seja feito de forma registrada para assegurar que nenhuma adversidade atinja a estabilidade informacional da empresa.
Além disso, a permissão de acesso a determinados tipos de documentos também deve ser avaliada.
Contratos de confidencialidade
Dentre as políticas e ações, adotar contratos de confidencialidade é uma medida preventiva essencial. Antes de se preocupar com possíveis ataques de fora da sua empresa, é preciso contar com a confiança e a ética profissional dos seus colaboradores.
Um contrato de confiabilidade torna esse acordo de sigilo mais seguro e, principalmente, legal. Os funcionários ficam legalmente cientes de que a quebra de qualquer termo do contrato pode gerar penalidades.
Treinamentos internos
A realização de treinamentos internos para conscientizar os colaboradores sobre a importância do sistema de segurança da informação em RH, bem como o manuseio operacional é um cuidado diferencial.
Sua força de trabalho estará apta a conduzir processos de riscos produtivo e financeiro, tais como como o backup dos documentos e sistemas, controle de acesso aos dados, com segurança e eficiência.
Infelizmente, com intenção maliciosa ou falta de cuidado, os funcionários ainda são a principal causa de violação de dados. Por isso, realizar treinamentos personalizados devem ser realizados com certa frequência.
Integração dos setores de RH e TI
Empresas de todos os tipos, segmentos e portes estão suscetíveis a falhas de segurança, por isso é importante adotar medidas pró-ativas em compliance.
Os setores de RH e TI, devem estar cientes dessa necessidade e trabalhar em parceria para criar uma barreira blindada de proteção aos sistemas internos da empresa.
O TI desenvolve programas de compliance efetivos para manter a segurança da informação em RH, e esse deve estar atento ao cumprimento do plano de conduta. A violação, ataque, instabilidade ou vazamento de qualquer dado deve ser devidamente punido.
Software centralizador de informação
Outra medida diferencial para manter a segurança da informação em RH é a adoção de softwares de gestão, que centralizam as informações.
Softwares de gestão em RH, como a Xerpa, permitem que os dados pessoais dos colaboradores sejam arquivados em uma única plataforma de acesso, e melhor, em nuvem, digitalizados e em boa qualidade.
Assim, não há necessidade de um espaço físico para guardar os documentos e mesmo que o equipamento seja danificado, os dados estarão a salvo no servidor on-line. Além disso, o risco de perda e danificação de documentos, como no caso do papel, é eliminado. O material é conservado com qualidade e legibilidade.
Com os documentos de pessoal centralizados na ferramenta, o fluxo de acesso e modificações a todos eles é monitorado em tempo real pela própria equipe de RH.
É fundamental que as empresas se conscientizem da necessidade de investir em mecanismos de segurança da informação em RH, e se protejam contra riscos de ataques digitais, que podem trazer danos imensuráveis. Uma política preventiva pode ser decisiva para o sucesso do seu negócio.
Sua empresa já passou por esse problema? Como resolveram? Conta pra gente aqui nos comentários!
