Seu sistema emite os arquivos afd afdt e acjef? Veja regras e importância!

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O controle de jornada é uma das rotinas mais importantes de uma empresa. É por meio da gestão de ponto que a empresa consegue comprovar que segue as leis trabalhistas. Quem tem papel importante nesse processo são os arquivos AFD, AFDT e ACJEF.

Esses são documentos fiscais que servem de apoio para que a empresa comprove ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que está cumprindo com suas obrigações legais.

Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF, em poucas palavras, trazem informações sobre a jornada dos colaboradores, do número do PIS a registros de entrada e saída.

Todos esses arquivos precisam sempre estar à disposição de um auditor fiscal do MTE, caso sejam solicitados para análise.

Por esse motivo é fundamental que a empresa não só conheça a importância dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, mas saiba que a emissão deles é obrigatória.

Apesar de ser um tema complicado num primeiro momento, se gerido de forma correta o processo de emissão pode se  tornar rápido e prático. Para lhe ajudar a entender melhor os arquivos AFD, AFDT e ACJEF, este artigo vai abordar os seguintes assuntos:

Boa leitura!

O que são os arquivos AFD, AFDT e ACJEF?

Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são documentos fiscais relacionados à rotina de trabalho dos colaboradores.

Eles servem, principalmente, para que a empresa consiga contabilizar a jornada de trabalho e comprovar, caso solicitado por um auditor fiscal, que os direitos trabalhistas estão sendo cumpridos.

Ambos os arquivos são obrigatórios na gestão de jornada das empresas e devem seguir as regras previstas nas portarias do Ministério do Trabalho e Emprego 1510 e 373.

É importante lembrar que toda empresa que possui mais de 20 colaboradores precisa, conforme a lei, realizar o registro de ponto dos colaboradores, segundo artigo 74 da CLT.

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

AFD

AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o documento de registro que comprova todas as marcações de ponto dos funcionários. Informações como: número do PIS e a data e horário do registro são algumas que podem ser consultadas no arquivo AFD.

Esse arquivo é gerado pelo REP (Registrador Eletrônico de Ponto), e posteriormente pode ser solicitado pelo auditor fiscal do trabalho para consulta da jornada de trabalho de determinada empresa.

Os dados deste arquivo não podem ser alterados. Isso quer dizer que todo registro de ponto constará no AFD, é um documento tido como o “bruto da jornada de trabalho”. Essa impossibilidade de alteração está prevista inclusive no artigo 18 da Portaria 1510.

Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita:

I – alterações no AFD; e

II – divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa.

§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.

§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.”

AFDT

AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) é o documento já tratado e corrigido referente à jornada de trabalho do colaborador. Enquanto o AFD é o bruto, o AFTD contém informações mais limpas e corretas sobre entradas, saídas e intervalos dos colaboradores.

É o documento que já está alinhado com as regras de marcação de ponto e de jornada.

ACJEF

O ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) é o documento que reúne todas as informações da jornada do colaborador – entradas, saídas, horas extras, faltas, atrasos, abonos, férias e outras informações.

Quando existe alguma fiscalização na empresa, a consulta e a geração desse arquivo é feita diretamente no registrador eletrônico de ponto.

É obrigatório emitir os relatórios fiscais AFD, AFDT e ACJEF?

Sim! A emissão dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF são obrigatórias em caso de solicitação por parte de um auditor fiscal do trabalho. Lembrando que não existe a necessidade de impressão desses arquivos.

O AFD será acessado diretamente do REP e, o AFDT e ACJEF, a empresa fornece eletronicamente, caso seja solicitado pelo auditor. É fundamental destacar que a porta USB do REP é de uso exclusivo do auditor fiscal do trabalho.

Para que servem esses relatórios?

É por meio dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF que a empresa conseguirá comprovar que a jornada de trabalho dos seus colaboradores está de acordo com as leis trabalhistas.

Isto é, servem de apoio para que os direitos dos colaboradores sejam cumpridos, como o pagamento de horas extras, e oferece maior segurança para que a empresa não sofra com processos trabalhistas referentes à jornada de trabalho.

Consequências de adulteração

Se a empresa não cumprir com a solicitação do MTE, no caso de cessão dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, quando for solicitado pela fiscalização, isso poderá acarretar em apreensão de documentação e trazer consequências legais, cíveis e até mesmo criminais para a empresa.

“Art. 29. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou subrotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.

§ 1º O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.

§ 2º A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e outros órgãos que julgar pertinentes.”

O que diz a portaria 1510?

A portaria 1510 surgiu e foi sancionada, pelo MTE, no ano de 2009 e tem como principal objetivo regulamentar o uso dos sistemas de registro de ponto dentro das empresas. Ela traz consigo uma série de normas e regras que a empresa deve cumprir.

Uma das mais importantes, e que está interligada aos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, prevê a necessidade da geração de um relatório espelho de ponto eletrônico, além da emissão desses relatórios fiscais.

Essa regulamentação pode ser vista no artigo 12 da portaria 1510:

Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF, de acordo com o Anexo I.

Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.”

Além disso, o artigo 2 da portaria citada diz que:

Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”

Qual a importância dos relatórios fiscais na rotina do RH?

O controle correto das informações da jornada de trabalho dos colaboradores, e um conhecimento técnico dos relatórios fiscais, permite ao RH uma percepção positiva sobre a importância dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF na rotina da organização.

Entre os pontos principais, demonstrando a importância dos relatórios fiscais para as empresas, é possível destacar:

  • Controle correto de jornada;
  • Transparência nas relações trabalhistas;
  • Alinhamento com as portarias do MTE;
  • Prevenção de processos trabalhistas; 
  • Cumprimento da lei e dos direitos dos funcionários.

Os sistemas alternativos emitem esse relatório?

Sim, os sistemas alternativos eletrônicos emitem os arquivos AFD, AFDT e ACJEF e devem seguir as regras previstas na portaria 1510. O sistema alternativo nada mais é do que o registrador eletrônico de ponto, detalhado no artigo 3 da portaria 1510.

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Contudo, a partir da portaria 373 também são considerados sistemas alternativos aqueles que se utilizam de tecnologia de forma eletrônica. Ou seja, aqueles que permitem que o colaborador possa registrar o ponto remotamente, online.

Nesse caso é possível citar sistemas de registro via web, QR Code e o controle de ponto touchless. A portaria 373 diz o seguinte sobre os sistemas alternativos de ponto:

Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Essa mesma portaria destaca a questão de fiscalização, que posteriormente poderá vir a ser baseada numa análise dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF.

“§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”

Conheça o PontoTel – O melhor software de ponto para sua empresa

A obrigatoriedade de emissão dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, em caso de solicitação por parte dos profissionais dos auditores fiscais do Ministério do Trabalho, e o alinhamento com a portaria 1510, exige da empresa escolher um software de ponto seguro e completo.

Neste sentido, a plataforma do PontoTel tem tudo que sua empresa precisa para gerenciar a jornada dos colaboradores de forma prática e rápida, otimizando essa rotina na empresa. Dentre os principais benefícios do software de ponto do PontoTel é se destacam:

Registro e tratamento de ponto na mesma plataforma

No software de ponto do PontoTel, além da empresa poder fazer todo o processo de ponto pelo sistema, é possível também realizar a integração com REP, assim todas as informações do registro podem ser gerenciadas e ajustadas na plataforma da PontoTel.

Isso permite uma independência maior do sistema da empresa fabricante do registrador eletrônico de ponto. Facilitando assim a rotina do RH e permitindo maior flexibilidade no fechamento da folha de pagamento e no controle de jornada.

Proporcionando, assim, mais agilidade para correção de possíveis erros na marcação de ponto, detalhando possíveis inconsistências e consequentemente dando mais precisão nos cálculos.

Emissão de todos os relatórios obrigatórios

Com a plataforma do PontoTel a emissão dos arquivos  AFD, AFDT e ACJEF torna-se ainda mais fácil, uma vez que tudo pode ser gerenciado na mesma plataforma. Em poucos cliques é possível exportar esses relatórios fiscais para consulta do auditor fiscal do MTE.

No sistema basta acessar a área Admin.> Relatórios e registros, selecionar o período que deseja ver no arquivo, local ou colaborador e pronto, os arquivos  AFD, AFDT e ACJEF estão na mão.

Além de rápida, essa emissão possui segurança criptografada e está de acordo com todas as regras da portaria 1510 de controle de jornada.

Sistema alinhado com a portaria 1510 e todas as regras de tratamento

Um dos pontos mais importantes num REP é estar de acordo com a lei. O sistema PontoTel está alinhado com a portaria 1510 de controle de jornada, proporcionando maior segurança jurídica a empresa, do registo ao tratamento de ponto.

Uma vez que, o sistema não só segue as exigências da portaria 1510, mas também se enquadra nas regras da CLT e da portaria 373, otimizando o processo operacional em até 90% e reduzindo custos da folha em até 30%.

Seguro e auditado

O sistema do PontoTel é o único que possui auditoria e laudo técnico que atesta o cumprimento das portarias 373 e 1.510. Ou seja, é um sistema auditado e que possui uma política de segurança para oferecer tranquilidade às empresas.

A plataforma PontoTel passa por testes periódicos de invasão e evolui continuamente com o apoio de auditoria externa. Além disso, oferece um sistema antifraude com 5 medidas de segurança que garantem a autenticidade das marcações.

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Se interessou pela plataforma? Então, agende hoje mesmo uma demonstração gratuita e conheça mais de perto as facilidades de contar com um software de controle de ponto seguro, prático, ágil e que contribui com o dia a dia da sua organização.

Conclusão

O controle da jornada de trabalho é um dos itens mais importantes na rotina de uma organização. Quanto mais transparente ele for menor as chances da empresa cometer erros neste sentido.

A emissão dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF têm um papel importante nesse processo, afinal é a partir desses arquivos que a empresa terá uma prova real de que está cumprindo as leis trabalhistas em caso de consulta do MTE.

Contudo, para que esse controle e tratamento de ponto sejam de fato efetivos é importantíssimo contar com um sistema seguro, auditado e que siga todas as regras da CLT e das portarias 373 e 1510, como a plataforma do PontoTel.

Essa segurança no armazenamento, gestão e emissão dos arquivos fiscais evita inclusive que a empresa posteriormente possa receber multas ou até processos trabalhistas por não conseguir comprovar que segue a jornada de trabalho de determinadas categorias.

Além desse sistema efetivo, a empresa precisa contar com a expertise dos profissionais do setor de RH que precisam conhecer e saber da importância dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF e como fazer a gestão deles.

Assim estará sempre pronta para apresentar as informações corretamente para um auditor do trabalho, se for o caso.

Se você gostou deste artigo, acesse o blog do PontoTel e confira mais conteúdos como esse sobre a rotina do RH e a importância da gestão de jornada.

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Fonte: PontoTel

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