O eSocial 2019 terá muitos avanços em seu cronograma. O serviço, que começou a ser implantado em 2018, chega agora a uma fase em que a maioria das empresas já têm obrigações relacionadas a ele. Por essa razão, empresas e profissionais de contabilidade precisam ficar de olho nas novidades.
Nesse artigo, falaremos sobre as medidas que entram em vigor ao longo do ano e também sobre as punições que serão aplicadas àqueles que não se adequarem às novas regras.
O que é e para que serve o eSocial?
O eSocial veio para simplificar a vida dos profissionais de contabilidade. Graças aoSistema Público de Escrituração Digital (SPED)foi possível sintetizar as informações em um só sistema. Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.
Além da folha de pagamento, são pelo menos 14 os itens compreendidos dentro do eSocial. Até então, todos eles eram cobrados individualmente. A boa notícia é que tudo agora será entregue de uma só vez e ficará disponível online, porém, a substituição será realizada gradativamente. Veja a lista de documentos que fazem parte do eSocial:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Livro de Registro de Empregados (LRE)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Mudanças no eSocial
As primeiras mudanças contábeis para 2019 poderão ser percebidos no eSocial. As empresas foram divididas em quatro grupos – e cada um deles tem as suas obrigações específicas. Abaixo, listamos todas as alterações nas quais as empresas precisam ficar de olho, respeitando a subdivisão de grupos.
Vale lembrar ainda que o eSocial não funcionará por meio de um Programa Gerador de Declaração (PGD) offline ou Validador e Assinador (PVA). O arquivo pode ser gerado de duas formas:
- Pelo sistema Folha de Pagamento;
- Inserindo as informações manualmente no portal do eSocial (doméstico e micro/pequena empresa).
Por essa razão, note que a adoção de um sistema eficiente de geração deFolha de Pagamentoserá fundamental para dar mais agilidade aos processos e minimizar eventuais erros decorrentes de métodos mais trabalhosos.
Grupo 1
Aqui foram incluídas as empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016. A partir do mês de agosto, elas devem enviar para a Receita Federal a Substituição daGFIPpara recolhimento de FGTS. Depois, é preciso ficar atento á última fase do projeto que está prevista para janeiro de 2020: o envio dos dados de segurança e de saúde do trabalhador (SST). Confira quais são eles:
- S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho
- S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- S-2220: Monitoramento de Saúde do Trabalhador
- S-2221: Exame Toxicológico do Motorista Profissional
- S-2245: Treinamentos e Capacitações
Grupo 2
No segundo grupo foram incluídas as demais empresas que não fazem parte do primeiro item. Para a maioria das companhias, portanto, já no mês de janeiro passou a vigorar a obrigatoriedade de envio para o eSocial de todas as folhas de pagamento. Mais mudanças devem ser percebidas no mês de abril, quando um processo deve ser iniciado: a Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias. Observe, portanto, os seguintes eventos:
- S-1200: Remuneração do Trabalhador
- S-1202: Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social (RPPS)
- S-1210: Pagamento de Rendimento do Trabalho
- S-1250: Aquisição de Produção Rural
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
- S-1300: Contribuição Sindical Patronal
- S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador (antes do fechamento da folha)
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (antes do fechamento da folha)
- S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)
- S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)
É importante ressaltar que a substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias tem datas distintas para as empresas do Grupo 2, conforme o faturamento anual. Empresas com faturamento superior a 4,8 milhões iniciaram a entrega em abril de 2019, já os empregadores com faturamento inferior a 4,8 milhões bem como empresas constituídas após o ano-calendário 2017 devem realizar a substituição em outubro de 2019.
Grupo 3
Fazem parte do terceiro grupo empregadores pessoa física, empresas optantes peloSimples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Para eles, há muitas novidades em 2019. Isso porque as empresas desse grupo começarão a cumprir quase todas as fases das obrigações do eSocial neste ano – algo que para os demais grupos vem sendo implantado desde 2018.
Em janeiro teve início a obrigatoriedade de envio dos cadastros do empregador e das tabelas. Em abril de 2019 será o momento de enviar os dados dos trabalhadores e vínculos (os chamados “eventos não-periódicos”).
Após a publicação da Portaria n° 300 a terceira fase dessas empresas programada para julho de 2019 foi prorrogada para janeiro de 2020, onde passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamentos. Veja quais itens requerem atenção:
Fase 1:
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte
- S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
- S-1010: Tabela de Rubricas
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
- S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos
- S-1035: Tabela de Carreiras Públicas
- S-1040: Tabela de Funções e Cargos em Comissão
- S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
- S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
- S-1080: Tabela de Operadores Portuários
Fase 2:
- S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
- S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo/Ingresso do Trabalhador
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
- S-2230: Afastamento Temporário
- S-2250: Aviso Prévio
- S-2260: Convocação para Trabalho Intermitente
- S-2298: Reintegração
- S-2299: Desligamento
- S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
- S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
- S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
- S-2400: Cadastramento de Benefícios Previdenciários (RPPS)
- S-2300: Exclusão de eventos
Grupo 4
Fechando a lista temos o quarto grupo, composto por órgãos públicos e organizações internacionais. Para eles não há novidades sendo implantadas em 2019, mas em 2020 começam a valer todas as obrigações listadas para os demais grupos. Portanto, ainda que não seja uma urgência, é importante que essas entidades comecem a se preparar desde já. 
Penalidades para quem não cumprir as novas regras
Como já comentamos, o eSocial é um sistema cujo desenho começou a ser delineado em 2016 e desde 2018 ele já é obrigatório para diversos tipos de empresas. Portanto, o Governo Federal acredita que você já teve tempo suficiente para compreender quais são as obrigações necessárias, de forma que não há desculpas para não se adaptar a elas.
O eSocial foi criado para ser uma ferramenta de fiscalização, evidenciando os requisitos legais que já estão previstos na CLT. Por essa razão, há multas, por exemplo, por não informar a admissão de um trabalhador na data correta, por não informar as alterações contratuais de um empregado, por não comunicar acidente de trabalho ou por não realizar os exames médicos obrigatórios ou deixar de fornecer os EPIs obrigatórios.
Softwares de gestão contábil facilitam a transição
Se a sua empresa ainda não utiliza softwares de gestão contábil, é bem provável que você tenha muito mais dificuldade de se adequar à essa nova realidade a partir do momento em que ela entrar em vigor. Por essa razão, nós recomendamos fortemente que você adote uma ferramenta de gestão financeira o quanto antes.
A Sage conta com softwares de gestão para diversas áreas contábeis e financeiras. Com valores de mensalidade acessíveis, eles podem ser utilizados por empresas de qualquer porte. Os sistemas são online, contemplam todas as novas regras do eSocial, e podem ser acessados a partir de qualquer lugar.
Mais do que simplificar a adoção de novas regras, esses recursos tecnológicos se constituem hoje em um diferencial competitivo significativo no mercado. Perder tempo com tarefas manuais ou “de rotina” significa impor limites à produtividade e ter menos tempo para análise de dados e tomada de decisão.
O correto planejamento financeiro de uma empresa requer um embasamento sólido para a tomada de decisão e isso só é possível quando temos à mão as ferramentas adequadas. Portanto, se a sua empresa ainda não está na era digital, aproveite a chegada das novas obrigações para implantar processos mais ágeis e assertivos.
Apesar da ampla divulgação, empresas pedem mais tempo
Embora o processo de completa implantação do eSocial esteja em curso já há um bom tempo, ainda é grande o número de empresas que está “correndo” para se adequar às novidades. Como já mencionamos, o uso de softwares de gestão contábil facilita essa transição, mas muitas empresas ainda não têm esses fluxos perfeitamente incorporados ao negócio.
Desde 2015 o governo vem divulgando detalhes sobre o calendário e alterando e fracionando a obrigatoriedade de adoção de itens no eSocial, sempre visando atender às demandas das empresas. No entanto, os anos de 2018 e 2019 podem ser considerados os mais prolíficos nesse sentido, pois muitas etapas foram avançadas.
Enquanto as empresas do Grupo 1 praticamente já têm todas as novidades vigentes, as empresas dos Grupos 2 e 3 seguem um processo de transição que, possivelmente, as colocará entre as que já possuem todas as obrigatoriedades em vigor até o final de 2020. A exceção são as empresas do grupo 4, cujas regras ainda devem ser divulgadas. A expectativa é que para elas o cronograma seja concluído mais adiante.
Para Rafael Ernesto, da Confederação Nacional da Indústria, as empresas esperam que o governo também seja ágil com o uso das informações que receber. “A partir do momento que uma empresa encaminha um afastamento de um empregado, a empresa espera uma agilidade do agendamento da perícia médica do INSS, uma agilidade na recepção das informações geradas nos laudos do INSS, para que isso retorne para a empresa. Que a gente possa, dentro dos processos administrativos de contestação, ter um processo ágil”, disse.
Ele aponta ainda que o governo atrasou plataformas de testes e que muitas empresas tiveram dificuldades de adaptação. Segundo ele, elas contaram, por exemplo, que o setor de segurança e saúde do trabalhador em algumas grandes empresas ainda é documentado em papel. Também não haveria no sistema a possibilidade de fazer registros parciais para serem completados mais tarde.
Silvia Moreno, do INSS, destacou que a reunião dos dados no E-Social vai facilitar a concessão de benefícios. Segundo ela, desde que as informações do E-Social sejam repassadas de forma correta pelo empregador e o sindicato, esse material será agrupado no CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). “Isso é um grande ganho. Ou seja, futuramente, talvez até num futuro próximo, muitos benefícios serão concedidos automaticamente por conta do E-Social”, afirmou.
Altemir Melo, da Receita Federal, disse que a ideia é simplificar ainda mais no futuro, criando um portal único para os tributos. “Passamos a ter na base de dados da administração tributária, de forma digitalizada no padrão SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) todos os dados relativos a tributos relacionados ao consumo, ao lucro das corporações, à movimentação financeira, à contabilidade e, agora, das relações de trabalho.
Melo conclui ainda: “Nós fechamos a forma de captar os dados e vamos integrar todos estes módulos em uma ferramenta muito semelhante ao E-Social; é o que se tem hoje em mente. E aí nós teremos uma grande simplificação deste processo todo de cumprimento das obrigações acessórias dos contribuintes perante o Fisco”, explicou.
