Tudo o que você precisa saber sobre despesas

Despesas - Imgem parcial de um homem utilizando o tablet

As despesas representam um papel crucial na gestão financeira das empresas, impactando diretamente sua sustentabilidade e crescimento. Gerenciar despesas de forma eficaz é essencial para manter a saúde financeira da organização e garantir que os recursos sejam utilizados da melhor maneira possível.

De acordo com um estudo recente realizado pelo Sebrae, 60% das pequenas e médias empresas no Brasil enfrentam dificuldades financeiras devido ao gerenciamento inadequado de despesas.

Com o aumento da competitividade e a necessidade de otimização dos recursos, compreender e gerenciar todos os tipos de despesas se torna uma prioridade para garantir a saúde financeira e a longevidade dos negócios.

Acompanhe a leitura e descubra de fato o que são despesas, seus tipos, desafios e como gerenciar de maneira eficaz.

O que são despesas?

Despesas são os gastos que uma empresa realiza na aquisição de bens, prestação de serviços ou recursos para manter suas operações e alcançar suas metas.

Esses gastos são essenciais para o funcionamento da empresa, podendo estar ou não relacionados ao volume de produção dos produtos, ou serviços oferecidos pela empresa.

De forma mais específica, as despesas são registradas como saídas de recursos financeiros que suportam a administração e operação da empresa.

A gestão eficiente das despesas é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira e o crescimento de uma empresa. Ao controlar e classificar todos os gastos é possível ter uma visão clara sobre onde os recursos estão sendo aplicados, facilitando a identificação de áreas com potencial para redução de custos e melhor uso do orçamento.

Tipos de despesas

As despesas de uma empresa podem ser classificadas em diversas categorias, cada uma com características e impactos específicos no orçamento e na gestão financeira do negócio.

Conhecer os diferentes tipos de despesas é essencial para um controle financeiro eficiente e para a tomada de decisões estratégicas.

A seguir, detalhamos os 7 principais tipos de despesas encontrados nas empresas.

1. Despesas fixas

Despesas fixas são aquelas que permanecem constantes, independentemente do nível de produção ou das vendas da empresa.

Representam compromissos financeiros recorrentes e previsíveis, essenciais para o funcionamento da empresa. Mesmo que a produção ou as vendas aumentem ou diminuam, essas despesas não variam.

Confira alguns exemplos:

  • Aluguel do escritório;
  • Salários dos funcionários;
  • Serviços de limpeza e segurança.

2. Despesas variáveis

Despesas variáveis são aquelas que flutuam conforme o volume de produção ou vendas da empresa. Estão diretamente relacionadas à atividade operacional e tendem a aumentar ou diminuir de acordo com o nível de produção.

Exemplos de despesas variáveis são:

  • Matéria-prima;
  • Comissões de vendas;
  • Custos de embalagem.

Entenda as diferenças entre despesas fixas e variáveis em nosso artigo sobre o assunto.

3. Despesas de capital

Despesas de capital são investimentos para adquirir, manter ou melhorar ativos de longo prazo. Diferente das despesas operacionais, as despesas de capital representam um compromisso financeiro substancial e único que oferece benefícios futuros.

Como por exemplo:

  • Compra de máquinas e equipamentos;
  • Aquisição de imóveis;
  • Desenvolvimento de software.

4. Despesas com acidente de trabalho

Despesas com acidentes de trabalho são custos associados a incidentes ocorridos enquanto um funcionário está desempenhando suas funções no ambiente de trabalho.

Esses custos podem incluir:

  • Custos médicos e hospitalares;
  • Compensações e indenizações;
  • Investimentos em segurança no trabalho (EPIs).

A Lei nº 8.213/91 estabelece que os empregadores são responsáveis pela prevenção de acidentes de trabalho, implementando medidas de segurança e fornecendo Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).

Em caso de acidente, o empregador deve cobrir todas as despesas médicas e hospitalares necessárias, registrar o acidente por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e pagar indenizações ao empregado ou sua família conforme a gravidade do incidente.

Essas obrigações visam garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores e promover um ambiente de trabalho seguro e saudável.

5. Despesas operacionais

Despesas operacionais são os custos necessários para manter a empresa funcionando no dia a dia. Englobam todos os gastos que não estão diretamente relacionados à produção mas fazem parte das operações diárias.

Alguns exemplos são:

  • Custos de energia elétrica;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Despesas com transporte e logística.

6. Despesas administrativas

Despesas administrativas são gastos relacionados à gestão e suporte da empresa. Incluem custos com pessoal, serviços e materiais necessários para a administração eficaz da empresa.

Envolvem por exemplo:

  • Salários da equipe administrativa;
  • Serviços de contabilidade e auditoria;
  • Materiais de escritório.

7. Despesas corporativas

Despesas corporativas englobam todos os gastos incorridos pelos funcionários para desempenhar suas funções na empresa. Esse tipo de despesa pode incluir despesas fixas, variáveis, de capital, operacionais e administrativas.

  • Viagens de negócios;
  • Entretenimento corporativo;
  • Treinamento e desenvolvimento de funcionários.

Além disso, diferente de calcular despesas operacionais ou administrativas, o pagamento das despesas corporativas pode ser realizado através de adiantamentos, reembolso de despesas ou cartões corporativos.

A Flash oferece soluções inovadoras para o gerenciamento de despesas corporativas, permitindo que as empresas otimizem seus processos financeiros, reduzam custos e aumentem a eficiência operacional.

Nossa ferramenta oferece análise detalhada das despesas reembolsáveis, a automatização de reembolsos e Cartão Corporativo, simplificando o fluxo de caixa e tornando a prestação de contas mais prática.

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Qual a diferença entre custo e despesa?

Custos são os gastos diretamente relacionados à produção de bens ou à prestação de serviços. Estão ligados à atividade principal da empresa, essenciais para a fabricação de produtos ou a oferta de serviços.

Alguns exemplos de custos são:

  • Insumos necessários para a fabricação de produtos e o transporte até a fábrica;
  • Salários dos trabalhadores envolvidos diretamente na produção;
  • Depreciação de equipamentos de produção.

Despesas, por outro lado, são os gastos necessários para manter as operações gerais da empresa e não estão diretamente ligados à produção. Essenciais para o funcionamento administrativo e operacional da empresa.

Como balancear custos e despesas para garantir a saúde financeira da empresa?

Manter a saúde financeira da empresa é essencial para sua sustentabilidade e crescimento. Para isso, é necessário entender a relação entre receitas e despesas e garantir um equilíbrio saudável entre elas.

As receitas representam o dinheiro que entra no caixa da empresa através de vendas e serviços, enquanto as despesas são os custos operacionais e administrativos.

A saúde financeira depende da habilidade de controlar despesas e maximizar receitas. O primeiro passo para esse equilíbrio é um planejamento financeiro robusto, que permita prever receitas e despesas por determinado período.

Estabeleça uma visão clara das contas a pagar e tenha um fundo de caixa para emergências. Isso pode ajudar a identificar oportunidades nos relatórios financeiros.

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8 dicas para aumentar receitas e reduzir despesas de forma sustentável

  1. Análise de custos: realize uma análise detalhada de todas as despesas da empresa para identificar áreas de desperdício e oportunidades de redução de custos.
  2. Otimização de processos: identifique áreas onde a eficiência pode ser melhorada. Processos otimizados reduzem custos e aumentam a produtividade.
  3. Investimento em marketing: invista em estratégias de marketing para atrair mais clientes e aumentar as vendas. Um aumento nas receitas ajuda a cobrir os custos operacionais.
  4. Negociação com fornecedores: renegocie contratos para obter melhores preços e condições de pagamento.
  5. Revisão de despesas fixas: revise periodicamente as despesas fixas e identifique possíveis cortes ou substituições por opções mais econômicas.
  6. Revisão de contratos: regularmente revise contratos de serviços e fornecedores para garantir que estão alinhados com as necessidades da empresa e as melhores condições de mercado.
  7. Automatização de processos: utilize ferramentas e sistemas automatizados para otimizar processos internos, reduzindo a necessidade de mão de obra e aumentando a eficiência operacional.
  8. Gestão de despesas: utilize soluções de gestão de despesas para monitorar e controlar os gastos. Ideal para evitar fraudes e despesas desnecessárias.

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Como a Flash ajuda na gestão de despesas da sua empresa

A Flash oferece uma solução completa para despesas corporativas, facilitando a gestão de despesas, reembolsos e viagens, além de disponibilizar a praticidade do cartão corporativo. O sistema simplifica esses processos tanto para os colaboradores quanto para as organizações, proporcionando:

  • Digitalização de despesas: automatiza processos com tecnologia OCR, que extrai textos e imagens, reduzindo o tempo gasto na leitura de comprovantes. Facilita o acesso para funcionários e gestores, organizando e comprovando gastos de forma eficiente.
  • Emissão de nota de débito: simplifica a criação de notas de débito, permitindo gerar este documento essencial com apenas alguns cliques, contendo todas as informações necessárias sobre a despesa, o solicitante e o cliente.
  • Cartão corporativo: disponibiliza um cartão para colaboradores, simplificando o processo de pagamentos corporativos e agilizando a gestão e aprovação de despesas pelo setor financeiro.
  • Gestão de reembolsos: auxilia no monitoramento e controle de gastos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e otimizando custos.
  • Gestão de viagens: permite a aprovação de passagens aéreas e hospedagens de acordo com a política da empresa, diretamente pelo celular, facilitando o planejamento e a organização de viagens corporativas.

Com a Flash, sua empresa pode otimizar os processos financeiros, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.

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Fonte: Folha Certa

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