tudo sobre o assunto, principais áreas e como implementar na sua empresa

Você sabe o que é BPO?

Em 2020, o faturamento de empresas BPO, segundo um estudo da Grand View Research, ultrapassou os US$ 237 bilhões, mas ainda gera muitas dúvidas sobre a sua função, modo de implementação e áreas que ele atende.

O BPO (Business Process Outsourcing) nada mais é do que a terceirização de algumas áreas da empresa. Ele ocorre quando determinada empresa entrega parte das suas atividades à outra empresa. Sejam tarefas administrativas, contábeis, jurídicas ou qualquer outra.

O objetivo principal, ao se contratar uma empresa BPO, é unir forças com uma empresa especializada e com profissionais com expertise em determinados segmentos. Assim, se torna possível qualificar processos da organização e torná-los mais eficazes e assertivos.

Para tirar todas as dúvidas sobre o tema, este artigo falará sobre:

Quer saber tudo sobre o assunto? Então, siga em frente neste artigo e boa leitura.

o que é?

BPO é uma abreviação de Business Process Outsourcing, que traduzido para o português significa “Terceirização de Processos de Negócios”. No BPO, determinada empresa contrata outra empresa, no caso uma terceirizada, para assumir e controlar algumas das suas atividades.

O objetivo nesse caso, é entregar alguns processos da empresa para profissionais que tenham uma expertise em determinado assunto, seja em atividades relacionadas a área de TI, jurídica, contabilidade, entre outros.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

É muito comum que o BPO seja muitas vezes relacionado à terceirização, principalmente pelo significado do termo. Porém, possui diferenças se comparado a terceirização normal, propriamente dita.

A principal diferença entre BPO e a terceirização normal está no processo em si. Na terceirização normal, não há a necessidade de uma criação de um novo modelo processual para atender o serviço que foi solicitado.

A terceirização normal costuma atender um serviço pontual, único, como de manutenção ou limpeza, por exemplo. Por outro lado, a terceirização BPO é mais ampla, já que a empresa responsável irá assumir a atividade e o setor por inteiro, como de TI, financeiro ou RH.

Ou seja, todos os processos e resultados deste setor serão de responsabilidade dessa parceria e da empresa que assumirá as atividades.

Sem contar que, há um aprofundamento maior por parte da empresa contratada em relação às necessidades do cliente, desenvolvendo-se inclusive um modelo adaptável ao que ela precisa, no sentido de tecnologias, conhecimentos e procedimentos.

Como funcionam os serviços de BPO?

O BPO é um serviço oferecido por uma empresa terceirizada, que possui todas as ferramentas e conhecimento para contribuir com a melhoria de processos e procedimentos em determinada área da empresa contratante.

Com isso, a empresa pode ter mais facilidade para aliviar suas burocracias e focar em estratégias de gestão de pessoas e na execução das tarefas concretamente. Afinal, pode entregar processos como de contabilidade e jurídico para quem tem maior expertise para tal.

Quais as principais soluções de BPO?

No mercado existem diversas soluções de empresas BPO que prometem otimizar a execução das tarefas e consequentemente oferecer maiores resultados em diversas áreas dos clientes.

Podemos destacar entre as principais soluções: financeiro e RH. Conheça mais sobre eles a seguir.

BPO financeiro

O BPO Financeiro está relacionado à gestão fiscal e contábil da empresa. Quando a organização decide pela terceirização desse setor, ela passa a se preocupar menos com burocracias nesse âmbito, sem contar que minimiza possíveis erros de cálculos.

O BPO Financeiro, no caso a empresa contratada, irá gerenciar questões como contas a receber e a pagar, administração e controle de documentos, emissão de boletos e notas, entre outros serviços.

Além disso, a empresa ou profissional contratado tem todas as ferramentas para propor medidas para melhorar o desempenho da organização como: reduzir custos, otimizar os processos e permitir uma transparência maior na exposição de dados da empresa.

BPO RH

O BPO RH consiste na organização e no gerenciamento de boa parte dos processos desse setor. Desde o controle de documentação até a gestão de recrutamento e seleção e carreira.

Dessa forma, a empresa que investe no BPO RH, pode diminuir os custos com um setor que requer profissionais especializados e que cuida de atividades das mais burocráticas da organização.

Com o apoio da empresa BPO, o contratante pode contar com profissionais mais técnicos e especializados, diminui os custos com espaço de trabalho, elimina a necessidade de treinamento em RH e agiliza a resolução das demandas diárias dos colaboradores.

Quais as principais áreas da organização que podem ter?

Diversas áreas podem ter BPO, visto que as soluções oferecidas neste tipo de serviço podem agilizar a execução das tarefas, corrigir erros e consequentemente proporcionar bons resultados à empresa. Conheça quatro das principais áreas que costumam ter BPO.

  • Jurídico: Ter BPO nessa área significa estar sempre amparado para agir conforme a lei, inclusive tendo um apoio para evitar erros trabalhistas e se for o caso ter à disposição uma assistência especializada para lidar com possíveis processos trabalhistas.
  • TI: Essa área é extremamente técnica e ter BPO à frente é sinônimo de uma gestão mais eficiente e que pode garantir segurança aos servidores da empresa e um suporte especializado caso sejam necessárias manutenções.
  • Comercial: Buscar oportunidades de negócios depende e muito da expertise do profissional envolvido no mercado e a sua capacidade de fechar negócios. Ter um BPO pode potencializar esse processo operacional e aumentar as chances de sucesso da empresa para oferecer e vender serviços ou produtos.
  • Administrativo: A área administrativa da empresa é uma das mais burocráticas e importantes. Contudo, não é fácil focar na gestão de pessoas se os profissionais desse setor precisam organizar documentos, gerenciar contratações, recrutamentos e etc. Por isso, ter BPO neste sentido não só organiza melhor esses processos, mas deixa a empresa mais livre para gerenciar seus talentos, com ações específicas para esse fim.

Principais vantagens e benefícios do BPO

imagem de três mulheres em ambiente de trabalho

Adotar o BPO na empresa pode proporcionar inúmeros benefícios para a organização, tornando os processos de diversas áreas mais assertivos, rápidos e eficazes. Confira abaixo algumas das principais vantagens do BPO.

Redução de custos

Identificar gastos secundários e muitas vezes desnecessários não é tarefa fácil nas empresas, principalmente para aquelas que vivem com as equipes sobrecarregadas com muitas demandas nas principais áreas da empresa (administrativa, contábil e jurídica).

Contando com uma empresa BPO, é possível evitar gastos desnecessários, já que essa organização fará uma análise técnica de ganhos e gastos, criando estratégias para promover a redução de custos e fazer com que os investimentos sejam mais assertivos.

E não só isso, com profissionais com uma expertise maior em áreas selecionadas o trabalho é executado de forma mais precisa e minuciosa, principalmente em áreas financeiras.

Aumento da produtividade

De fato, terceirizar alguns processos burocráticos da empresa libera muitas áreas para se dedicarem à atividade-fim da organização. Pois assim, eliminam-se muitas atividades secundárias que acabam afastando os profissionais de suas tarefas principais.

O reflexo disso é um aumento na produtividade, posto que, os colaboradores não trabalharão mais sobrecarregados e não precisarão mais assumir tarefas operacionais e técnicas que estão fora do seu escopo de trabalho principal.

Conhecimento técnico e específico

Outra vantagem importante do BPO está relacionada aos conhecimentos específicos que uma empresa terceirizada pode trazer à empresa.

Isso porque implementar o BPO em áreas determinadas significa ter profissionais qualificados, com experiência e com conhecimentos técnicos para executar aquele trabalho.

Se o investimento for em equipes internas, para alcançar essa excelência de um BPO, será necessário um gasto elevado de salário ou um alto investimento em formação para desenvolver os colaboradores.

Com o BPO o custo neste sentido pode ser muito menor e vantajoso.

Visão estratégica de mercado

Ter uma visão estratégica é o desejo de boa parte das empresas no mercado. No entanto, devido à alta demanda de tarefas, fica quase impossível dedicar um tempo exclusivo para identificar possibilidades de crescimento e aplicar estratégias neste sentido.

Por isso, com o BPO, a organização tem à disposição uma equipe especializada, seja na área contábil, RH, jurídica ou financeira, que pode fornecer informações estratégicas do mercado.

Esse desafio de identificar oportunidades de melhorias nos processos, com o BPO, é apenas delegado pela organização contratante e o gerenciamento em si fica nas mãos da empresa BPO.

Devido ao conhecimento técnico e específico que esses profissionais da empresa BPO têm, a empresa amplia seus horizontes no sentido de novas oportunidades. Já que eles estarão dedicados em encontrar boas oportunidades de negócios mais rapidamente e de forma eficaz.

Principais desvantagens do BPO

Como toda estratégia organizacional a ser aplicada na empresa, existem as vantagens e desvantagens e com o processo de BPO não é diferente. Descubra agora quais as desvantagens de aplicar essa estratégia nos processos da empresa.

Problemas de comunicação

Os problemas de comunicação aparecem como a principal desvantagem do BPO, se não houver um processo bem determinado neste sentido entre a empresa contratante e a contratada.

Por ser um serviço terceirizado, muitas vezes a equipe do fornecedor não é alocado dentro da organização contratante e isso pode atrapalhar o diálogo e gerar diversos mal-entendidos no processo de execução das tarefas.

Além disso, muitas empresas contratam uma empresa BPO para aliviar o seu tempo interno, mas acabam se perdendo e passam a ter dificuldades para dedicar tempo para um alinhamento constante com quem está prestando os serviços.

Sendo assim, é essencial se atentar a esse processo de troca de informações e comunicação em geral ao apostar numa estratégia de BPO, para que o investimento não seja perdido.

Troca de informações

A  necessidade de abrir a organização completamente e passar informações importantes e sigilosas para a empresa BPO é outra desvantagem dessa estratégia. O processo em si pode acabar gerando uma insegurança nos gestores e líderes da empresa.

Até por isso, é muito importante, antes de contratar uma empresa BPO, fazer uma pesquisa aprofundada da reputação da organização em questão, para não ter surpresas desagradáveis de vazamento de informações num futuro próximo.

Alto custo

O custo do BPO aparece tanto nas vantagens como nas desvantagens. Isso porque, muitas empresas não medem os custos e nem se planejam ao contratar uma empresa BPO. Assim, tudo pode parecer bom de início, mas pode pesar e muito nas contas da empresa.

Afinal, é necessário mensurar os gastos de implementação, valor do plano, ferramentas necessárias para a empresa atuar e muitos outros pontos antes de investir em BPO.

Ela pode sim contribuir na redução de custos, mas se a contratação não for bem analisada pelos gestores da empresa, as despesas ocultas do contrato podem pesar e o que era para ser uma vantagem financeira se torna uma desvantagem.

Perda do controle de ações

A empresa BPO tende a ser uma grande aliada na gestão dos processos.

Porém, se a relação não for bem administrada e a empresa contratante deixar de lado esse acompanhamento de perto do processo, pode acabar perdendo o controle sobre o trabalho que vem sendo efetuado.

Essa é uma grande desvantagem do BPO, a perda do controle das atividades da empresa, caso a relação com a empresa terceirizada não seja efetiva. Por isso, é importantíssimo acompanhar todo o processo de perto, com transparência de ambos os lados para que isso não ocorra.

Top 5 principais empresas de BPO em RH e Financeiro

Agora que você conhece as vantagens e desvantagens de contar com o BPO deve estar se perguntando como escolher a melhor empresa para implementar esse serviço. Abaixo você confere 5 das principais empresas de BPO financeiro e de RH.

AIRBPO:  A empresa destaca alguns pilares na sua atuação: tecnologia, fatores humanos, processos e gestão. Com BPO nas áreas: administrativa, comex e financeira, a AIRBPO contribui com processos de seleção, treinamento, mapeamento de atividades, prestação de contas e muito mais.

SGEx: Com soluções personalizadas, a SGEx oferece o BPO financeiro para gerenciar processos como de contas a receber, contas a pagar, elaboração de relatórios financeiros e que servem de apoio para decisões estratégicas da empresa contratante.

ASSERTH: Atuando desde 1994 no mercado, a ASSERTH oferece BPO nas áreas: contábil, administrativa, fiscal e financeira. Agilizando processos de contas a receber, prevenção de fraudes, conciliações contábeis, controle de arquivos e outros serviços.

FTA Consulting: Oferecendo uma equipe multidisciplinar, a FTA Consulting oferece serviços de BPO nas áreas trabalhistas e tributárias, oferecendo um atendimento personalizado para entender as necessidades dos clientes e desenvolver estratégias de melhorias.

Premiumbravo: Empresa com mais de 16 anos de experiência no mercado, a Premiumbravo oferece o BPO Financeiro, com destaque para a gestão de documentos, contas a receber, emissão de notas, além de BPO contábil e fiscal.

Business process outsourcing: por que investir?

O BPO pode oferecer uma gestão mais técnica e aperfeiçoada para diversas atividades da empresa. Sem contar que com uma empresa BPO a contratante pode se dedicar melhor a estratégias de gestão de pessoas e principalmente focar na sua atividade-fim.

Só por aí já seria vantajoso investir em BPO, mas confira abaixo mais alguns motivos pelo qual as empresas deveriam optar pelo business process outsourcing:

  • Ter uma equipe com conhecimento específico e técnico;
  • Otimização dos processos da organização (financeiro, administrativo, contábil e jurídico);
  • Redução de rotinas burocráticas internas;
  • Controle e redução de custos;
  • Aumento da produtividade das equipes internas;
  • Visão estratégica do mercado;

Como escolher a melhor empresa de BPO?

imagem de um homem e uma mulher analisando uma folha de papel com gráfico

Para escolher a melhor empresa de BPO, é preciso fazer uma avaliação minuciosa sobre a reputação dela no mercado, como citado anteriormente, e principalmente se atentar a dois pontos: expertise na área de atuação e valores.

Isso porque o conhecimento técnico é que fará toda a diferença para entender as necessidades da empresa e propor soluções estratégicas e efetivas. Já na questão do valor, ele precisa caber no orçamento da organização, para não comprometer as finanças da empresa.

Portanto, pesquise na internet, consulte outras empresas do segmento, profissionais que entendam de BPO, cote valores e defina tudo com calma e de forma planejada.

Conclusão

Ao longo deste artigo, foi possível enxergar a representatividade que o BPO tem no mercado de uma forma geral. Podendo impactar diretamente os processos dos mais variados setores como: contábil, RH, jurídico, TI, fiscal, entre outros.

Ser amparado nessas áreas pode ajudar a empresa a reduzir custos, ter uma visão mais estratégica do mercado e principalmente manter um foco nas suas atividades mais importantes.

Contudo, é fundamental que a empresa se planeje para investir em BPO, para que as desvantagens não sejam maiores que as vantagens. Já que assim ela pode comprometer os processos da organização e a gestão financeira, caso não haja planejamento.

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Fonte: PontoTel

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