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A manifestação de destinatário é um processo crucial para as organizações, mesmo que ainda não seja obrigatória para todas elas. É necessário conhecer bem os quatro eventos relacionados para não correr riscos. Porém, um tipo especial de emissão automática do documento pode comprometer todo o processo fiscal da empresa.
Neste post vamos conhecer a manifestação de destinatário e os riscos e penalidades associados à ciência automática. Vamos ainda apresentar uma solução tecnológica de alto nível para ajudar o gestor a optar por um sistema robusto, com suporte técnico avançado e capaz de produzir relatórios customizados. Confira!
Como funciona a manifestação de destinatário?
A manifestação é uma sequência de eventos relacionados à confirmação, por parte do destinatário, de transação identificada em nota fiscal eletrônica (NF-e) que confirma as informações repassadas pelo seu fornecedor. O serviço possibilita ao destinatário atestar que participou de operação acobertada pela NF-e emitida para o seu número de CNPJ.
Em suma, é uma informação fornecida à Receita Federal sobre o andamento de operação prescrita em uma nota fiscal eletrônica.
Esse processo se dá por meio de um aplicativo disponibilizado pelo Ministério da Fazenda. A manifestação do destinatário é um processo composto de quatro diferentes eventos:
– Confirmação da Operação: confirma a ocorrência e, também, o recebimento da mercadoria (em operações de circulação);
– Desconhecimento da Operação;
– Operação Não Realizada: declara que a operação não foi realizada, com recuso da mercadoria. Acompanha também uma justificativa com o porquê da não realização;
– Ciência da Emissão (anteriormente conhecida como Ciência da Operação): declara ter total conhecimento sobre a operação destinada ao CNPJ, mas ainda não possuindo um número adequado de elementos para fornecer uma manifestação conclusiva.
É importante esclarecer que o destinatário pode enviar uma única mensagem — e o último envio registrado é o que vale. Nesse sentido, o destinatário pode corrigir uma confirmação anterior ou confirmar uma outra operação inicialmente desconsiderada.
Quais são os riscos envolvidos com a emissão automática?
Quando a Ciência da Emissão é acionada, o destinatário deve se manifestar a respeito do produto ou emitir a devida confirmação de que a operação foi ou não realizada. Para isso, ele deve gerar uma manifestação de forma conclusiva. Caso isso não ocorra, o destinatário estará sujeito a penalidades, que podem ser bem severas.
É importante notar que é comum a utilização de notas fiscais eletrônicas recuperadas automaticamente por parte das empresas por meio de softwares que habilitam a manifestação automática.
Após a mensagem relativa à opção Ciência da Emissão ser enviada, é habilitado o download do arquivo XML. Essa ação inicia o prazo de contagem para a conclusão de todo o procedimento da manifestação do destinatário. Uma vez realizada a verificação, é obrigatória a manifestação conclusiva. Caso essa conclusão não ocorra, é gerado um passivo.
Em muitos casos, o destinatário simplesmente desconhece o fato de que manifestação de destinatário automática, gerada por softwares, já inicia o processo. As penalidades para a falta de uma conclusão no procedimento podem variar entre multa por documento ou sobre o valor da operação.
Quais são as penalidades?
Acumular um passivo em função do desconhecimento de que as notas fiscais eletrônicas foram recuperadas automaticamente (gerando ciência automática) custa caro. O prazo para a ocorrência do evento Desconhecimento da Operação, por exemplo, se encerra quinze dias após a autorização da NF-e.
As penalidades são diferentes de acordo com as legislações estaduais. Como vimos, em alguns estados a multa é por documento e para outros é sobre a quantia da operação. Como algumas unidades da federação não deixam claro o tipo de aplicabilidade (operação ou documento), há ainda a possibilidade de uma interpretação individual de acordo com cada agente de fiscalização — gerando ainda mais apreensão.
Porém, em alguns lugares, como Minas Gerais, a multa pode ser bem salgada. Como a multa, em 2018, é de R$ 3.251,40, uma empresa que deixe 50 documentos sem confirmação, por exemplo, terá que desembolsar R$ 16.257,00. Em caso de 100 documentos, o valor chega a salgados R$ 32.514,00.
Já em São Paulo, a multa chega a 10% do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 UFESPs (Unidades Fiscais do Estado de São Paulo), por cada documento. O valor atual da UFESP é de R$25,70, tornando R$ 385,50 o valor mínimo de multa. O Amazonas delimita um valor de $5 mil e o Espírito Santo estipula um percentual fixo (5%).
Como a tecnologia pode ajudar?
Como a baixa automática da nota fiscal eletrônica fornece ciência à operação da Receita Federal e pode confundir o gestor em seus prazos, uma solução interessante é optar por um sistema que baixe as NF-es sem manifestação automática — permitindo que os responsáveis pela área contábil da empresa realizem a manifestação conclusiva com mais conhecimento de causa.
É importante apostar em uma solução que facilite a vida dos clientes, possibilitando que eles não precisem mais perder tempo com trabalhos repetitivos de envio de diversos tipos de notas fiscais eletrônicas. Priorizar opções que operam com a organização otimizada que separe as notas por número de CNPJ, mês e ano é o mais indicado.
Muitas empresas ainda apostam no acúmulo desorganizado de papéis como método de armazenamento de informações. Porém, o armazenamento automático na nuvem é uma medida bem mais eficaz para quem quer virtualizar seus serviços, garantindo acesso facilitado à toda a documentação.
Assim, será bem mais cômodo se submeter a inspeções de agentes fiscais. Guardar os dados em quantidades desconhecidas de papel impresso vai demandar um trabalho manual e burocrático para repassar as informações das suas notas fiscais eletrônicas aos órgãos de fiscalização.
Como vimos no post, a manifestação automática do destinatário pode ter efeitos muito danosos para a organização. Multas pesadas podem incidir sobre a companhia, atrapalhando todo o planejamento financeiro e comprometendo a reputação do seu setor fiscal.
Ao apostar em uma solução mais completa, com tecnologia de ponta e repleta de diferenciais em relação aos softwares tradicionais, os gestores contábeis adquirem uma versatilidade benéfica a todo o procedimento de manifestação de destinatário.
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