O controle de férias é um processo recorrente nas empresas, realizado pela gestão de pessoas. Além de estar previsto na legislação brasileira, o descanso remunerado dá ao colaborador a possibilidade de voltar ao trabalho com mais energia.
Desse modo, fazer um planejamento é essencial para garantir o direito do trabalhador, sem prejudicar a produtividade da empresa, nem comprometer as entregas. Continue a leitura e descubra como melhorar o controle de férias dos funcionários em 7 passos.
O que é controle de férias?
O controle de férias é um processo estratégico realizado pelo RH para definir previamente os períodos de recesso. Esse planejamento organiza as saídas, garantindo o direito do trabalhador ao descanso remunerado.
Ainda, o controle serve para planejar as férias coletivas ou individuais, sempre tentando alinhar as necessidades da empresa e os interesses do colaborador. Essa programação evita que as ausências gerem sobrecarga no trabalho ou comprometam a motivação da equipe.
Fazer a gestão de férias não é difícil, mas exige a máxima atenção aos detalhes. Isso porque, é fundamental fazer os cálculos corretamente e efetuar os pagamentos nos prazos determinados pela legislação trabalhista.
O que diz a legislação sobre o controle de férias?
A legislação brasileira é bem específica em relação às férias do trabalhador, conforme os artigos 129 e 130 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A principal orientação é respeitar os períodos definidos em lei, além de cumprir os prazos para pagamento.
O texto diz que todo trabalhador em regime CLT tem direito ao descanso remunerado quando o contrato de trabalho completa 12 meses:
- Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração;
- Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].
Lembrando que o período citado no artigo 130 é chamado de aquisitivo e corresponde aos 12 meses trabalhados, pelos quais o trabalhador adquire o direito às férias. Enquanto os 12 meses seguintes, após o período aquisitivo, é o concessivo. A empresa deve se organizar e conceder, nesse prazo, o descanso remunerado ao colaborador.
Divisão das férias
Com a Reforma Trabalhista, a legislação brasileira possibilitou as férias fracionadas, ou seja, a divisão do descanso remunerado em três períodos. No entanto, o fracionamento deve ser um acordo aceito pelo empregado e pelo empregador.
Conforme a regra, um dos períodos não deve ser menor que duas semanas (14 dias). Os demais não podem ter menos de 5 dias corridos. O fracionamento está explícito no parágrafo 1 do artigo 134 da CLT:
- § 1º Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.
Qual a importância de fazer o controle de férias?
O controle de férias é um procedimento recorrente no RH. Sendo assim, ter uma política de férias bem estruturada oferece vantagens para a empresa e para o trabalhador.
Benefícios para a empresa
- Organiza o cronograma de ausências, evitando impactos diretos na execução das tarefas;
- Aumenta o controle gerencial, permitindo que os gestores possam organizar escalas de trabalho;
- Garante o cumprimento das obrigações trabalhistas e ajuda o Departamento Pessoal a calcular férias;
- Prevê a necessidade de contratar trabalho temporário para suprir a falta de mão de obra.
Benefícios para o colaborador
- Possibilita o planejamento pessoal e familiar do colaborador para que ele possa aproveitar o descanso remunerado;
- Oferece transparência para o trabalhador, mostrando quais são os prazos para solicitação de férias ou quais são os meses menos indicados para se ausentar;
- Proporciona abertura para negociar as saídas, o fracionamento das férias e até o abono pecuniário.
7 Passos para fazer um controle de férias
Após conhecer os benefícios que o controle de férias proporciona para empresas e funcionários, confira 7 passos para implementar uma política eficiente para garantir o direito do colaborador.
1. Organize o histórico de férias da empresa
A gestão de férias começa com o registro detalhado de todos os períodos desfrutados pelos colaboradores. Nesse sentido, o histórico deve informar:
- o nome do funcionário;
- o período aquisitivo;
- quantidade de dias já aproveitados.
Organizar um mapeamento com dados reais ajuda no planejamento. Assim, a empresa diminui a possibilidade de errar e gerar passivos trabalhistas, caso um colaborador não tire férias no prazo previsto pela lei.
2. Tenha uma política de férias transparente
As condições para tirar férias devem ser definidas e divulgadas pela gestão de pessoas. Para isso, a comunicação interna precisa funcionar, informando os direitos do empregado e os devedores do empregador. É importante explicar os procedimentos para solicitar férias, a possibilidade de fracionamento e outros detalhes sobre o assunto.
3. Estabeleça um cronograma
O RH deve definir prazos com clareza, orientando os colaboradores para fazerem a solicitação do descanso remunerado antecipadamente. Esse cuidado é fundamental, visto que o controle de férias propõe o planejamento da empresa e do funcionário.
Além disso, o cronograma ainda ajuda a gestão de pessoas a se organizar para cobrir férias de funcionários e manter o controle sobre a produção.
4. Prepare a equipe
Antes de liberar um colaborador para as férias, invista em treinamento para que a equipe saiba lidar com a ausência. É necessário organizar a escala de trabalho para evitar que os processos fiquem parados, comprometendo as entregas.
O cronograma elaborado no passo anterior vai ajudar o gestor a designar colaboradores capazes de atenderem as demandas e também ao colaborador, que na iminência de tirar férias possa passar o trabalho para um colega.
5. Evite o acúmulo de funções
O planejamento também evita que o time sofra diante da ausência de um integrante. Afinal, quando um colaborador tira férias, os projetos precisam continuar e não seria justo que outra pessoa entre em exaustão por sobrecarga.
Nesse quesito, é importante dividir responsabilidades e sempre ouvir o feedback dos colaboradores para fazer remanejamento, se necessário. Além, é claro, de aplicar avaliações de desempenho para corrigir falhas nos processos.
6. Defina prioridades na demanda interna
O empregador deve considerar períodos de alta demanda antes de conceder férias individuais ou coletivas. Assim, empresas com alto pico de produção em datas festivas, por exemplo, precisam organizar o calendário para não prejudicar o andamento do trabalho.
Em geral, os funcionários preferem tirar férias durante o verão ou nas férias escolares. Mas o planejamento familiar e empresarial deve estar em sintonia para não afetar a produção, a credibilidade e o faturamento do negócio.
7. Invista em tecnologia
Contar com sistemas inteligentes facilita muito o trabalho do RH. Nesse sentido, as plataformas para controle de ponto e gestão de férias automatizam os processos manuais, eliminando a possibilidade de erros e organizando os dados.
A tecnologia tem ajudado muito as empresas em atividades como acompanhamento da jornada, registro de faltas e horas extras. Esses procedimentos geram informações essenciais para o controle de férias.
Logo, os sistemas digitais de controle de jornada não somente são facilitadores do trabalho do RH como estão previstos em lei. Portanto, não há motivos para ficar sem essas ferramentas.
Quais erros o RH deve evitar ao fazer controle de férias?
A própria gestão de férias garante o controle que a empresa precisa ter para evitar problemas legais e prejuízos financeiros. Entretanto, alguns erros comuns podem acontecer caso o RH não tenha a devida atenção. Confira os principais:
- desconhecer ou não dominar o que a legislação trabalhista diz sobre férias;
- cometer equívocos nos cálculos ou na aplicação dos descontos;
- não ter registros atualizados sobre os períodos aquisitivo e concessivo;
- deixar de implementar uma política interna clara sobre descanso remunerado;
- não ter profissionais capacitados para fazer a gestão de pessoas;
- terceirizar o controle de férias para outra empresa que não tenha conhecimento de faltas no trabalho, horas extras, atestados médicos, entre outros.
Sendo assim, é fundamental que o DP ou o RH assumam o controle de férias para evitar esses e outros erros. Ambos são setores responsáveis pela gestão da jornada de trabalho e têm conhecimento técnico para tratar o assunto.
Quais as consequências da falta de controle de férias?
Planejar e organizar o descanso remunerado dos colaboradores é uma obrigação do empregador. Além disso, a maioria dos problemas poderia ser evitada se as empresas compreendessem que a falta de controle de férias traz consequências para o negócio. Veja as mais comuns.
Baixo desempenho e perda de motivação
Fazer a gestão de férias corretamente é uma maneira de valorizar os recursos humanos, evitando queda na produtividade e desmotivação. Ao organizar e planejar o descanso remunerado, a organização demonstra transparência nas políticas internas.
Desse modo, o empregador qualifica o employee experience no ambiente organizacional, aumentando a satisfação do time.
Estresse e problemas de saúde
A falta de planejamento provoca desgaste emocional no trabalhador, pois ele não sabe quando poderá gozar de um direito garantido por lei. Nesse sentido, deixar de fazer o controle de férias causa um desconforto desnecessário que pode, inclusive, afetar a produtividade no trabalho.
Gerenciar os períodos de férias e garantir que o colaborador tenha acesso aos prazos contribui para manter o clima organizacional, diminuindo a ocorrência de doenças ocupacionais.
Prejuízos financeiros
Um bom controle de férias evita o pagamento dobrado, determinado pela legislação trabalhista quando o empregador não cumpre o período concessivo. Conforme o artigo 137:
- Art. 137 – Sempre que as férias forem concedidas após o prazo de que trata o art. 134, o empregador pagará em dobro a respectiva remuneração.
Gostou do conteúdo? Esperamos que com nossas dicas você consiga organizar o controle de férias da empresa de maneira eficiente, sem atropelos e de forma igualitária. Com certeza, o cuidado aos procedimentos envolvidos nessa tarefa vão qualificar ainda mais o trabalho do RH.
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