Neste artigo vamos conhecer e saber da importância do RPS (Recibo Provisório de Serviços) para a continuidade imediata do micro e pequeno negócio. Continue com a gente e saiba mais.
O que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento fiscal temporário, que pode ser emitido quando houver instabilidade de sistema para emissão da NFS-e ou utilizado como intermediário para garantir agilidade às empresas que emitem grande número de comprovações fiscais na contratação de serviços em curto espaço de tempo.
O primeiro caso, devido a falta de acesso ao sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, pode acontecer com qualquer empresa. Imagine uma consultoria que está fechando um contrato com um cliente, e ele emite o pagamento esperando receber a comprovação fiscal naquele mesmo momento, ou pelo menos dentro do mesmo dia útil.
Se naquele momento houver dificuldades com a recepção pela Prefeitura, é possível, quando autorizado anteriormente pelo órgão, gerar um Recibo Provisório de Serviços. Não se trata de um documento definitivo, mas sim de um substituto que é feito dentro da empresa, sem comunicação externa com a Prefeitura, mas que tem valor legal por aquele período determinado.
Já empresas de serviços que emitem um volume abundante de Notas Fiscais pelo modelo de atuação, como um estacionamento, podem utilizar o RPS para agilizar o processo, depois enviando para a Prefeitura todos os recibos emitidos em um lote – através de sistemas automatizados que são validados pelo Fisco (é claro, conforme as definições de cada Prefeitura).
Esse lote de recibos se transformará em Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas – alimentando corretamente as informações sobre valor de faturamento e impostos devidos daquele negócio junto aos órgãos competentes.
A automação na emissão de notas fiscais está bastante avançada, mas nem por isso as redes e estruturas tecnológicas disponíveis garantem que o serviço esteja sempre acessível. Quer dizer: se a sua empresa emite Nota Fiscal Eletrônica, algumas vezes pode acontecer de não ser possível utilizar o sistema e transmitir as informações para a Prefeitura correspondente no mesmo momento, online.
É aí que entra o conceito de Recibo Provisório de Serviços (RPS): trata-se de um documento que não tem o mesmo valor fiscal da Nota, mas que permite ao emissor cumprir o requisito de emissão logo na hora da transação mesmo se o serviço oficial não estiver funcionando corretamente. Emitido o RPS, a empresa precisa fazer a conversão em Nota Fiscal dentro do prazo estipulado pela Prefeitura.
RPS é a mesma coisa que RPA?
Também não se trata de Nota Fiscal Avulsa: este outro modelo pode ser utilizado por empresas com pequeno volume de transações ou desobrigadas, como o MEI, por exemplo.
A autorização para utilização do formato RPS é para quem tem empresa formalizada, então se estiver pensando em como fazer seu negócio ir adiante aproveite a Calculadora de Custo para Tirar CNPJ da Contabilizei e tire todas as suas dúvidas a respeito de quanto será necessário desembolsar para concretizar esta etapa.
Para que serve o RPS e quando usar
O Recibo Provisório de Serviços pode ser considerado um intermediário entre a real prestação do serviço e a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Geralmente vai ser utilizado quando há indisponibilidade dos sistemas, conforme comentamos.
É importante lembrar que não se trata de um documento autorizado para autônomos ou para emissão sem CNPJ: inclusive é preciso estar com a empresa registrada e autorizada pela Prefeitura para utilização deste modelo.
Enquanto o RPS é um documento que posteriormente perderá a validade e será transformado em Nota Fiscal, o RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo, é um documento fiscal válido para o pagamento deste tipo de prestadores de serviços, e não precisa ser alterado posteriormente: ele vai assim mesmo para a contabilidade.
O RPS é conhecido ainda como documento fiscal intermediário, onde ele é emitido no sistema próprio do prestador de serviços, geralmente em formato eletrônico, mas só é utilizado para comunicação com a Fazenda Federal depois de um período, no modelo de lotes.
O RPS substitui a Nota Fiscal?
Não, o Recibo Provisório não substitui a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Conforme explicamos, ele é um intermediário – para ser utilizado em função de dificuldades de transmissão de dados ou para agilizar o processo. Logo depois de emitido, ele precisa ser convertido corretamente na Nota Fiscal oficial dentro do prazo estipulado pela Prefeitura Municipal correspondente, perdendo o valor em si mesmo.
Existe diferença entre Recibo e Nota Fiscal, e no caso do RPS também está claro que o uso não é o mesmo e que seus impostos não serão calculados com base nesse modelo temporário.
Embora constem no Recibo Provisório todas as informações que estarão na Nota Fiscal a ser emitida em seguida, esse documento perde a validade em curto período de tempo e portanto não tem função de documento legal permanente.
Cada Prefeitura tem liberdade para definir regras e formato do RPS, portanto o tempo para transformação desse Recibo na Nota Fiscal é determinado localmente. Em geral, as informações que são necessárias são similares, mas é importante procurar orientações do seu Município para utilizar este tipo de documento.
Como emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
Como se trata de um documento em substituição a outro de forma eletrônica, o RPS é sempre gerado em sistema informatizado. A emissão deve ser feita de acordo com as especificações de cada Prefeitura.
Como o ISS é de responsabilidade municipal, as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas estão ligadas a esta esfera de fiscalização. Assim, o órgão formula seu próprio padrão de documento de Nota Fiscal assim como indica o padrão que deve ser seguido a respeito do Recibo Provisório.
Normalmente em cada cidade existem fornecedores de sistemas que já estão de acordo com os padrões necessários – que permitem a comunicação síncrona ou assíncrona com o Município.
A comunicação síncrona seria justamente quando o documento é emitido pela empresa e é validado a partir da comunicação entre os sistemas implantados no seu negócio e a Prefeitura no mesmo momento. Por outro lado, a comunicação assíncrona é feita quando há possibilidade, com base nos dados registrados no momento da efetivação da negociação para posteriormente validar com o Fisco Municipal.
Em empresas com fluxo de transações baixo, é importante que a primeira tentativa seja sempre a de emissão diretamente da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços – o Recibo Provisório de Serviços deve ser emitido somente se houver alguma dificuldade no processo. Essa é uma diferença importante entre as empresas que têm autorização para utilizar o recurso como forma de reduzir o tempo na emissão das NFs e as que somente o utilizam quando há indisponibilidade.
Data de validade do RPS e outros cuidados
Para emissão do Recibo Provisório de Serviços vão ser necessários: o CNPJ da sua empresa, os dados do contratante e a descrição do que foi feito, dos serviços que foram prestados. Aparecem ainda a data, o local onde é tributada a empresa, e geralmente uma numeração sequencial – bem similar a da Nota Fiscal Eletrônica mesmo.
Conforme já comentamos, por se tratar de um documento Municipal é preciso verificar com a Prefeitura quais são os critérios para uso desse tipo de Recibo. O certo é que ele é provisório, como o nome diz, e por isso precisa ser substituído em um prazo máximo pela Nota Fiscal propriamente dita.
O tempo após o qual expira a possibilidade de conversão do Recibo para a NF varia de lugar para lugar, mas a maioria dos Municípios têm considerado que em até 5 dias a partir do registro do RPS é preciso fazer este procedimento. O ideal é que a ação aconteça assim que possível – retornando o funcionamento padrão do sistema de Notas Fiscais, passada a instabilidade, a empresa já deve fazer a emissão correta.
É importante lembrar que o cliente pode utilizar o documento como comprovação fiscal: não é preciso ter a Nota Fiscal final para seguir com a quitação devida, sendo possível, sim, entregar uma via deste documento para comprovações legais.
Como fazer a emissão da NFS-e com base no RPS
Depois de emitido o Recibo Provisório de Serviços é bastante simples realizar a criação da Nota Fiscal referente a ele. A grande maioria dos sistemas municipais está equipada para receber os dados e já encerrar esse processo de forma facilitada – pedindo somente os dados que constam no Recibo para que se siga adiante.
Alguns problemas que podem ocorrer neste processo estão ligados, principalmente, à falta de dados para correta transmissão da Nota Fiscal. Se o prestador de serviços faz o registro do Recibo Provisório de forma incompleta e acaba por não ter em mãos as informações que serão solicitadas no momento da comunicação, fica mais difícil gerar a NF correspondente.
Também existe a exigência, em grande parte dos Municípios, de que os Recibos sejam emitidos com numeração subsequente – e isso pode acarretar alguma dificuldade para transformar o Recibo no documento fiscal definitivo. Como estamos trabalhando com sistemas informatizados, é muito simples para a Prefeitura analisar se a empresa está emitindo o RPS na sequência correta – e reprovar emissões de NFs quando esses dados estiverem em desacordo.
Como emitir o RPS Eletrônico?
Em alguns casos, de acordo com o que já falamos, o RPS vem para ser um intermediário mais ágil do que a Nota Fiscal Eletrônica. Como os parâmetros para a emissão da Nota Fiscal podem exigir um procedimento um tanto mais lento, o RPS eletrônico nada mais é do que o registro da ação de pagamento pelo serviço que posteriormente será registrada no documento fiscal final – permitindo o processamento de maior volume de pagamentos em menor tempo.
Para esses casos, o sistema implantado na própria empresa é que armazena os Recibos – por isso mesmo não depende de conexão para manter esses dados guardados, nem precisa que os trâmites do Fisco Municipal estejam disponíveis.
O caso mais claro é o dos estacionamentos: na saída de algum evento, por exemplo, muitos pagantes estão ao mesmo tempo querendo quitar o serviço, e não estão dispostos a esperar o processo mais lento da emissão final das Notas Fiscais Eletrônicas. Sendo assim, a empresa emite o RPS eletrônico, entrega a via do cliente, e posteriormente envia, em lotes, os Recibos para a Prefeitura – realizando, aí sim, a emissão das NFS-e correspondentes.
Neste formato eletrônico, muitas Prefeituras possibilitam que não sejam informados os dados do cliente, sendo permitida a emissão do RPS somente com a data, descrição do serviço prestado e valor – justamente pensando que a intenção desse formato é agilizar o processo de pagamento.
Novamente é importante lembrar que a legislação é municipal, então é preciso conferir com a Prefeitura da sua cidade quais as regras para emitir o RPS. E caso você esteja pesquisando quais os passos para abrir a sua micro ou pequena empresa, conte com a Contabilizei, líder em abertura de CNPJs no Brasil e a opção de mais de 50 mil empreendedores.
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