Não é difícil notar como a tecnologia evolui rapidamente. Por isso, poucos anos são suficientes para que as pessoas mudem completamente a maneira de realizar uma atividade comum, como fazer uma compra ou se comunicar com seus colegas. O mesmo acontece em relação aos processos de uma empresa e, nesse caso, é imprescindível que a organização consiga acompanhar as mudanças.
Nesse cenário, uma pessoa pode optar pagar por um produto em dinheiro e não usar recursos mais modernos, como o celular ou o cartão de banco. Contudo, uma organização nunca deve escolher espontaneamente ficar para trás em relação às suas concorrentes no que se refere aos recursos tecnológicos utilizados, já que eles influenciam diretamente o desempenho da instituição.
Independentemente do tamanho da empresa e do seu segmento, a competitividade a impulsiona a utilizar todas as ferramentas que estejam disponíveis para se destacar das demais. Grande parte disso é implementar tecnologias simples e extremamente benéficas, como a assinatura eletrônica. Quer saber mais sobre ela? Então, continue acompanhando nosso post!
O que é a assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica é um método para assinar um documento ou registro utilizando algum dispositivo, que geralmente também coleta evidências complementares probatórias. Assim, a pessoa que recebe uma encomenda pode fazer sua assinatura com o dedo diretamente no tablet do entregador, por exemplo.
Essa tecnologia é regulamentada mundialmente pelo ESIGN (U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act of 2000), que se trata da lei de assinaturas eletrônicas no comércio nacional (estadunidense) e global, aprovada em 2000 nos Estados Unidos.
De acordo com o ESIGN, a assinatura eletrônica pode ser qualquer “som, símbolo, processo eletrônico ou anexo logicamente associado a um contrato ou outro registro”.
Esse tipo de assinatura é fundamental para agilizar procedimentos de confirmação e reduzir custos, assim como a burocracia envolvida em diversas operações envolvendo documentos e recibos. Normalmente, ela recolhe dados que ajudam a comprovar a autenticidade da assinatura, como foto, captação de voz, geolocalização, confirmação por e-mail etc.
A importância da assinatura eletrônica
A utilização da assinatura eletrônica permite que confirmações e migrações rotineiras de registros físicos para digitais sejam realizadas reduzindo substancialmente o tempo perdido e os recursos utilizados, em comparação à forma manual. Com isso, qualquer documento que formalize um acordo previamente registrado pode ser assinado eletronicamente, agilizando todos os fluxos de operações em que as assinaturas estão inseridas.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Uma das questões que mais levantam dúvidas sobre a assinatura eletrônica é em relação à diferença entre ela e a assinatura digital. São termos distintos, que realmente carregam diferentes significados, visto que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.
Em outras palavras, existem várias formas diferentes de assinaturas eletrônicas, e a assinatura digital é uma delas. Para simplificar, podemos dizer que toda assinatura digital é eletrônica. Contudo, nem toda assinatura eletrônica é digital. Conseguiu entender?
Destaca-se que a assinatura digital é gerada a partir da utilização do ICP – Brasil (Certificado Público Digital) e carrega o mesmo valor jurídico da assinatura tradicional manuscrita, sendo reconhecida pela legislação brasileira.
Para que a assinatura digital tenha validade perante a lei, é necessário que o documento seja enviado a um portal de assinaturas. Também deve conter um certificado e-CPF ou e-CNPJ. Já a eletrônica é geralmente recolhida diretamente pela assinatura na tela de um dispositivo e associada a outras evidências probatórias, como a geolocalização, a foto ou o IP (identificação na internet).
Apesar de apenas a assinatura digital ter eficácia jurídica plena como registro, a eletrônica tem valor legal de eficácia probatória, em conjunto com outros dados coletados sobre um acordo previamente registrado. Assim, é uma maneira simples de comprovar algumas atividades, como transações básicas, fundamentais no dia a dia. Por isso, é a mais utilizada no meio empresarial.
Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
Quando estamos falando da assinatura eletrônica, é preciso entender os benefícios que a automação de processos traz. Primeiramente, destacamos que automatizar assinaturas significa eliminar a possibilidade de falha humana na hora de armazenas e transferir os documentos e registros. A seguir, veja outras vantagens dessa tecnologia.
Agilidade
Apenas a eliminação da falha humana na hora de armazenar informações já é suficiente para trazer uma vantagem absurda sobre as empresas que ainda optam por assinaturas e documentos em papel. Entretanto, as diferenças só começam nesse primeiro quesito, uma vez que a velocidade com a qual os procedimentos eletrônicos são realizados nem se compara ao tempo gasto com as mesmas atividades feitas manualmente, seja para conferir centenas de assinaturas, seja para assinar centenas de documentos.
Facilidade
As assinaturas eletrônicas facilitam os processos de confirmação para todas as partes envolvidas. Em uma entrega, o seu uso permite que o entregador não precise buscar entre vários papéis o referente àquela entrega, nem se preocupar com canetas. Da mesma forma, o cliente que recebe a encomenda também não precisa estar munido de recibos ou documentos em mãos, já que geralmente basta assinar no próprio tablet com o dedo e informar alguns dados pessoais que devem ser inseridos pelo entregador no sistema.
Redução de custos
A primeira coisa que vem à mente quando o assunto é a redução de custos pela automatização é a diminuição dos materiais usados. No caso da assinatura eletrônica, estaríamos nos referindo aos papéis e canetas que deixariam de ser utilizados, além de fichários e lugares para armazenar toda uma papelada sem fim.
Entretanto, sobre a redução de despesas, talvez seja mais importante ficar atento ao custo do tempo gasto e ao foco dos profissionais disponíveis, o que afeta diretamente o desempenho em suas funções principais. Um entregador que precisa desempenhar menos funções burocráticas ou lidar com uma quantidade reduzida de papel certamente está mais concentrado em realizar suas entregas, evitando erros por distração.
Como vimos, quando pensamos em utilizar a assinatura eletrônica, é essencial que exista um entendimento sobre sua validade, além de suas aplicações e benefícios. Assim, é possível aproveitar totalmente as vantagens desse recurso tecnológico.
