Vamos conversar sobre gestão do tempo e produtividade? Você gostaria de ter mais tempo? Gostaria que seu dia tivesse mais do que 24 horas? Pois é, todo mundo vive correndo atrás de mais tempo, mas nem todo mundo se dá conta de que, observando sua rotina e mudando pequenos hábitos, isso pode ser ajustado.
Separei algumas atitudes comuns, mas que podem estar impactando negativamente a gestão do seu tempo e detonando a sua na produtividade na empresa. Confira!
Atitude 1: Excesso de tempo na internet
Ser refém de redes sociais pode ser uma forma de gastar tempo e energia demais. Estabeleça horários para fazer essa checagem. Não se torne refém das notificações e atualizações da sua rede. Se for preciso desative as notificações ou fique longe do celular durante tarefas que exijam muito da sua concentração e foco.
A era da hiper informação tem nos tornado pessoas com muita dificuldade para filtrar os dados que recebemos e isso atrapalha muito a gestão do nosso tempo. Fique de olho e separe o que é de fato importante daquilo que é irrelevante.
Atitude 2: Adiar tarefas chatas
Adiar tarefas que você considera chatas ou complexas só faz com que elas nunca deixem de existir. Tente eliminá-las logo de sua agenda. Do contrário elas podem virar uma bola de neve de procrastinação e vai chegar um momento em que se tornarão um enorme problema.
Se a sua maneira de ser permite maior atenção na parte da manhã, foque esse horário para atividades que considera chatas, complexas ou que exigem mais de sua mente. Se ao contrário, no período da tarde você se percebe mais bem disposto, organize-se para conduzir esse tipo de tarefa para esse outro momento.
Conhecer a si mesmo é fundamental para organizar seu tempo de maneira mais eficaz.
Atitude 3: Fomentar reuniões longas
Alguns assuntos podem ser tratados ou pelo menos adiantados, sem a necessidade de reuniões intermináveis que acabam sendo improdutivas.
Todo mundo já passou pela experiência de ser jogado em uma reunião inútil ou de ficar horas em um debate sem sentido em uma reunião no trabalho, não é verdade? No cenário atual, as videoconferências continuaram exercendo esse triste papel e chegamos até a batizar esse novo fenômeno de “a fadiga do zoom”.
Fato é que reuniões longas, enfadonhas, exaustivas e sem direcionamento parecem comuns e acabam detonando a produtividade na empresa.
Para evitar isso, se você for o próximo responsável por organizar uma, por favor, considere as dicas abaixo:
– Tenha um roteiro, uma pauta bem definida e divulgue-a com antecedência aos envolvidos (aliás, convoque apenas as pessoas essenciais);
– Defina um prazo limite para a reunião iniciar e encerrar, sem negociações a esse respeito. Isso ajudará as pessoas a aprenderem a gerir seu tempo. Comece a reunião no horário agendado. Quando as pessoas perceberem que você é rigoroso quanto a isso vão passar a não se atrasar com tanta frequência;
– Defina quem ficará responsável por dar andamento posterior aos assuntos, mesmo aqueles que não ficaram totalmente definidos nesse momento;
– Cobre que os responsáveis façam follow up dos assuntos em andamento antes da próxima reunião, assim já ganham tempo no próximo encontro.
Atitude 4: Tudo ao mesmo tempo
Ser multitarefa nem sempre é a melhor solução. Muitas vezes isso atrapalha ao invés de ajudar e você acaba não fazendo nada com excelência.
Liste suas tarefas diárias por ordem de prioridade e foque em uma de cada vez. Nosso cérebro tem um limite de tarefas e de tempo para se concentrar, precisamos respeitar isso para ajudar a nós mesmos na busca por produtividade na empresa.
Entender o que é urgente e o que é importante é essencial, assim como ter um momento do dia para relaxar e algum momento para encaixar algum imprevisto também, porque eles acontecem (e com alguma freqüência, infelizmente).
Atitude 5: Não delegar
Imaginar que você pode fazer tudo do A ao Z todos os dias é ilusão.
Delegue e compartilhe o que for possível. Capacite e confie na sua equipe. Automatize tudo o que for possível, use a tecnologia a seu favor. O micro gerenciamento é um péssimo hábito e acaba com o seu tempo.
Essa necessidade de monitorar de perto o trabalho dos subordinados, preocupando-se excessivamente com detalhes limita a autonomia e a criatividade de sua equipe e faz com que as pessoas precisem de você a todo momento, algo que não é positivo para ninguém a atrapalha a produtividade na empresa.
Monitorar e gerenciar equipes juniores faz parte e é importante, mas saber o momento certo de mudar para macro gerenciamento é fundamental.
O micro gerenciamento gera falta de engajamento na equipe, o que prejudica o clima, a entrega de resultados, gera desmotivação, falta de estímulo a criatividade e inovação e acaba culminando em pedidos de demissão e alta no turn over. Portanto, delegar é preciso e muito útil para melhor gestão de tudo, inclusive do seu precioso tempo.
Atitude 6: Falta de planejamento
Ser engolido pela rotina e viver apagando incêndios não contribui em nada para produtividade na empresa. Organize sua agenda semanal e planeje as tarefas previamente de forma assertiva. Gerenciar o tempo de forma adequada aumenta a produtividade e diminui o sentimento de frustração. Planejamento é palavra de ordem quando falamos em produtividade.
Quando o tempo passa a ser seu aliado, a produtividade se torna natural e você consegue se sentir muito mais realizado no trabalho.
E você? Como tem gerenciado seu tempo e garantido sua produtividade de forma saudável?
Por: Valesca Rodrigues, Mentora de Carreira e de Liderança, consultora em elaboração de currículo, entrevista simulada e edição de perfil Linkedin. Pedagoga, Pós graduada em Gestão de Pessoas, com formação executiva em Coaching e Mentoring pela FGV. Especialista em Recursos Humanos com mais de 15 anos de prática em empresas consolidadas especialmente na área de Recrutamento, Seleção, Desenvolvimento Humano e Consultoria a líder
