O Departamento Pessoal lida, diariamente, com diversas demandas e obrigações burocráticas que precisam ser tratadas com atenção e organização, já que podem gerar multas e penalidades à empresa. Uma dessas obrigações é o envio mensal da GFIP, que recentemente sofreu algumas alterações.
Neste post, vamos explicar melhor o que é esta guia de recolhimento, quem precisa enviá-la, quais os prazos e informações que precisam ser transmitidas e o que mudou com a substituição do sistema para a DCTFWeb. Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto? Então, confira a leitura.
GFIP: o que é?
A GFIP é a guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social. Esse documento reúne as principais informações sobre vínculos empregatícios e remunerações dos segurados da Previdência e é por meio dele que se recolhe o valor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) de cada trabalhador.
A guia foi criada em 1999, em substituição à GRE, a partir do Decreto nº 3.048, de 06 de maio. Ainda, a documentação deve ser feita tanto por empresas privadas quanto por órgãos públicos. Além disso, é obrigatória.
O que diz a lei
Embora tenha sido regulamentada em 1999, a GFIP tem sua origem relacionada à Lei nº 9.528, de dezembro de 1997. No artigo 32, é citado:
“Inciso IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, por intermédio de documento a ser definido em regulamento, dados relacionados aos fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS.
- 1º O Poder Executivo poderá estabelecer critérios diferenciados de periodicidade, de formalização ou de dispensa de apresentação do documento a que se refere o inciso IV, para segmentos de empresas ou situações específicas.
- 2º As informações constantes do documento de que trata o inciso IV, servirão como base de cálculo das contribuições devidas ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, bem como comporão a base de dados para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários.
- 3º O regulamento disporá sobre local, data e forma de entrega do documento previsto no inciso IV.”
A GFIP passou a ser obrigatória após o decreto nº 3.048, de 06 de maio de 1999, que regulamentou as regras e detalhes de como deveria ser a apresentação da guia. Assim, além do recolhimento dos valores do FGTS, o documento passou a ter um caráter declaratório, logo, deve ser enviado mensalmente, mesmo que não haja pagamentos a serem feitos pela empresa.
Quem precisa entregar a GFIP?
Com base na legislação, o documento é obrigatório e deve ser emitido por todos — pessoas físicas ou jurídicas e contribuintes equiparados à empresa. Existem duas permissões para configurar essa necessidade:
- comprovar vínculo empregatício ou salário pago a funcionários;
- necessidade de recolhimento do FGTS.
Mesmo empresas que não precisam recolher o FGTS, ainda assim, são obrigadas a emitir a GFIP em caráter declaratório, para informar os dados cadastrais e financeiros à Previdência e ao FGTS.
Já quando não há informações que devam ser prestadas à Previdência nem recolhimento ao FGTS, o contribuinte deve enviar, por meio do sistema Conectividade Social, um arquivo SEFIPCR.SFP com indicativo de ausência de fato gerador, ou seja, sem movimento.
Por fim, as empresas inativas ou sem movimento precisam encaminhar o GFIP ao menos uma vez no ano, para evitar multas.
Quem não precisa enviar a GFIP?
Segundo o manual da GFIP, existem algumas entidades que não precisam realizar o envio da guia. São elas:
- segurado especial (inc. VII, art. 12 da Lei n° 8.212/91), sem segurado que lhe preste serviço;
- contribuinte individual sem segurado que lhe preste serviço;
- órgãos públicos em relação aos servidores efetivos, vinculados a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS;
- segurado facultativo;
- candidato a cargo eletivo, relativo à contratação de contribuinte individual para prestação de serviços exclusiva durante o período eleitoral;
- microempreendedor individual que não contratar empregado;
- empregador doméstico em relação aos fatos geradores ocorridos a partir da competência 10/2015;
- Fundos Públicos de natureza meramente contábil.
Quais informações devem constar na declaração?
A GFIP transmite informações financeiras relacionadas aos trabalhadores da empresa. Entre os dados que devem ser incluídos no documento estão:
- dados do negócio, como razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, entre outros;
- ocorrências responsáveis pela geração da GFIP;
- dados do colaborador;
- valor referente ao FGTS que será recolhido;
- valores a serem pagos ao INSS;
- remuneração bruta do colaborador, incluindo benefícios.
Aqui, é importante frisar que a empresa deve preencher uma guia específica para cada colaborador e enviá-la individualmente. Logo, para empresas de pequeno porte, isso pode ser simples, no entanto, grandes companhias precisam de uma gestão muito mais cuidadosa para evitar erros e esquecimentos.
Assim, é essencial manter um controle do fluxo de caixa, folha de pagamento e informações dos colaboradores, preferencialmente, em um sistema unificado, para evitar problemas com a fiscalização e multas.
Qual é o prazo de entrega?
É importante conhecer os prazos para envio da GFIP para evitar complicações. O envio do documento no aplicativo Conectividade Social é mensal e deve ser feito até o dia sete do mês subsequente à remuneração dos profissionais. Caso não haja expediente bancário na data limite, é preciso antecipar o pagamento para o dia útil anterior.
Quando a guia GFIP envolve o recolhimento ao FGTS, o pagamento deve ser feito, pelo menos, dois dias úteis antes da data de vencimento. Já o prazo para o envio da guia referente ao 13º salário é até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.
Quais são os principais transtornos que a GFIP pode trazer às empresas?
Como vimos, preencher corretamente e emitir a GFIP é uma obrigação da empresa e essa função, normalmente, é realizada pelo Departamento Pessoal. Mas você sabia que enviar a guia com erros ou não enviá-la pode trazer penalidades para a empresa?
Caso a guia gerada não seja quitada dentro do prazo estabelecido, a empresa precisa pagar uma multa de 2% ao mês sobre o valor total das contribuições informadas na guia.
O percentual é acrescido de 2% a cada mês de atraso acumulado, assim, caso o pagamento não seja feito por dois meses consecutivos, o acréscimo passa a ser de 4% e assim por diante, até o teto de 20%.
Há, ainda, um valor mínimo para as multas, que começa em R$ 200,00 para empresas sem movimentação financeira e R$ 500,00 nos demais casos.
Como evitar multas e outros problemas?
Para evitar multas, é fundamental que Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou a pessoa responsável pela emissão da GFIP tenham controle e organização sobre todas as informações e prazos para envio da guia.
No caso de envio com erros, é necessário realizar a retificação das informações por meio do sistema SEFIP. Dessa forma, será gerada uma nova guia em substituição a que apresentou dados incorretos.
A retificação também permite incluir colaboradores que foram esquecidos ou omitidos e você pode excluir a GFIP incorreta, diretamente pelo sistema.
Substituição da GFIP pela DCTFWeb: como fazer?
Recentemente, a GFIP foi substituída por uma nova guia, chamada DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos). A transição se iniciou em 2021 e o processo trouxe mudanças na rotina das empresas e muitas dúvidas.
De acordo com a Receita Federal, a troca da documentação está ligada ao Programa de Unificação dos Créditos Tributários e foi feita com o objetivo de simplificar e modernizar a gestão de obrigações tributárias para as empresas, para o fisco e para os contribuintes.
Principais mudanças
De forma geral, ambas as guias têm as mesmas funções, embora apresentem diferenças na forma de envio. A principal mudança é o fato de que a GFIP deixou de ser uma Guia de Previdência Social (GPS) e agora passa a ser o documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) Previdenciário.
A DCTFWeb é gerada a partir dos dados do e-Social e, após o envio das informações, o e-CAC consolida os dados de débitos e créditos e calcula o valor que a empresa deve em contribuições e precisa pagar ao FGTS. A entrega da guia é feita via e-CAC e o SEFIP deixará de ser utilizado.
Outra diferença entre as guias é em relação ao prazo para emissão e pagamento. A entrega da nova declaração deve ser feita até o dia 15 do mês subsequente. Caso não haja expediente bancário na data, o prazo passa para o último dia útil anterior.
A DCTFWeb está em vigor desde novembro de 2021 e, para consultas anteriores a essa data, é preciso acessar o SEFIP.
Concluindo, a GFIP é uma guia de recolhimento obrigatória que precisa ser enviada pelas empresas para fornecer informações sobre vínculos empregatícios e remunerações. Esse documento foi substituído recentemente pela nova guia DCTFWeb e deve ser enviado mensalmente para que a empresa não sofra com multas.
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