Você já ouviu falar sobre o espelho de ponto? Em um primeiro momento, as pessoas podem estranhar essa expressão. Teoricamente, é apenas um pedaço de papel utilizado para controlar a jornada de trabalho de um colaborador.
No entanto, os tempos mudaram e esse método tradicional hoje ganhou um novo formato: o digital. Por meio de um software de ponto eletrônico, as empresas podem rastrear o tempo que um trabalhador leva para executar um determinado projeto.
Ficou confuso? Não se preocupe! Continue a leitura e entenda um pouco melhor sobre o que estamos falando: o conceito, como funciona e a importância dessa ferramenta. Acompanhe!
O que é o espelho de ponto?
O espelho de ponto é um método de controle de horas trabalhadas, que deixa registrado o momento de entrada, saída e o horário de almoço de um trabalhador. Além disso, está relacionado a contagem de horas extras e ajustes no fechamento da folha de pagamento.
Contudo, nem só do controle de horas trabalhadas se faz o espelho de ponto. O método é muito importante para registrar e acompanhar quanto tempo cada funcionário passa exercendo suas funções. Ou seja, a informação vai além do horário em que ele entra e sai, mas revela quanto tempo esse indivíduo passa produzindo.
Os relatórios fornecidos por essa ferramenta colaboram para que os supervisores e demais membros da alta cúpula administrativa descubram quantas horas de trabalho são necessárias para executar determinadas tarefas. Dessa forma, também é possível verificar quais as reais necessidades nas contratações.
O uso relacionado à folha de pagamento garante que os trabalhadores recebam a remuneração com precisão e também traz uma segurança a mais sobre os intervalos que são feitos e a carga horária cumprida.
Como funciona o espelho de ponto e como fazer um?
Antes do espelho de ponto, mas já na era tecnológica, os períodos de tempo trabalhados eram definidos no sistema. Hoje em dia, esses sistemas vêm com um módulo de autoatendimento para que os colaboradores insiram o seu tempo de trabalho após os supervisores configurarem os devidos parâmetros.
É o caso do aplicativo FolhaCerta, que faz a parametrização das empresas de forma que cada funcionário consiga marcar seus pontos, de acordo com as regras pré definidas e acordadas com a empresa. A partir daí, é liberado os acessos para os colaboradores fazerem as marcações de suas jornadas de trabalho. Todo acompanhamento da equipe é feito pelo gestor (aprovações e justificativas) de forma que, ao final do mês, o espelho de ponto já saia com todos os cálculos das horas trabalhadas.
A plataforma acompanha as horas trabalhadas, através das batidas dos funcionários, com parâmetros já preestabelecidos na parametrização. O cálculo é feito automaticamente de horas trabalhadas e/ou extras.
Por isso o espelho de ponto deve vir com um campo personalizado. Dessa forma, o colaborador insere o tempo que levou para realizar uma tarefa, concluir um projeto ou outras atividades específicas.
A partir daí, é feita a análise do tempo por supervisores, gerentes de projetos ou, até mesmo, clientes, dependendo o segmento de atuação da empresa. Caso haja suspeita de fraude ou as informações não se relacionem aos registros do relógio ponto, é possível que o controle retorne ao colaborador para correção. Somente depois da aprovação é que as horas são liberadas para pagamento.
Quais cálculos não podem ser esquecidos?
Ao se tratar de horas extras, é importante não esquecer da tolerância de 10 minutos estipulada pela CLT. Ou seja, o colaborador pode adiantar-se ou atrasar esse período por dia, sem que o pagamento seja descontado ou acrescido.
Apenas o período que se estende além disso deve ser somado ao montante, mesmo nas empresas que não trabalham com horas extras mas são adeptas ao banco de horas.
Qual a importância do espelho de ponto?
O espelho de ponto vai além do registro de jornada. Ele é mais uma garantia de segurança para contratantes e contratados, assumindo o papel de comprovante da jornada realizada. Rastrear o tempo de produtividade é uma forma consistente de verificar faltas e atrasos. Ter um controle de um cálculo preciso das horas trabalhadas em tempo real, faz com que o tempo gasto em ajustes necessários para o fechamento do espelho de ponto, sejam transformados em mais horas produtivas no departamento pessoal das empresas.
Nesse sentido, se o registro de entrada e saída é obrigatório para todas as empresas com mais de 10 colaboradores, o espelho de ponto é uma fonte de documentação a mais que deve ser considerada. Afinal, a sincronização adequada entre os dados revela os níveis de produtividade coletiva e os individuais, importantíssimos para os processos de tomada de decisões.
Ao acompanhar o desempenho, podem potencializar os pontos positivos. E o contrário também é válido: utilizando o software certo para isso, líderes, supervisores e diretores conseguem visualizar com precisão onde estão as falhas, efetuando as correções de maneira ágil e eficiente.
Identificar problemas pontuais — como os atrasos — é de extrema importância. Quando a empresa descobre o motivo para que isso esteja acontecendo, pode tomar medidas adequadas para solucionar essas questões.
Benefícios para outros setores
Mais do que calcular a folha de pagamento e medir a produtividade dos colaboradores, o espelho de ponto é fundamental para colaborar com o trabalho de setores estratégicos da empresa.
Ao identificar problemas que atrasam a conclusão de projetos e disponibilizar o detalhamento de cada processo para que os próprios colaboradores possam complementar com as informações desejadas, os responsáveis por essas ações podem realizar planejamentos cada vez mais eficazes, de maneira rápida e segura.
A margem de erro diminui enquanto aumentam as possibilidades de entregar produtos ou serviços. O que pode ser bastante relevante para empresas que trabalham com processos logísticos, por exemplo.
A grande questão é que o uso correto da força de trabalho é um importante elemento para o sucesso de um negócio. As informações obtidas por meio do espelho de ponto trazem uma segurança a mais não só no cumprimento da legislação, mas também para o planejamento estratégico da empresa.
Se há mudanças na produtividade, é preciso investigar os motivos. O espelho de ponto surge, então, como uma janela que permite uma visão ampla e nítida dessas questões por meio de informações seguras e relevantes.
E por falar em produtividade, você realmente sabe como deve ser feito o pagamento de horas extras? É importante dominar esse assunto, pois cálculos errados podem minar a motivação da sua equipe. A FolhaCerta pode ajudar: leia mais sobre o assunto!
