O fechamento da folha de pagamento é uma das mais importantes atividades do Departamento Pessoal em qualquer empresa. Trata-se do momento em que se contabilizam todos os proventos e descontos de cada colaborador, uma responsabilidade muito grande tanto em relação à empresa quanto aos colegas, que esperam receber seus salários e benefícios corretamente, no prazo acordado.
Neste artigo, vamos explicar como realizar o fechamento da folha de pagamento da sua empresa de uma forma prática e precisa. Ainda, falaremos sobre os principais proventos e descontos e como fazer o lançamento das informações no eSocial. Ao final, abordaremos a desoneração da folha e sua importância para a saúde financeira do negócio. Confira!
Quais são os requisitos que devem constar na folha de pagamento?
A geração da folha de pagamento é um processo do Departamento Pessoal que consiste no cálculo de todos os proventos e descontos a serem aplicados na remuneração final de cada um dos colaboradores da empresa. Independentemente da quantidade de funcionários, esse cálculo deve ser feito individualmente, pois cada pessoa gera saldos específicos ao longo de cada mês.
Entre as informações que devem constar na folha de pagamento estão:
- dados da empresa e do colaborador;
- quantidade de dias trabalhados;
- valor bruto e líquido do salário;
- valores de horas extras e demais adicionais;
- descontos realizados.
Quais os principais proventos da folha de pagamento?
Os proventos são todos os valores adicionados ao pagamento do colaborador, ou seja, tudo aquilo que gera saldo positivo ao trabalhador. Veja a lista dos principais itens:
- salário correspondente à quantidade de dias trabalhados;
- comissões e/ou bônus;
- auxílio-creche;
- horas-extras;
- adicional noturno;
- adicional de insalubridade;
- férias e ⅓ sobre as férias;
- saldo de banco de horas;
- PLR.
Quais os descontos da Folha de Pagamento?
Assim como existem valores a serem adicionados ao cálculo da folha de pagamento, existem outros a serem descontados. Parte deles consiste nas garantias de direitos trabalhistas, que podem ser resgatados pelo colaborador futuramente, como acontece com o FGTS, por exemplo. Veja alguns dos descontos mais frequentes:
- INSS;
- FGTS;
- IR;
- adiantamento de salário;
- faltas injustificadas;
- vale-transporte;
- vale-alimentação;
- plano de saúde;
- empréstimos consignados;
- previdência privada.
Como fazer o fechamento da folha de pagamento no eSocial?
O fechamento da folha de pagamento é, na verdade, um processo contínuo que deve ser realizado ao longo de todo o mês pelo time de Recursos Humanos. Dessa forma, evita-se que as tarefas se acumulem, diminuindo, também, a incidência de erros. Nos tópicos a seguir, vamos dar dicas para tornar o seu fechamento da folha mais ágil e eficiente.
Colete os dados ao longo do mês
A coleta dos dados que serão lançados na folha de pagamento pode ser realizada ao longo de todo o mês, e não apenas na última semana. Para isso, é importante que, diariamente, sejam realizados os ajustes nos pontos dos colaboradores, incluindo questões como:
- horas-extras;
- saldo de banco de horas positivos e negativos;
- atestados e afastamentos;
- adicionais noturnos;
- férias.
Não se esqueça de registrar os adiantamentos e bonificações pontuais que ocorrem no período, para que eles sejam devidamente descontados.
Conferência das informações e geração da folha de pagamento
Antes do fechamento da folha de pagamento, realize uma conferência minuciosa dos dados. O ideal é contar com o apoio de um check list, no qual se possa acompanhar cada item e garantir que tudo esteja correto. Alguns itens que não podem faltar nessa lista são:
- registros de ponto sem pendências de ajustes;
- horas-extras e adicionais noturnos calculados e lançados;
- vale-transporte comprado e desconto lançado na folha;
- coparticipação e mensalidades dos planos de saúde lançados na folha;
- convênios calculados e lançados na folha;
- férias e afastamentos registrados;
- admissões, avisos prévios e demissões enviados ao CAGED.
Envio dos dados ao eSocial
Depois de todos os lançamentos feitos e conferidos, é preciso realizar o envio dos eventos do eSocial correspondentes até o dia 7 do mês subsequente. Os eventos a serem realizados são:
- S1200: evento de remuneração, que informa o salário do empregado e é utilizado como base para o cálculo do INSS e FGTS;
- S1210: evento de pagamento, que informa o valor pago ao colaborador após todos os cálculos realizados na folha de pagamento;
- S1299: fechamento da empresa, que encerra as atividades e envios do mês de referência.
Como funciona a desoneração da Folha de Pagamento?
A desoneração da folha de pagamento é um modo de substituir a forma como a empresa paga seus tributos ao INSS. Na contribuição convencional, a empresa deve pagar 20% sobre o salário dos colaboradores, enquanto no modelo de desoneração, aplica-se um percentual que varia entre 1% e 4,5% sobre sua receita bruta.
Dessa forma, o modelo mais adequado para cada empresa vai depender do quanto o pagamento dos salários representa em relação ao seu faturamento. Anualmente, é possível escolher o regime que melhor se enquadra na situação atual da organização.
Como vimos, o fechamento da folha de pagamento envolve uma série de cuidados, por isso não se deve deixar tudo para os últimos dias. Realizando as atividades paulatinamente, como explicamos no decorrer do artigo, você não terá grandes dificuldades.
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