O modelo de nota fiscal (NF) nada mais é que uma forma de representar a nota fiscal. Este documento oficial registra uma transação comercial, seja a venda de mercadorias ou a prestação de serviços. A nota fiscal tem a finalidade de documentar a operação e é usada para fins de controle fiscal, tributação e regulamentação do comércio.
As notas fiscais desempenham um papel fundamental na regulação das atividades comerciais e no pagamento dos impostos devidos ao governo. Elas também são importantes para a proteção dos direitos do consumidor, uma vez que fornecem um registro oficial da transação.
Vale destacar que a falta de emissão ou a emissão incorreta de notas fiscais pode resultar em multas e penalidades fiscais para as empresas, por isso, contar com uma contabilidade especializada, como a Contabilizei, é recomendável.
Se você é empreendedor e precisa de um modelo de nota fiscal para emitir para o seu cliente pessoa física ou jurídica, fique conosco.
Quais as informações presentes na nota fiscal?
Para entender se o modelo de nota fiscal está correto, vale lembrar dos principais elementos e informações contidas em uma nota fiscal:
- Dados do Emitente: Nome ou razão social da empresa, CNPJ do emitente, endereço do emitente, inscrição estadual ou municipal e outros dados de identificação do emitente;
- Dados do Destinatário: Nome ou razão social do comprador ou destinatário, CNPJ ou CPF e endereço do destinatário e outras informações relevantes sobre o destinatário;
- Descrição dos Produtos ou Serviços: Detalhes sobre os produtos vendidos ou serviços prestados, como a quantidade, descrição, valor unitário e valor total de cada item;
- Impostos: Informações sobre os impostos incidentes na operação, como ICMS, IPI, ISS, PIS, COFINS, entre outros tributos, com os seus valores correspondentes;
- Data e Número da Nota Fiscal: Data de emissão da nota fiscal;
- Número único que identifica a nota fiscal emitida pela empresa;
- Natureza da Operação: Indicação se a operação é uma venda, prestação de serviço, devolução, remessa para conserto, etc.
- Forma de Pagamento: Como a transação foi ou será paga (à vista, a prazo, dinheiro, cartão de crédito, etc.).
Quais são os principais tipos de notas fiscais?
Existem diferentes modelos de nota fiscal de acordo com o objetivo da operação. Assim, confira os principais tipos de nota fiscal:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Utilizadas na formalização de prestação de serviços;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Utilizadas nas operações de circulação de mercadorias;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): É o antigo cupom fiscal, utilizado nas vendas de mercadorias a consumidores finais.
- Nota Fiscal Avulsa: Pode ser usada tanto para serviços quanto para mercadorias em situações excepcionais, quando a empresa ou pessoa física não possui um sistema de emissão de notas eletrônicas.
Abaixo, veja mais detalhes de como usar cada uma das notas fiscais.
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Para que serve cada modelo de nota fiscal?
Agora que você já sabe os tipos de notas fiscais, é importante entender quando usar cada uma. Vamos lá?
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um documento fiscal utilizado para registrar a prestação de serviços. É emitida pelas empresas prestadoras de serviços e serve para documentar a transação e os impostos envolvidos na prestação de serviço. A NFS-e é geralmente emitida de forma eletrônica.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento fiscal utilizado para registrar a circulação de mercadorias. É emitida pelas empresas que vendem produtos e serve para documentar a transação e os impostos envolvidos na venda de mercadorias. A NF-e também é emitida de forma eletrônica e substituiu em grande parte a antiga nota fiscal em papel.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é um documento fiscal utilizado para registrar a venda de produtos diretamente ao consumidor final. Ela é uma alternativa à emissão do Cupom Fiscal (ECF) e é emitida de forma eletrônica. A NFC-e é geralmente usada em estabelecimentos comerciais, como lojas varejistas (farmácias, mercados, restaurantes, entre outros).
Nota Fiscal Avulsa (para serviço e para mercadorias)
A nota fiscal avulsa é utilizada em situações específicas, quando uma empresa ou pessoa física não possui um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. É emitida pela Receita Federal ou órgãos estaduais e municipais competentes. Pode ser usada tanto para serviços quanto para mercadorias, em casos excepcionais.
Como emitir cada modelo de nota fiscal?
Os requisitos e os dados para emissão de nota fiscal no Brasil podem variar de acordo com a legislação estadual e municipal, uma vez que a regulamentação fiscal é descentralizada e pode apresentar diferenças de um estado para outro. No entanto, de forma geral, aqui estão alguns dos requisitos comuns para a emissão dos principais modelos de nota fiscal:
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
- Cadastro da empresa junto à Receita Federal (CNPJ ativo);
- Cadastro da empresa junto à prefeitura do município onde os serviços são prestados, com número de Inscrição Municipal ativa;
- Em alguns municípios pode ser necessário um certificado digital válido,
- Configuração dos dados da empresa no portal municipal de credenciamento para emissão de notas fiscais no município.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Cadastro da empresa junto à Receita Federal (CNPJ ativo);
- Cadastro da empresa junto à Receita Estadual com o número de Inscrição Estadual ativo;
- Certificado digital válido;
- Acesso a um software emissor de NF-e;
- Cumprimento das obrigações tributárias estaduais,
- Configuração do software emissor de acordo com as especificações do estado.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Cadastro da empresa junto à Receita Federal (CNPJ ativo);
- Cadastro da empresa junto à Receita Estadual com o número de Inscrição Estadual ativo;
- Certificado digital válido;
- Acesso a um sistema ou software de emissão de NFC-e;
- Configuração do sistema emissor de acordo com as especificações do estado,
- Impressora fiscal térmica (quando necessário).
Nota Fiscal Avulsa (para serviço e para mercadorias)
- Solicitação junto à Receita Federal, Estadual ou Municipal, dependendo da circunstância;
- Documentação específica exigida pelas autoridades fiscais,
- Pagamento das taxas e tributos devidos.
Vale ressaltar que, devido à complexidade das regulamentações fiscais no Brasil, é essencial que as empresas consultem a legislação vigente em seu estado e município e estejam em conformidade com os requisitos específicos para a emissão de cada modelo de nota fiscal. Além disso, a utilização de um contador ou escritório de contabilidade é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
Saiba mais: “Como emitir nota fiscal com o certificado digital”.
Como funciona a numeração da série da nota fiscal?
A numeração da série da nota fiscal consiste em uma sequência numérica que segue um padrão estabelecido pela legislação fiscal. Essa numeração é composta por dois elementos principais, o número da nota fiscal e a série da nota fiscal.
O número da nota fiscal é único para cada nota emitida e é incrementado sequencialmente a cada nova emissão. Por exemplo, se a última nota fiscal emitida foi “365-1,” a próxima será “366-1” e assim por diante. Já a série é uma sequência alfanumérica única para a empresa, usada para identificar a ordem de emissão das notas fiscais. Ela pode conter letras, números ou uma combinação de ambos, como “A,” “001,” “1”, “123,” “S1,” ou “X2.”
A numeração da série desempenha um papel crucial no controle fiscal e contábil, permitindo que a empresa e as autoridades fiscais rastreiem e verifiquem todas as transações comerciais. Ela também é regulamentada por leis fiscais estaduais e municipais, sendo importante estar em conformidade com as normas locais. Além disso, a empresa deve registrar e arquivar todas as notas fiscais emitidas, garantindo a correta numeração da série, o que é fundamental para a prestação de contas às autoridades fiscais e para proteger contra fraudes.
A numeração da série também desempenha um papel importante durante auditorias e fiscalizações, onde as autoridades podem verificar a sequência numérica das notas fiscais para garantir a conformidade fiscal.
Controle melhor as suas notas fiscais com uma contabilidade especializada
Como mencionado anteriormente, a emissão de qualquer tipo de nota fiscal requer a utilização de um sistema emissor, garantindo uma estrutura adequada de informações e a comunicação eficaz com os órgãos fiscalizadores para o registro das notas.
Além de fornecer a abertura de empresas de forma gratuita e oferecer suporte completo na gestão contábil do seu CNPJ, a Contabilizei também disponibiliza um emissor de notas fiscais ilimitado para operações que envolvem prestação de serviços e venda de mercadorias, tudo isso sem custos adicionais. Oferecemos o suporte necessário para atender a todos os requisitos e configurações exigidos na emissão de notas fiscais.
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