O trabalho remoto já se tornou uma realidade para diversas empresas no Brasil e no mundo. Embora já faça parte do novo normal, muitas organizações foram pegas de surpresa com a mudança, por isso, não têm uma política de home office bem estabelecida.
Mas o que precisa ser considerado na hora de criar esse documento? Neste artigo, explicamos melhor o que é a política de HO, por que ela é importante e quais elementos precisam fazer parte dela. Confira!
O que é o home office?
Antes de abordarmos a política em si, é interessante conceitualizar o que é o trabalho home office. Trata-se da modalidade que se refere ao trabalho remoto, ou seja, o colaborador não precisa se dirigir diariamente à empresa para exercer suas atividades.
Normalmente, como o próprio nome sugere, o trabalho é feito de casa, no entanto, isso não é uma regra. Basta que o colaborador tenha a infraestrutura necessária no local em que escolheu realizar sua jornada remotamente.
A principal proposta do modelo é desburocratizar a relação trabalhista, dando ao trabalhador mais flexibilidade, autonomia e senso de responsabilidade. Além disso, sem a necessidade de se deslocar ao trabalho e perder horas no trânsito ou no transporte público, o profissional consegue conciliar melhor sua vida pessoal e profissional, reduzindo o estresse e obtendo mais qualidade de vida.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Sodexo, 92% dos profissionais entrevistados afirmam que preferem manter uma rotina de trabalho remoto, mesmo após o fim do isolamento social.
O que é uma política de home office?
Uma política de home office é um documento oficial que ajuda o RH a padronizar a rotina desse modelo de trabalho, estabelecendo regras e normas de conduta.
Nesse sentido, o documento pode conter informações sobre:
- Horários da jornada de trabalho e intervalos;
- Forma como as atividades serão entregues e monitoradas;
- Ferramentas de comunicação utilizadas oficialmente;
- Equipamentos e ferramentas fornecidos pela empresa ao colaborador;
- Regras de sigilo e seguranças de dados e informações;
- Penalidades no caso de descumprimentos das regras estabelecidas na política.
Por que é importante adotar uma política de home office?
Uma política de home office bem estruturada funciona como um guia para orientar colaboradores, lideranças e o próprio RH nas atividades a serem feitas e também na gestão de pessoas.
Assim, ela ajuda a evitar erros, dificuldades de comunicação e excessos de procrastinação que impactam na produtividade do time e no desempenho da organização como um todo.
Além disso, o documento ajuda a entender, de forma clara, as responsabilidades da empresa e os deveres dos colaboradores no cumprimento da jornada, possibilitando um maior alinhamento de expectativas e dando embasamento para feedbacks e avaliações de desempenho.
Quais são os direitos do trabalhador em home office?
O trabalhador em home office tem praticamente os mesmos direitos de qualquer colaborador interno, como:
- Registro em carteira;
- Férias;
- 13° salário;
- Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Vale-transporte referente aos dias em que ele precisará se deslocar à empresa (no caso de trabalho híbrido);
- Remuneração compatível com a função;
- Benefícios corporativos oferecidos aos demais colaboradores ou estabelecidos pela convenção coletiva.
Além dos direitos coletivos, a empresa deve fornecer aos colaboradores em trabalho remoto as ferramentas necessárias para que ele exerça sua função. Essa medida deve estar prevista em contrato e é importante para que o profissional não precise arcar com despesas que são originalmente do empregador.
Ainda, o contrato de trabalho também pode determinar uma ajuda de custo da empresa para que o profissional banque serviços como energia elétrica, internet e telefone, que são essenciais para a realização de suas atividades.
Como criar uma política de home office?
É importante que a política de home office seja feita de forma clara e objetiva, com todas as orientações necessárias para conduzir os contratos vigentes e as novas contratações nessa modalidade. Na hora de estabelecê-la, é importante considerar alguns fatores. A seguir, listamos os principais pontos.
Determine os equipamentos que serão fornecidos
A lei nº 13.467, que regulamenta o trabalho remoto, determina que a empresa deve fornecer ao colaborador os equipamentos necessários para a execução das atividades. Dessa forma, é importante estabelecer na política quais são as ferramentas necessárias para cada função e como será feito esse fornecimento.
Aqui, é importante deixar expresso quais serão esses equipamentos, desde computadores a softwares, e também como será feito o reembolso das despesas arcadas pelo empregado.
Garanta a ergonomia e a saúde física do trabalhador
Cabe ao RH cuidar da saúde física dos colaboradores no exercício da função. Por isso, mesmo que o trabalho seja feito de casa, é preciso garantir que as regras de ergonomia estão sendo seguidas.
Esse item deve constar na política de home office e a empresa precisa analisar a estrutura do posto de trabalho do profissional para, caso necessário, fornecer equipamentos e instrumentos para garantir a saúde dele.
Priorize a segurança de informações
Outro ponto que deve constar na política de home office diz respeito ao tratamento e à segurança de informações da empresa. Os colaboradores devem ser instruídos sobre acessos e cuidados no compartilhamento de dados.
Além disso, é importante utilizar ferramentas criptografadas, antivírus e páginas seguras para evitar o vazamento de informações.
Alinhe expectativas e objetivos
Outro ponto que é válido incluir na política são os objetivos e motivações pelos quais a empresa está adotando o regime home office. Entender esse propósito vai ajudar a organização a alinhar expectativas e monitorar indicadores, para perceber se a estratégia está alcançando as metas desejadas.
Alguns objetivos que podem embasar essa decisão são:
- Reduzir custos com espaços físicos;
- Proporcionar mais flexibilidade e autonomia aos profissionais;
- Possibilitar a contratação de talentos qualificados, independentemente da localidade;
- Reduzir o estresse e melhorar a motivação e a satisfação dos colaboradores.
Defina os canais de comunicação interna
É importante ter canais oficiais de comunicação com quem está trabalhando de casa, para que as informações não se percam e não tenham ruídos. Para tanto, os colaboradores devem ter um canal eficiente para falarem com seus gestores sempre que precisarem, mantendo a rotina mesmo à distância.
Mas além de definir os meios de comunicação, é ideal estabelecer uma rotina de reuniões online e detalhar os horários em que os profissionais e líderes devem estar à disposição para atender seus pares.
Estabeleça indicadores de performance
Já falamos sobre a importância de definir objetivos para o trabalho home office. Mas é preciso, também, escolher e acompanhar indicadores que ajudem o RH a identificar o sucesso da estratégia.
Se a ideia é aumentar a satisfação, por exemplo, é interessante acompanhar indicadores como índice de retenção, absenteísmo, clima organizacional, índice de produtividade, entre outros.
Estabeleça a jornada de trabalho
Esse é um ponto que, muitas vezes, é esquecido e acaba gerando problemas de comunicação. Logo, é fundamental determinar os horários de início e término das jornadas de trabalho, assim como os intervalos.
Lembre-se que a gestão não estará no mesmo ambiente que o colaborador, por isso, ela precisa saber se pode ou não contar com ele em determinado horário. Estabelecer uma política clara e realizar o controle de horários ajuda, também, a identificar faltas e atrasos.
Formalize todas as regras em um documento
Por fim, depois de levantar todos os tópicos necessários, é preciso formalizar as informações centralizando-as em um único documento. Esse documento deve ser disponibilizado para colaboradores e gestores, informando a todos os envolvidos as regras e boas práticas para que o trabalho home office alcance os resultados esperados.
Entenda que a política home office não é algo imutável. Como essa modalidade de trabalho ainda é novidade para muitas companhias, é comum que algumas diretrizes precisem ser alteradas no meio do caminho. Por isso, não tenha medo de realizar ajustes sempre que necessário e não se esqueça de reforçar a política com os colaboradores periodicamente.
Como fazer um controle de jornada de trabalho home office?
Mesmo que os colaboradores não estejam trabalhando presencialmente na empresa, o RH deve adotar ferramentas que permitam controlar a rotina do dia a dia e o cumprimento das tarefas no prazo.
Esse controle é necessário para o fechamento da folha de pagamento e também para avaliar o desempenho do time, propondo ações de desenvolvimento e garantindo uma melhoria contínua.
Para acompanhar a jornada, é possível utilizar sistemas de controle de ponto digitais, como o Tangerino, uma ferramenta simples que ajuda a otimizar a gestão. A tecnologia também pode auxiliar na gestão de tarefas do dia a dia, por meio de ferramentas de produtividade, como o Trello e o Slack.
Concluindo, criar uma política de home office é uma tarefa importante para garantir a gestão remota dos colaboradores e estabelecer regras e diretrizes que tornarão o trabalho mais produtivo. Na hora de formalizar o documento, lembre-se de incluir fatores importantes como direitos e deveres dos profissionais, jornada de trabalho, canais de comunicação, entre outros.
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