PorLetícia Sell, Advogada e Consultora de Proteção de Dados comenta os dois anos de vigência da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, Lei 13.709/2018, passou a valer em nosso país em setembro de 2020 e, em pouco mais de dois anos, já podemos observar alguns impactos ocasionados pela legislação, inclusive, na área de Recursos Humanos.
Conforme já mencionado em outros textos aqui na coluna, a LGPD veio para regularizar a utilização de dados pessoais e garantir direitos aos titulares desses dados. Por conta disso, a forma de utilizar as informações das pessoas mudou, a fim de que esteja conformidade com a Lei.
Aliado a isso, os titulares de dados começaram a ter conhecimento dos seus direitos e passaram a questionar as empresas para as quais entregam seus dados a respeito da observância da Lei. Por conta disso, sites de reclamações registraram várias demandas relacionadas a utilização de dados, assim como os primeiros processos chegaram no judiciário. Acompanhe para saber tudo isso!
Mas o que mudou para o RH com a vigência da LGPD?
O trabalho dos Recursos Humanos é um trabalho que, naturalmente, utiliza muitos dados pessoais de funcionários e futuros funcionários e, por isso, é correto afirmar que o RH está intimamente relacionado à ideia de proteção de dados.
E o primeiro ponto de mudança que vamos analisar é justamente esse: a obrigação de proteger os dados.
Ao coletar e armazenar os dados pessoais, o profissional de RH deve se preocupar com a proteção dessas informações, para que terceiros não autorizados tenham acesso ou para que elas não vazem e se disseminem por aí.
Mas é importante estarmos atentos que essa preocupação deve começar antes mesmo, inclusive, da coleta de dados, pois um dos principais pontos que mudou com a implementação da LGPD é a necessidade de dar informação prévia ao titular sobre o que será feito com suas informações pessoais.
Assim, por exemplo, num processo para selecionar candidatos a determinada vaga, o edital deve conter a informação aos futuros candidatos de como os seus dados serão utilizados. Informações sobre a finalidade da coleta dos dados, o prazo pelo qual eles serão armazenados e com quem serão compartilhados são imprescindíveis.
Isso porque a LGPD traz a ideia do titular de dados como o único dono dos dados. Assim, quando uma pessoa entrega seus dados, na verdade ela está somente “emprestando-os“ e é dever daquele que os recebe prestar todas as informações sobre a sua utilização. Desse modo, quando entrega os dados, o titular tem que ter clareza sobre o que irá acontecer com eles.
Além disso, ao coletar os dados, o profissional de RH deve ter atenção de somente pegar e armazenar os dados estritamente necessários para o atendimento da finalidade pretendida. Aquele pensamento “quanto mais dados melhor, vai que é preciso lá na frente” deve cair totalmente por terra. A regra agora é “quanto menos dados melhor”.
Afinal, dados excessivos em um banco de dados só servem para torná-lo ineficiente, além de aumentar o dano no caso de acontecer algum incidente de segurança.
Outra determinação trazida pela LGPD, e que deve ser observada pelo RH, é a respeito da adoção de medidas técnicas de segurança, a fim de proteger as informações que possui. Assim, é dever de quem utiliza dados instalar e manter os melhores sistemas de segurança possível para resguardar os dados.
Desse modo, investir em antivírus de qualidade, no controle do acesso ao sistema e possibilitar somente acesso com senhas, além do monitoramento de salas que guardem documentos físicos são algumas medidas possíveis de serem adotadas.
A Lei também determina que se tenha muito cuidado com o compartilhamento dos dados a que teve acesso. Assim, o titular deve saber com quem as suas informações serão compartilhadas e a finalidade desse compartilhamento tem que ser totalmente compatível com aquela que justificou a coleta dos dados.
O contexto das leis de proteção de dados no RH
Voltemos ao exemplo do processo seletivo. Imagine que uma empresa de Recursos Humanos fique responsável pela implementação de seleção de um contador para a Construtora Alpha.
Conforme já mencionado, no edital desse processo seletivo deverá conter informação a respeito de quais dados pessoais são necessários, para qual finalidade (preenchimento do cargo) e com quem serão compartilhados (no caso, com a empresa Alpha).
No edital também tem que ter a informação a respeito de por qual período aqueles currículos não selecionados poderão ser enviados para outras empresas que abrirem processo seletivos para contadores. Só que, nesse caso, a empresa de RH deve se comprometer a enviar um e-mail ao titular, informando desse compartilhamento do documento.
Como pode ser observado no exemplo, são medidas simples que possibilitam o cumprimento da obrigação de dar informação ao titular a respeito do uso e compartilhamento de seus dados.
Por fim, outro ponto, extremamente importante, que deve ser mencionado aqui, é que a LGPD trouxe a necessidade de que profissionais que manipulem os dados, recebam treinamentos a respeito da importância da proteção de dados e sejam conscientizados nesse sentido.
Com isso, os profissionais de RH devem conhecer a vigência da LGPD e devem receber cursos e palestras que os mostre, na prática, quais medidas devem ser tomadas ao utilizarem dados e o que não deve ser feito, a fim de que haja respeito no uso daqueles dados a que teve acesso.
Conforme salientado no início do texto – e ao longo dos textos da coluna – a vigência da LGPD promoveu várias mudanças a todos aqueles que utilizam dados pessoais e, por isso, não poderia ser diferente no RH.
Mas, o mais importante, é observar que, muito embora exista a apreensão em um primeiro momento sobre como deve ser daqui para frente, todas as mudanças são simples de serem implementadas e causam diferenças significativas com relação a efetiva proteção dos dados pessoais.
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