Os documentos de RH e DP são partes essenciais do trabalho e do dia a dia dessas áreas, que cuidam de toda a gestão de pessoas dentro de uma empresa. E a organização e armazenamento desses arquivos são fundamentais por diversos fatores.
Além do cuidado com a informação que circula dentro da empresa, sendo a maioria confidencial, a gestão de documentos de funcionários e ex-funcionários é importante para resguardar a empresa, evitando que se envolva em processos trabalhistas e pague multas.
Assim, além de conhecer quais são os documentos para RH e DP, essas áreas precisam encontrar a melhor maneira de realizar a gestão desses arquivos, além de saberem por quanto tempo esses documentos precisam ser guardados pela empresa.
Para ajudar a entender melhor sobre o assunto, o Tangerino by Sólides – Software para DP traz os principais documentos para RH e DP, a importância da gestão desses arquivos e por quanto tempo cada um deles precisa ser armazenado. Continue a leitura!
Qual a importância em saber sobre os principais documentos de RH e DP?
O Recursos Humanos e o Departamento Pessoal lidam diariamente com processos relacionados à gestão de funcionários. Isso inclui uma série de documentos, arquivos e contratos que precisam ser muito bem organizados e geridos.
Esses documentos são diversos, desde os dados pessoais dos funcionários, até os contratos de trabalho assinados, aqueles referentes a controle de ponto, férias, pagamento de salários, licenças e atestados médicos, acidentes de trabalho, dentre vários outros.
Profissionais que atuam nessas áreas precisam conhecer todos esses documentos e qual a função de cada um deles, além de entender a importância de fazer sua correta gestão, inclusive cuidando para que seja feito o devido armazenamento.
Conhecer todos esses documentos, sua função e também realizar uma correta gestão é importante para que as áreas atendam toda a legislação, inclusive no que se refere ao tempo de guarda desses documentos.
Além disso, os documentos para RH e DP são importantes para resguardar os funcionários e a própria empresa de problemas e até mesmo processos trabalhistas.
Ao não realizar uma boa gestão de documentos alguns problemas podem ser encontrados, tais como:
Perda de documentos
Geralmente, em empresas onde não há gestão de documentos, percebe-se que um documento não está onde deveria estar somente quando alguém precisa dele.
Assim, sem um controle, dificilmente será possível saber quando foi extraviado e o por quem, o que impossibilita que ele seja recuperado.
Além disso, documentos físicos estão mais suscetíveis a desaparecerem e isso pode ocorrer em diversas situações, como em desastres como incêndios ou enchentes e chuvas. Nesse caso, a digitalização é uma ação altamente recomendada.
Surgimento de custos não previstos
A falta de gestão e armazenamento correto de documentos para RH e DP pode fazer com que a empresa tenha custos que não estavam previstos, seja para recuperar um documento desaparecido ou até mesmo para preparar um local físico onde os documentos ficarão.
Chances de vazamento de dados confidenciais
A empresa lida diariamente com dados próprios e com informações de seus funcionários, clientes e fornecedores que não podem ser acessados por qualquer pessoa. Especialmente com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), essa regra é ainda mais rígida.
A falta de cuidado com informações confidenciais pode gerar sérios problemas até mesmo jurídicos e com penalidades para a empresa, por isso, o controle e atenção a todos os dados, arquivos e documentos que por ali circulam é fundamental.
Ao ter conhecimento sobre a importância de conhecer e gerir os documentos para RH e DP, as vantagens são percebidas, principalmente, quando utilizadas soluções de tecnologia, como armazenamento em nuvem . Alguns benefícios são:
- Mais ganho de tempo, por meio de uma organização que permite saber exatamente onde está localizado cada tipo de documento, especialmente com o uso de tecnologia, possibilitando um acesso ágil e integrado a cada arquivo;
- Economia com espaço físico, uma vez que a tecnologia permite a digitalização de documentos físicos, não sendo necessário haver um espaço para armazená-los;
- Segurança e confidencialidade das informações, já que a tecnologia disponibiliza sistemas que permitem o controle do acesso por parte de colaboradores, garantindo mais sigilo;
- Maior proteção dos arquivos armazenados na nuvem, já que esses sistemas possuem formas de proteger os arquivos para que não sejam deletados ou tenham cópia de segurança, evitando a perda de documentos e contratos importantes;
- Mais agilidade e produtividade, permitindo que as tarefas sejam otimizadas, uma vez que todos os documentos estão organizados e com fácil acesso, sem perda de tempo para encontrá-los;
- Possibilidade de negócios serem fechados à distância, com a facilidade de assinar documentos digitalmente, por meio da assinatura eletrônica.
Quais são os principais processos dos setores que usam documentos?
Cada empresa possui suas características e demandas específicas, principalmente dependendo do tipo e tamanho do negócio. No entanto, é fato que o departamento pessoal e o RH, em qualquer empresa, precisam cumprir uma série de tarefas e processos básicos.
Isso porque toda a atividade envolvida nessas áreas possui a legislação trabalhista como base, considerando uma série de obrigações, fluxos e prazos que obrigatoriamente devem ser cumpridos para resguardar a empresa e o funcionário contratado.
Por isso, diversos documentos para RH e DP são fundamentais para o bom funcionamento da empresa e gestão de seus funcionários, possibilitando que as áreas cumpram o seu papel.
Esses documentos podem ser divididos por tipo de processo ao qual ele está vinculado, para facilitar ainda mais a compreensão do papel desses setores, além da importância desse trabalho que envolve toda a gestão de pessoas de uma empresa. Veja:
Documentos de administração
Essa pode ser ser considerada uma das etapas mais burocráticas dos processos de RH e DP, por lidarem com as atividades jurídico-administrativas, como folha de pagamento, gestão de seguros e contratação de funcionários. Assim, alguns processos são:
Contrato do funcionário
É necessário que colaboradores de uma empresa possuam um contrato de trabalho que irá oficializar a relação de trabalho entre as partes.
Nesse documento, devem conter informações importantes, como a atividade que aquele funcionário exerce, qual seu horário de trabalho e a remuneração recebida, além de outras especificidades que podem surgir.
Além disso, caso, em algum momento a empresa e o colaborador acertem alguma mudança, como promoção, aumento salarial, novo formato de trabalho, essa novidade deve ser incluída por meio de um aditivo no contrato.
Folha de pagamento
Esse é um documento que especifica de que maneira os colaboradores são pagos pelos seus serviços no final do mês.
Nele, as informações trabalhistas de cada funcionário são convertidas em dados contábeis, permitindo o cálculo do pagamento líquido e do pagamento bruto. Assim, são especificados acréscimos, descontos, impostos, dentre outros detalhes.
Documentos de planejamento de funcionários
Esses tipos de documentos são voltados para organizar os turnos e escalas de funcionários, permitindo que seja destinada a quantidade necessária de pessoal para cumprir aquela tarefa.
O objetivo é garantir, por meio de uma gestão eficiente e otimizada, que não sejam colocados funcionários a mais e nem a menos para cumprir determinada tarefa.
Calendários de trabalho
Especifica quais são os dias a serem trabalhados na empresa, incluindo feriados municipais e nacionais, pontos facultativos e possíveis recessos, para que todos saibam aqueles dias em que não haverá expediente ou, por exemplo, trabalho reduzido.
Turnos dos funcionários
Esse é um documento importante, principalmente em empresas que demandam a necessidade de haver escalas e turnos de trabalho, como em hospitais, serviços de segurança, entre outros.
Nele, devem constar todos os profissionais disponíveis e os horários de trabalho para que as escalas sejam organizadas e não falte profissional ou sobre algum ocioso.
Documentos de gestão de funcionários de RH
As tarefas relacionadas à gestão de funcionários têm o objetivo de entender quem é cada colaborador, seu papel dentro da estrutura organizacional da empresa, sua movimentação em relação a jornada de trabalho, férias, dentre outros aspectos.
Perfil do funcionário
É fundamental que a empresa possua em seu banco de dados todos os dados importantes do profissional, desde dados pessoais, como contato pessoal e de emergência, endereço, até o histórico do colaborador dentro da empresa, como treinamentos e promoções.
Gestão da jornada de trabalho
Os horários de entrada e saída dos funcionários da empresa são dados muito importantes e necessários. Um dos principais motivos é a necessidade de controle das horas para gestão do banco de horas ou horas extras, que afetam diretamente o salário dos profissionais.
Além disso, o registro correto do ponto serve como forma de respaldar tanto a empresa quanto o funcionário de processos trabalhistas que possam vir a surgir.
É recomendado que DP opte por uma solução de controle de ponto online, que oferece uma série de facilidades nesse processo de gestão do ponto, desde flexibilidades no registro, como a marcação offline, até a entrega de relatórios de atrasos, dentre outros dados.
Gestão de licenças médicas
Sempre que um profissional for se ausentar por motivos de saúde, essa falta deve ser justificada com a entrega do atestado médico ou licença médica, que comprovará que a sua ausência naquele dia não afetará o salário do funcionário.
Assim, o RH e o DP devem se organizar para realizarem a gestão desse importante documento, que precisará ficar armazenado por até cinco anos na empresa.
Gestão de férias
Todo profissional contratado por meio do regime CLT tem o direito garantido às férias, sendo 30 dias de descanso, após 12 meses completos de trabalho. As férias devem ser usufruídas seguindo o que está na lei.
A gestão de férias é muito importante para toda a empresa, pois os dias de descanso do profissional devem ser concedidos levando em consideração que sua ausência não poderá afear o dia a dia da equipe a qual ele faz parte.
Assim, por meio de um documento de gestão de férias, é possível que sejam monitorados todos os profissionais da empresa e quando eles estarão de férias, para que se evite, por exemplo, que duas pessoas do mesmo time iniciem as férias ao mesmo tempo.
O que é guarda de documentos?
Além de conhecer todos os documentos para RH e DP, a função e importância de cada um e também elaborar um modelo de gestão de documentos, outra tarefa necessária trata-se do tempo em que esses documentos ficarão guardados na empresa.
Por se tratar de uma grande quantidade de arquivos e documentos de funcionários que já passaram pela empresa e nem estão mais lá, além dos funcionários atuais, pode chegar um momento em que o armazenamento desses documentos fica insustentável.
Assim, a legislação trabalhista estabelece um tempo mínimo para que esses documentos fiquem armazenados e, após esse período, eles podem ser descartados.
A guarda de documentos é importante, pois resguarda a empresa e até mesmo o profissional, caso seja necessário resgatar algum documento seja por qualquer motivos, como, por exemplo, apresentá-lo como prova em uma algum processo na justiça.
Quais são os principais documentos para RH e DP?
O estabelecimento dos prazos de guarda é muito importante para orientar a empresa quanto a gestão dos documentos, já que o RH e o DP lidam diariamente com vários arquivos importantes.
Assim como existem documentos para RH e DP que podem ser armazenados por um tempo mínimo, existem outros que devem ser mantidos pela empresa por tempo indeterminado.
Dois exemplos importantes de documentos que devem ser mantidos sempre com a empresa, principalmente por contarem a história da organização, são o contrato de trabalho dos profissionais e o livro ou ficha de registro de empregados.
Além desses, existem diversos outros e que podem ser armazenados até determinado tempo, garantindo segurança jurídica para a empresa. Veja quais são esses outros documentos e por quanto tempo precisam ser guardados:
Guarda de 2 anos
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
- Aviso Prévio;
- Pedido de Demissão.
Guarda de 5 anos
- Acordos de compensação de horas;
- Acordos de prorrogação de horas;
- Atestado médico;
- Controle de ponto;
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao Sindicato Profissional;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
- Comunicação de dispensa;
- Documentos relativos ao vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros);
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
- Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Requerimento do Seguro-desemprego;
- Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono e 13º de férias.
- Autorização para descontos não previstos em Lei;
- Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços.
Guarda de 10 anos
- Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
- Comprovante de Retenção do INSS;
- Folha de pagamento;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Afastamentos.
Guarda de até 20 anos ou mais
- Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC);
- Contrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregados;
- Livro de registro da CIPA.
Como organizar os documentos do DP e do RH?
Para ser precisa e funcional, a organização de documentos para RH e DP deve seguir algumas regras e lógica de armazenamento para que sempre que for necessário encontrar algum arquivo, isso seja feito de forma rápida, sem problemas.
É muito importante que a empresa avalie a decisão de digitalizar os arquivos, um investimento que garante diversas vantagens, como a segurança do armazenamento, proteção dos arquivos e facilidade em acessá-los.
Ainda assim, mesmo que sejam mantidos arquivos físicos, o estabelecimento de uma organização considerando fatores como data do documento, tipo e definição de uma nomenclatura são importantes passos.
Investir em uma Gestão Eletrônica de Documentos faz toda a diferença, principalmente no que se refere à agilidade da organização e à proteção, que é algo que deve ser sempre considerado quando se trata de documentos sigilosos. Veja algumas dicas nesse contexto:
Defina o local de armazenamento
O local onde serão armazenados os documentos é muito importante na estratégia de organização dos documentos para RH e DP.
E essa gestão de documentos inclui tanto os arquivos físicos quanto os digitais, que são cada vez mais comuns nas empresas, especialmente devido à grande chance de perda e rasura dos documentos em papel.
O armazenamento bem feito dos documentos é importante para garantir a segurança desses arquivos, evitar perda de todo ou parte deles, além de se manter uma maneira de encontrá-los facilmente sempre que for necessário, de forma ágil.
Arquivos físicos ainda são muito presentes dentro das empresas, porém, ocupam muito espaço, são mais complexos de serem encontrados e podem desaparecer. Por isso, é recomendado que a empresa invista na digitalização dos documentos.
Arquivos digitalizados podem ser facilmente catalogados e identificados e qualquer pessoa autorizada poderá acessa-los, por meio de HDs ou sistemas de armazenamento em nuvem, de qualquer lugar que estiverem.
Padronize os documentos
Além do local onde os documentos ficarão, outro aspecto tão importante que contribui para a organização dos documentos para RH e DP é a decisão por padroniza-los, seguindo uma lógica de guarda.
Isso quer dizer criar um fluxo, regras e normas muito bem definidas sobre como esses arquivos serão, de fato, guardados. Por exemplo, eles podem ser catalogados e organizados obedecendo a uma ordem de:
- Nomenclatura;
- Formatação;
- Tipo de arquivo;
- Classificação dos arquivos;
- Datas previstas para serem descartados;
- Dentre outros.
É muito importante que, no momento de definição das regras sobre a padronização desses documentos, todos os colaboradores do setor sejam envolvidos. Assim, eles poderão contribuir com esse processo e já ficarem por dentro das novas regras de armazenamento.
Realize o controle do arquivo
O controle do arquivo diz respeito a uma verdadeira gestão e fiscalização dos documentos que estão ali armazenados. A proposta é estabelecer uma espécie de auditoria para que tudo esteja em ordem e nenhum documento se perca.
O objetivo dessa ação é a constante verificação até mesmo de que as novas inclusões de documentos estão seguindo a nova padronização criada, para que não seja algo que funcionou somente no início e não houve continuidade.
Além disso, é uma forma de garantir que documentos antigos estejam sendo eliminados de acordo com o estabelecido pela legislação, não sendo armazenados para além do tempo exigido, o que é prejudicial para a empresa, devido ao excesso de documentos guardados.
Conte com a tecnologia
É praticamente impossível se pensar em rotinas e estratégias de RH e DP sem incluir a tecnologia no meio, uma vez que diversos processos são hoje muito facilitados por ela.
Tanto a organização quanto a gestão dos documentos para RH devem contar com a tecnologia, como é o caso das plataformas de gestão de documentos que ajudam no controle de arquivos e contratos do setor e da empresa.
Desde a elaboração do documento, até o seu armazenamento digitalizado, gestão e assinatura desse arquivo são realizados por meio de ferramentas tecnológicas.
Assim, duas características muito importantes para o dinamismo atual são mantidas: a segurança das informações desse documento e a agilidade do acesso a ele, sempre que for necessário.
São vários os documentos para RH e DP que fazem parte da rotina dessas áreas e que precisam ser muito bem conhecidos pelos profissionais que cuidam da gestão de pessoas em uma empresa.
Além disso, cuidar do armazenamento desses arquivos é fundamental para garantir que eles sempre estarão disponíveis, pelo tempo que ficarão guardados na empresa, sempre que forem solicitados, por qualquer motivo.
Além disso, a guarda e organização dos documentos garante mais segurança para a empresa, que também cuida para a manutenção e proteção do sigilo das informações dos seus funcionários e ex-funcionários!
