Boa parte dos colaboradores de uma empresa não se dá conta do longo processo pelo qual os salários dos empregados passam antes de chegarem aos contracheques. Por essa razão, é comum vermos empresários se perguntando: como calcular a folha de pagamento da minha empresa?
Como nem tudo que influencia a operação consta nos holerites, é preciso se atentar a todas as etapas desse cálculo. Atualmente, já é possível calcular a folha de pagamento com praticidade e eficiência através desoftwares especializados. Mas não se engane: todo empregador ou profissional de contabilidade precisa conhecer os elementos contabilizados no contracheque.
Para compreender melhor os detalhes desse assunto, listamos abaixo alguns dos tributos e taxas que incidem sobre o salário bem como as suas respectivas metodologias de cálculo. Mesmo que a sua empresa adote um sistema de gestão moderno, com softwares que automatizam boa parte do processo, é importante conhecer esses detalhes.
INSS
Todo colaborador contribui com uma porcentagem do salário bruto ao Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS). Porém, por se tratar de um cálculo relativo, esse valor não é o mesmo para todos os funcionários.
Quem soma remuneração bruta de até R$ 1.556,94 contribui com 8% à Previdência Social. Quem alcança vencimentos acima de R$ 1.556,94 e até R$ 2.594,92 tem desconto de 9%. Sobre salários acima de R$ 2.594,92 e até R$ 5.189,82, a incidência é de 11%. O teto da contribuição é de R$ 570,88, apenas para holerites com total igual ou superior a R$ 5.189,83.
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) tem porcentagem única de 8%, calculada sobre o salário bruto (com exceção do salário-família, caso esse seja um direito do funcionário em questão). Ao contrário do INSS, quem arca com o depósito do FGTS é o empregador.
Esse, aliás, é um aspecto sobre o qual muitos empresas falham. Pelo fato de os depósitos não estarem confirmados no contracheque do empregado, algumas empresas preferem fazê-lo em períodos específicos (a cada 3 meses, 6 meses), o que é irregular. Juridicamente, a falta desses depósitos pode ser questionada, colocando a empresa em maus lençóis.
IRRF
As alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) são organizadas por faixas. A base de cálculo é a remuneração bruta menos o valor de INSS apurado.
- 1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
- 2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
- 3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
- 4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.
Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.
Salário-família
Dividido por faixas de rendimento, esse abono é previsto somente para pessoas de baixa renda. Sobre ele, não há nenhum tipo de incidência ou desconto, e a base para consideração é o salário bruto.
Trabalhadores cuja base de cálculo não ultrapassa R$ 806,80 têm direito a R$ 41,37. Na 2ª faixa, cujo ganho é de R$ 29,16, constamfuncionáriosque o rendimento se encontra entre R$ 806,80 e R$ 1.212,64.
Vale-transporte
Quando necessário, é obrigação do empregador proporcionar acesso a transporte público aos funcionários. Caso opte por descontar o benefício, o valor total do abono deve ser de no máximo 6% sobre os vencimentos, independentemente do valor da passagem.
A empresa também pode oferecer seu próprio serviço de transporte. Neste caso, a forma decalcular a folha de pagamentonão muda. Portanto, fique atento a essa particularidade na hora de fazer os cálculos sobre qual alternativa é a mais viável para a sua companhia.
Vale-refeição
Diferente do auxílio transporte, o vale-refeição em intervalo de jornada diária não é obrigatório. No entanto, por se tratar de um benefício muito valorizado, a maioria das empresas o concede aos seus colaboradores.
Neste caso, o máximo de desconto sobre o valor fornecido (em vouchers ou cartão magnético) é de 20%. Lembre-se que o abono desse benefício não pode ser calculado sobre o salário.
Como calcular a folha de pagamento?
A elaboração da folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I e II estão detalhados os passos de como fazer uma folha de pagamento que atenda a todas as normas previstas na legislação.
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família. Então, aplica-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e IRRF.
Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS. Por não ser de direito, pode ocorrer IRRF. Neste caso, basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem. No caso de serem concedidos benefícios de refeição e transporte, os descontos apurados são feitos após todos esses cálculos.
Para o trabalhador, deve ser informado tanto o valor bruto (sem descontos) quanto o valor líquido (com descontos). O recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador e, aos olhos da contabilidade, tem função essencial para qualquer empresa.
Algumas dicas para você elaborar folhas de pagamento
Com tantos itens para serem observados, você já deve ter percebido uma coisa: essa não é uma tarefa simples ou que possa ser delegada para qualquer um. Dessa forma, se os seus conhecimentos sobre o assunto forem limitados, busque a orientação de profissionais de contabilidade e finanças para não cometer erros. Além disso, elencamos aqui mais algumas dicas.
1. Escolha um sistema
Para começar, muita empresas montam planilhas simples no próprio Excel. Essa opção é melhor do que nada, mas com o passar do tempo e o aumento no volume de dados você verá que a situação ficará insustentável. Para não perder tempo, o melhor a se fazer é recorrer a softwares específicos de gestão de informações contábeis e financeiras.
Isso fará com que a sua companhia ganhe tempo, não sendo necessário dispender longas horas do dia com o preenchimento manual de dados. Ainda melhor, sobrará mais tempo para analisar relatórios e projetar os próximos passos da sua empresa. Portanto, considere esse alternativa como uma das suas prioridades se o objetivo for crescer.
2. Atualize os dados dos colaboradores
Alimente a planilha, ou o software, com as informações dos colaboradores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, desconto de benefícios (vale transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, entre outros).
Personalize-a de uma forma que atenda com precisão a todas as necessidades da sua empresa. Fique atento ainda às exigências mais recentes requeridas com a implantação do eSocial. Certifique-se, portanto, que o seu software estará sempre atualizado.
3. Separe o salário bruto do líquido
Já mencionamos muitos detalhes sobre isso no início do artigo. O salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR. Caso esteja utilizando o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo — ou utilize a função SE. A empresa precisa saber claramente o que deve pagar de contribuição (impostos) e o que deve ser pago ao funcionário.
Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar. Seja criterioso e atento aos centavos. A utilização de um software específico para geração de folhas de pagamento é a melhor maneira de obter resultados mais rápidos e minimizar erros.
4. Compute as horas trabalhadas
Pode ser que em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas. Independentemente da sua empresa adotar o pagamento de horas extras em períodos específicos ou utilizar o banco de horas, o cálculo deve sempre estar previsto.
Faça uma fórmula para calcular essas horas e saber o valor do salário a ser creditado. Em caso de não utilização do banco de horas, o empregador terá a obrigação de quitar os valores pendentes junto aos empregados.
5. Cheque informações relevantes
O cartão de ponto deve ser verificado constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, informando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, entre outras. Para facilitar faça um checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário.
Ele tem descontos de plano de saúde? Ganhou uma promoção recentemente? Está perto de se aposentar? Lembre-se que até para calcular o desconto dos benefícios existe um percentual a ser aplicado. O desconto do vale transporte não pode ultrapassar a 6% do salário bruto, por exemplo.
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