Atualmente, a tecnologia é a grande aliada da sociedade, desfazendo nós e contribuindo com a solução de desafios até então impostos por uma rotina majoritariamente analógica. Mas, mesmo com inovações impressionantes — como a chegada das edtechs no mercado — ainda enfrentamos alguns revezes.
Um que sequer percebemos, até a hora que ele se revela diante de nós — é o mistério de como enviar arquivos grandes por e-mail. Afinal de contas, alguns assuntos pendentes, no ambiente de trabalho, têm muito mais peso do que as configurações de limites do seu provedor de e-mail.
Mas é claro que a transformação digital já trabalha para transformar a problemática em águas passadas. E de tantas maneiras, que você pode aprender como enviar arquivos grandes por e-mail com o auxílio de muitas técnicas e aplicativos.
A seguir, você vai ver como lidar melhor com as soluções tecnológicas:
- Use programas específicos para compactar o arquivo;
- Use o Google Drive;
- Considere a solução do Outlook, o OneDrive;
- Conheça a extensão do Dropbox;
- Considere o uso de serviços de armazenamento temporário;
- SEND6;
- Zenlock.
Boa leitura!
7 maneiras de enviar arquivos grandes por e-mail
1. Use programas específicos para compactar o arquivo
A compactação é um meio de reduzir o tamanho do arquivo sem que ele perca o seu conteúdo interno. Essa redução no tamanho final é influenciada por tipo de compressão (como o software usado) e também o tipo de arquivo que necessita ser enviado por e-mail.
Um dos programas mais populares para a compactação de arquivos é o ZIP — que pode reduzir em até 60% o tamanho original do arquivo — e existem outros também, como:
Entre outros, é claro, mas vale a pena fazer uma pesquisa básica para compreender quais desses produtos ajuda você a aprender como enviar arquivos grandes por e-mail.
2. Use o Google Drive
Quem possui o Gmail pode se beneficiar de uma plataforma prática e conveniente, que é o Google Drive. Por meio dele, é possível salvar arquivos que não são permitidos o envio por e-mail em decorrência do seu tamanho.
Nessas situações, o usuário só tem que proceder normalmente para o envio da mensagem e anexar o arquivo desejado. Uma vez que o sistema acusar um tamanho acima do permitido, o próprio Gmail sugere o compartilhamento de um link que pode ser aplicado para enviar à pessoa desejada.
Em seguida, ela só tem que acessar o link e baixar o arquivo diretamente para o seu próprio computador.
Vale lembrar, contudo: o Gmail oferece um limite de 25 MB para o disparo de e-mails com anexos. E isso serve tanto para arquivos individuais ou vários encaminhados ao mesmo tempo. Assim, sempre que você tiver que enviar um e-mail acima desse limite, o Drive pode ser uma saída rápida e conveniente.
3. Considere a solução do Outlook, o OneDrive
Além do Google Drive, outra empresa tem o seu próprio serviço de compartilhamento de arquivos na nuvem: trata-se do OneDrive, do Outlook.
Por meio dele, você pode disparar os seus e-mails com arquivos pesados sem problemas, e de maneira similar à solução oferecida pelo concorrente Google — com a diferença que o Outlook permite envio de e-mails com até 33 MB.
Para que você descubra como enviar arquivos grandes por e-mail com o OneDrive, é necessário:
- acessar a plataforma;
- clicar em “nova mensagem”;
- selecionar a opção “anexar” e, depois, “procurar locais de nuvem”;
- selecione os arquivos.
O sistema vai orientando você, passo a passo, até que o arquivo seja convertido em um link (ou o próprio seja anexado na nuvem) e você já poderá encaminhar a mensagem para o seu destinatário.
4. Conheça a extensão do Dropbox
A extensão pode ser instalada diretamente no seu navegador de internet — como o Google Chrome ou o FireFox. Assim que você baixar o conteúdo do Dropbox, você só precisa clicar no ícone da empresa que vai aparecer ao tentar anexar arquivos no seu e-mail, e aparecerá uma tela de login para o sistema do DropBox.
Depois, basta selecionar a opção “enviar arquivos” e o upload será feito na hora para você — cujo único trabalho, posteriormente, será o envio do e-mail.
5. Considere o uso de serviços de armazenamento temporário
Se os modelos acima mencionados não ajudaram você a aprender como enviar arquivos grandes por e-mail, seja por facilidade de uso das plataformas ou por conta do tamanho máximo do seu arquivo, é possível contar com o uso de serviços com capacidades muito superiores.
Nesses casos, você acessa o sistema, via página na web, arrasta ou seleciona o arquivo desejado e o upload é feito. Depois, você só precisa encaminhar o link em sua mensagem de e-mail para que a outra pessoa abra e faça o download por meio do próprio link.
Alguns dos serviços mais populares, nesse sentido: Sendspace e WeTransfer. Geralmente, existe um prazo pré-determinado no qual o arquivo vai ser mantido disponível. Por isso, é importante considerar o tempo em que os arquivos vão ser utilizados pelas outras pessoas cujo e-mail você enviou.
No entanto, são soluções interessantes para quem necessita encaminhar arquivos realmente grandes — como vídeos inteiros, por exemplo, que superam 1 GB em muitas situações.
6. SEND6
A versão gratuita desta solução, permite ao usuário o disparo de e-mails com anexos de até 50 MB. Para tanto, o único trabalho que você tem é o acesso à plataforma, inserindo os seus dados de e-mail para em seguida escrever a mensagem a ser enviada. Tudo dentro do próprio sistema.
Caso você necessite de mais capacidade de dados, o SEND6 conta com possibilidades pagas para aumentar o limite e facilitar ainda mais o seu dia a dia para enviar e receber e-mails com arquivos pesados.
7. Zenlock
Mais um produto que funciona como um sistema de acesso direto para o encaminhamento de mensagens e anexo de arquivos. No caso do Zenlock, o limite é de 1 GB, e toda a plataforma é bastante intuitiva. Assim, por mais que você ainda não saiba como enviar arquivos grandes por e-mail, todo o processo é feito com muita simplicidade.
Além disso, a plataforma conta com modelos pagos do serviço — há, inclusive, uma opção que permite o armazenamento de até 1 TB de dados. Para quem lida com um volume elevado de informações, essa pode ser uma solução eficiente.
As boas práticas para o envio de e-mail no ambiente de trabalho
Agora que já vimos quais são os grandes meios que ajudam as pessoas a saberem como enviar arquivos grandes por e-mail, vamos dar um passo além na questão? Afinal de contas, o aspecto técnico é só uma das partes envolvidas no disparo e recebimento de e-mails profissionais, certo?
Pois além da ciência de quais são as melhores ferramentas para empresas de todos os portes — temos um post completo sobre o assunto, basta clicar aqui — é necessário saber lidar com todos os aspectos de sua rotina que envolvem o relacionamento com colegas, clientes, parceiros e prospectos.
Dicas
Confira rapidinho algumas boas práticas que selecionamos para que você tenha uma boa gestão de documentos e não erre no disparo de mensagens em ambiente corporativo:
- verifique os limites de armazenamento — aproveitando o gancho principal do artigo — do provedor para saber se ele atende às suas expectativas e necessidades no dia a dia;
- faça o backup de arquivos periodicamente. Ainda mais, se você usa com frequência as mensagens trocadas entre colegas de trabalho e pode perder algum dado de grande relevância;
- use assinatura digital nos documentos enviados. Isso agrega mais segurança às informações transmitidas e recebidas — especialmente, aquelas que são valiosas e sigilosas;
- antes de escrever um e-mail, desenhe um esboço do que quer ser dito — e a maneira — para garantir assertividade e transparência em poucas linhas;
- antes de enviar, releia a mensagem do seu e-mail para certificar-se de que tudo foi abordado corretamente;
- evite, ao máximo, o spam no ambiente de trabalho (e em âmbito pessoal também);
- preencha o cabeçalho do e-mail de maneira estratégica para que as pessoas que vão receber percebam, de imediato, o tom de urgência e o assunto que será abordado no interior da mensagem;
- use, sempre, uma linguagem formal e condizente com a cultura organizacional da empresa e também com o assunto a ser discutido no e-mail;
- preze pela objetividade. Que suas mensagens sejam breves e direto ao ponto, não deixando dúvidas e interpretações dúbias;
- releia o e-mail em busca de erros ortográficos e gramaticais.
Com essas dicas, entendemos que a sua relação com o e-mail profissional vai ser muito mais efetiva. Sem falar que, com as dicas anteriores sobre como enviar arquivos grandes por e-mail, essa importante ferramenta de comunicação pode se transformar em uma de suas maiores aliadas no dia a dia.
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