A sigla ainda pode gerar dúvidas extensas na mente empreendedora, mas vale a pena reforçar o seu conceito para que o resto da leitura flua com facilidade: você sabe o que é ERP?
O termo remete às palavras em inglês Enterprise Resource Planning. Em português, a tradução seria algo como sistema de gestão integrado. Uma tecnologia que tem agregado múltiplas conveniências às empresas de qualquer porte e setor de atuação.
Só que, para que tais conveniências atendam especificamente à sua demanda, é necessário iniciar o trabalho respondendo a uma questão: como escolher um ERP?
Independentemente de você já saber ou não quais são os benefícios do sistema de gestão integrado, este post visa esclarecer todo tipo de questão que envolve a tomada de decisão sobre o melhor produto.
Temos a sua atenção? Então, acompanhe-nos ao longo desta leitura em que vamos esclarecer como escolher um ERP através dos seguintes tópicos:
- o que é um sistema ERP e por que usá-lo?
- Quais são as outras vantagens em investir no ERP?
- Como escolher um ERP?
- Defina suas necessidades;
- confira as funcionalidades da solução;
- alinhe o ERP de acordo com o porte da sua empresa;
- investigue facilidade de implantação do software;
- estabeleça um limite para o seu orçamento;
- avalie o suporte prestado pelo fornecedor;
- procure por produtos focados no seu nicho.
Então, vamos lá!
O que é um sistema ERP e por que usá-lo?
É difícil, hoje em dia, cumprir as exigências de produtividade, concentração e atenção ao trabalho e excelência no serviço prestado sem o auxílio de determinadas tecnologias.
Afinal de contas, elas estão inseridas em nossa sociedade e estabeleceram novos patamares. É complexo agregar competitividade no mercado sem uma ou mais ferramentas digitais, atualmente. E o ERP é um software que facilita todo esse processo, de maneira simplificada e amplamente automatizada.
Bom exemplo disso é que, com a sua implementação, a sua organização pode fazer uso de um sistema só, exclusivamente, e capaz de integrar todos os dados de cada setor. Com isso, a integração é imensa e todas as etapas do fluxo de trabalho podem ser monitoradas pelos líderes.
Daí, inclusive, a importância em saber como escolher um ERP. Por ser uma solução personalizável, é fundamental que se compreenda as suas necessidades e objetivos, primeiramente, para que a decisão alinhe-se facilmente à realidade do seu negócio.
Imagine os ganhos que se obtêm em ter um sistema financeiro integrado ao setor de RH, que por sua vez tem ações automatizadas dos processos mais burocráticos de admissão, controle de ponto, férias e demissão, entre outras etapas do trabalho.
Com tudo isso computado automaticamente, aumenta-se a produtividade e o engajamento dos colaboradores, e ainda reduz a quantidade de erros processuais. Para isso, vale destacar que o ERP funciona por meio de módulos. Cada um oferece soluções para processos específicos, o que ajuda a moldar o software de acordo com as suas exigências.
Quais são as outras vantagens em investir no ERP?
Podemos destacar outros pontos relevantes nesse tipo de investimento, como:
- economia de tempo por meio da automatização de tarefas mecânicas, repetitivas e burocráticas;
- direcionamento dos seus profissionais para ações mais estratégicas — já que eles terão mais tempo sem a necessidade de lidar com as tarefas acima mencionadas;
- padronização dos processos, permitindo um onboarding mais veloz e eficiente, assim como a integração de toda a equipe. Todos podem aprender, rapidamente, como lidar com as tarefas do dia a dia mesmo com o absenteísmo de alguém da equipe. Ponto importantíssimo da padronização, inclusive;
- tomada de decisão assertiva, uma vez que as informações contidas em um só sistema gera relatórios que permitem avaliações mais rápidas e certeiras para evitar imprevistos e manter a organização no rumo desejado para o seu desenvolvimento;
- criação de estratégias facilitadas por meio dos dados igualmente contidos no software. Vale destacar que o armazenamento de informações é feito na nuvem, e não em um servidor físico na empresa. Com isso, seus profissionais podem trabalhar de onde estiverem, bastando acesso ao sistema;
- por falar nisso, a segurança da informação é desenvolvida gradualmente para combater qualquer tipo de brecha — como a perda, o roubo ou mesmo o extravio de dados.
Perceba que, com isso, os custos operacionais são reduzidos. E as suas equipes adquirem mais produtividade com uma ferramenta simples, prática e fundamental para o seu crescimento!
Como escolher um ERP?
O processo que define como escolher um ERP passa por etapas muito bem definidas e que, aqui, podem ser acomodadas para qualquer setor de atuação onde a sua empresa promova soluções. Confira quais são!
Defina suas necessidades
É importante que compreenda-se, em primeiro lugar, o que um ERP pode fazer pelo seu negócio e, em seguida, avaliar um diagnóstico preciso de quais desses recursos têm tudo a ver com as necessidades específicas dos seus departamentos.
Boa maneira de fazer isso é por meio de uma pesquisa de mercado. Você sabe quais ferramentas o seu setor de atuação tem usado e, especialmente, a concorrência? Esse tipo de resposta pode dar um norteamento preciso de quais necessidades essas soluções digitais oferecer — e, consequentemente, abre espaço para você aprender como escolher um ERP.
Confira as funcionalidades da solução
Outro ponto interessante é o comparativo entre o que você precisa e o que o mercado de ERP pode contribuir. E isso tem tudo a ver com as funcionalidades de cada sistema.
Aqui, inclusive, vale a pena ter em mãos a sua lista de prioridades para um sistema. Assim, independentemente da quantidade de recursos que o software ofereça, é fundamental que ele compreenda, pelo menos, aqueles que você está à procura.
Alinhe o ERP de acordo com o porte da sua empresa
Embora a maior parte dos gestores planeje o crescimento exponencial de suas empresas, convém a consideração do seu porte e objetivos em curto e médio prazo para decidir-se por um ERP que atenda à sua demanda.
Muitas vezes, isso pode significar o investimento em um software mais acessível simplificado e eficiente para tudo aquilo que você busca em um sistema desses.
Inclusive, temos um post que trata especificamente desse assunto. Para saber mais a respeito, confira (após esta leitura) nosso artigo que explora os detalhes a serem considerados ao adquirir um ERP para pequenas empresas!
Investigue facilidade de implantação do software
Em complemento à dica anterior, a facilidade de implantação deve ser considerada. Imagine, por exemplo, que seja um software complexo, cuja linguagem e funcionalidades não são facilmente absorvidos pelos seus funcionários? Só o tempo de adaptação pode colocar em risco toda a sua operação.
Sem falar nos prejuízos e desperdícios se a transição não for realizada com o devido planejamento.
Ao pesquisar como escolher um ERP com base em seus favoritos, decida-se pela plataforma que seja bastante acessível, também. Isso importa, e muito!
Estabeleça um limite para o seu orçamento
Lembre-se que, por mais interessante que seja uma solução de ERP, o orçamento deve ser respeitado. Afinal de contas, o planejamento financeiro ajuda a manter as contas em pleno equilíbrio — mesmo em tempos de crise — e mesmo um software mais custoso deve ser adquirido no tempo certo.
Por exemplo: caso a solução custe mais do que o previsto, remaneje o orçamento e refaça as contas. Mas não compre-a sem antes saber se a despesa pode ser trabalhada para não impactar negativamente na saúde financeira de sua empresa.
Avalie o suporte prestado pelo fornecedor
Tanto no momento da aquisição quanto da implementação e dos primeiros meses de uso, o contato com o fornecedor vai ser inevitável. E, daí, é importante que você faça negócio com uma empresa idônea, que tenha um excelente meio de contato com os seus consumidores.
Sem falar na reputação do empreendimento. Nas próprias redes sociais das marcas você consegue ter um contato aproximado com o nível de satisfação dos clientes. Parece detalhe, mas faz toda a diferença se algo inesperado ocorre nas primeiras semanas de implementação do ERP, e o fornecedor desaparece e dificulta as suas tentativas de contato.
Procure por produtos focados no seu nicho
A última dica consiste em apresentar uma ideia básica: em vez de buscar pelo produto mais completo do mercado, por que não pesquisar, antes, se existem softwares focados especificamente no seu mercado?
Isso faz com que o produto em si já se transforme na sua principal referência — e, quem sabe, mais acessível do que a marca mais popular de todo o segmento tecnológico? Novamente, lembre-se de procurar por um produto que atenda, primeiramente, as suas necessidades.
Viu como não é difícil aprender como escolher um ERP para a sua empresa? Caso tenha alguma dúvida sobre o tema, e que não abordamos neste artigo, deixe um comentário no campo abaixo!
