Como usar o Trello Business Class para organizar seu time

Como usar o Trello Business Class para levar sua equipe a outro nível?

Neste artigo, estou explorando todas as maneiras em que você pode sobrecarregar sua equipe e tirar o máximo proveito do Trello Business Class. É natural que haja conflitos no trabalho em equipe, então vamos otimizar o que for possível! Desde automação de fluxo de trabalho e novas funcionalidades poderosas a segurança adicional de administrador, sua equipe não só será capaz de ter um impulso na produtividade e colaboração, mas também terá a paz de espírito que vem com a melhor organização e administração da equipe.

Primeiro passo: Automação avançada de fluxo de trabalho com o Butler

As tarefas tediosas e a sobrecarga mental do trabalho diário roubam da sua equipe o tempo e os recursos que levam para trabalhar de uma forma mais inteligente. O Trello Business Class realmente dá um gás na produtividade quando seus fluxos de trabalho são automatizados com o Butler. Criar um processo definido para mover automaticamente as tarefas adiante, manter os quadros organizados e se certificar de que nada importante foi esquecido — tudo sem escrever uma linha sequer de código.

O Power-Up do Butler permite que membros do time criem regras, botões de quadro e de cartão e automações com base em datas com comandos de linguagem natural. É como um jogo de produtividade. Basta selecionar as tarefas que você gostaria que o Butler executasse e um gatilho para dar início à rotina.

Por exemplo, você pode criar uma regra informando que cada vez que um cartão é movido para a lista ”Concluído”, todos os itens de checklist no cartão são marcados como concluídos, a data de vencimento é marcada como concluída, todos os membros são removidos do cartão e todas as partes interessadas são notificadas.

Esta é apenas a ponta do iceberg da produtividade quando estamos falando do Butler. Em apenas alguns minutos, você pode automatizar tarefas para preparar o seu quadro para o início de cada semana, elaborar um processo infalível para avançar as atividades no fluxo de trabalho com apenas um clique, ou facilmente identificar cartões que estão em risco de estourar o prazo e indicá-los para os gerentes, e mais. Para dar um mergulho profundo em tudo o que o Butler tem para oferecer, confira este post no blog para saber como automatizar tarefas ou assista a esta gravação recente de webinário. É sua bússola de como usar o Trello da melhor maneira possível. Ou você pode ir direto adicionar o Power-Up do Butler.

Mantenha os cartões organizados com campos personalizados

Você gostaria de adicionar mais informações aos cartões do Trello da sua equipe? Já passou da hora de vasculhar as descrições de cartões e comentários ao tentar encontrar informações importantes?

Agora, você pode organizar informações importantes de forma uniforme em cartões do Trello e sempre ter as informações disponíveis em um piscar de olhos com Campos Personalizados.

Adicione caixas de seleção, datas, litas suspensas, campos de número e campos de texto a cartões com o Power-Up de Campos Personalizados para criar a clareza e o contexto que sua equipe precisa para aprimorar seu processo. Quer se trate de campos de números ou de dimensionar projetos e tarefas, campos de data adicionais para marcos importantes ou cronogramas para campanhas de marketing, menus suspensos de SKUs para gerenciar pedidos de clientes e muito mais, campos personalizados não deixam você na mão.

Além disso, os campos podem ser organizados em qualquer ordem e acionados para ser exibidos na frente do cartão.

Você já entende as vantagens de saber como usar o Plano Trello Business Class e o Butler? As equipes que usam o Business Class também podem usufruir do poder do Butler juntamente com os campos personalizados, seja classificando cartões pelos campos personalizados, atualizando automaticamente os campos ou disparando regras com base nos campos. Por exemplo, se uma caixa de seleção de “alta prioridade” for clicada, ela pode acionar uma regra que move automaticamente o cartão de uma lista de “entrada” para uma lista “a fazer”, define a data de entrega e atribui um membro ao cartão.

Visualize projetos em modo de exibição de calendário e de mapa

Traga uma nova perspectiva para seus quadros com os Power-Ups de Calendário e de Mapa e visualize suas tarefas pela data de entrega e localização de uma maneira nova.

Visto que tantas tarefas são sensíveis ao tempo, como calendários editoriais ou planejamento de eventos, o Power-Up do Calendário permite que membros vejam como os cartões com data de entrega se relacionam um com o outro por dias, semanas e meses.

Para times que têm como requisito realizar trabalhos no campo ou com clientes em vários locais, como prestadores de serviço, corretores ou times de vendas, habilitar o Power-Up do Mapa em um quadro permite que qualquer pessoa adicione uma localização ao cartão e visualize todos os cartões no mapa.

E a melhor parte é: ambos esses modos de exibição estão disponíveis em dispositivos móveis, então, para você que está no palco de uma convenção recebendo tarefas de última hora antes de uma apresentação, ou você que está fazendo um levantamento dos terrenos das obras mais recentes, suas tarefas importantes nunca estarão longe do radar.

Aproveite os Power-Ups ilimitados

Você pode ter notado que o Butler, Campos Personalizados, Calendário e Mapa são todos Power-Ups, que, caso você não saiba, são funcionalidades e integrações que podem ser adicionadas a quadros para customizá-los ao ponto de darem conta de qualquer projeto. Times do Trello Business Class podem adicionar Power-Ups ilimitados a seus quadros, liberando infinitas possibilidades para criar fluxos de trabalho que conectam os apps que seu time mais usa. Ainda tem dúvidas de que vale a pena entender como usar o Trello com esses Power-Ups?

Além dos Power-Ups acima, outros Power-Ups populares incluem Votação, Soneca de cartão* e Repetidor de cartão — além de mais de 100 integrações com apps de terceiros e integrações de serviços em que você confia (ou que você precisa conhecer!).

As integrações incluem o Slack, Google Drive, Salesforce, Jira e InVision, e há milhares de opções para adicionar funcionalidades como monitorar tempo, sincronização, análise de dados, relatórios e muito mais.

Então, como realizar seus planos no Trello com Power-Ups e transformar seu quadro no maior hub de produtividade da sua equipe?

Imagine que você faz partede um time de Vendase usa um quadro no Trello para administrar revisões de contrato com a equipe jurídica. Se você souber como usar o Trello Business Class e habilitar alguns Power-Ups, vai lidar muito melhor com seu trabalho das seguintes maneiras:

• Traga diretamente para o seu quadro informações importantes de leads da Salesforce.
• Crie um processo para automaticamente engajar membros do time jurídico com requisições por meio do Butler.
• Utilize os Campos Personalizados para manter toda a informação jurídica organizada em um lugar só.
• Administre com segurança e acesse documentos importantes anexos aos cartões com o Box.
• Receba notificações do Slack instantaneamente quando surgirem dúvidas, quando tarefas forem concluídas, ou simplesmente para comemorar as vitórias.

Ao configurar esses processos assim, você pode minimizar os problemas que surgem por ser uma pessoa multitarefa, que muda de contexto com vários apps ao mesmo tempo, minimizando a margem de erro ou a má gestão de informação. Se você ainda não deu uma conferida, veja só o nosso diretório de Power-Ups.

Observe que alguns parceiros de Power-Ups exigem que você faça uma assinatura separada para usufruir de seu serviço.

Organize quadros de equipe com as Coleções

Com quadros ilimitados no Trello Business Class, seu time pode dar conta de projetos ilimitados, mas isso também pode gerar lixo administrativo. É por isso que criarmos o Collections para os times do Trello Business Class.

Com Coleções, você pode facilmente organizar os quadros dentro do seu time por departamento, iniciativa, projeto, etc. Isso torna muito fácil para qualquer pessoa em marketing, por exemplo, rapidamente puxar todos os quadros relacionados a marketing, ou para qualquer pessoa trabalhando no “Projeto Secreto X” puxar todos os quadros relacionados a esse projeto.”

Para acessar o Coleções:

• Vá para a aba de Quadros na página do seu time.
• Opte por “Criar uma coleção” para adicionar uma nova.
• Clique no símbolo “+” embaixo do título de qualquer quadro e selecione a coleção para adicionar um quadro à coleção.

Quadros podem ser adicionados à quantidade de coleções que você precisar, e você pode filtrar e ordenar as coleções a partir da seção à esquerda na página de Quadros. Quadros também podem ser adicionados às coleções a partir do próprio menu de quadros, clicando em “Mais”, depois em ”Coleções”, e então adicionar um criar uma nova coleção. Um brinde à organização!

Controles de admin para segurança adicional

À medida que seu time cresce, fica cada vez mais essencial ter não só efetividade, mas segurança também. O Trello Business Class oferece uma leva de funcionalidades para garantir que as pessoas certas têm acesso aos quadros de times, e vale a pena parar para conferir se está tudo em ordem:

• Restrições de associação ao time: Certifique-se de que ninguém fora da sua empresa seja adicionado ao time; é só configurar uma restrição de associação pelo domínio do email.
• Restrições na criação de quadro: Configure quem pode criar quadros particulares, visíveis ao time e públicos. Isso pode ser configurado para permitir qualquer membro do time, apenas admins, ou ninguém. Isso é muito importante se você tiver preocupações sobre os membros da equipe que criam quadros públicos.
• Restrições de exclusão de quadros: A última coisa que você quer é que alguém delete um quadro importante. Defina quais membros do time podem excluir os quadros particulares, visíveis para o time e públicos.
• Convidando membros aos quadros: Uma maneira fácil de garantir que ninguém fora do seu time seja adicionado aos quadros do time.

Como usar o Trello Business Class

Chegou a hora de elevar a barra do seu time? Vá para trello.com/pt-BR/business-class e liberte o potencial do seu time.

Quer aprender como usar o Trello Business Class e ver essas funcionalidades em ação? Assista ao nosso webinário gratuito sobre o Trello Business Classaqui!

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