Tradicionalmente, a admissão de funcionários é um processo burocrático, que envolve uma grande quantidade de papelada, validações e assinaturas. Porém, o avanço da tecnologia chegou para mudar esse cenário. No processo de admissão digital, tudo é feito de forma mais ágil e eficiente.
Pensando nisso, explicamos neste artigo tudo o que você precisa saber esse conceito, das suas vantagens às principais ferramentas. Se interessou? Confira tudo a seguir!
O que é o processo de admissão digital?
Processo de admissão digital é a contratação de funcionários realizada com o apoio de recursos tecnológicos. Entre essas ferramentas estão os softwares especializados, redes sociais, assinaturas digitais e plataformas de armazenamento de arquivos na nuvem.
Modernizar as rotinas de admissão traz diversos benefícios para o RH, como a automatização de processos burocráticos. Com isso, o volume de tarefas manuais do departamento diminui de forma significativa, fazendo com que os gestores dediquem mais tempo a atividades estratégicas.
Com mais agilidade nos processos, a produtividade aumenta e os profissionais do setor passam a utilizar seu tempo com mais eficiência. Além disso, contar com a tecnologia reduz o risco de falhas humanas, como dados equivocados e perda de documentos.
Quais ferramentas podem ser usadas no processo de admissão digital?
Todas as etapas do processo de admissão podem contar o auxílio de alguma tecnologia. Basta conhecer quais são as ferramentas disponíveis e aplicá-las nas situações mais adequadas. Veja a seguir os principais recursos que o RH pode implementar para modernizar as admissões.
Ferramentas de recrutamento
Para tornar as admissões mais eficientes, é preciso otimizar o recrutamento e seleção. O processo seletivo é o primeiro contato da empresa com os futuros funcionários, por isso é importante proporcionar uma experiência fluida e moderna já neste momento.
As plataformas online de anúncios de vagas são as principais ferramentas para facilitar a seleção. Elas permitem a triagem automática de currículos, por meio de filtros como palavra-chave, formação e nível profissional. Assim, o RH não precisa imprimir os currículos e analisar um por vez, como era feito antigamente.
Também é possível realizar testes comportamentais e técnicos pela internet, aplicando questionários online ou até mesmo avaliação que envolvam o envio de arquivos de texto, imagem, áudio e vídeo. Com plataformas como o Skype, o recrutador pode até mesmo fazer as primeiras entrevistas à distância.
Tudo isso ajuda a reduzir os custos de contratação, tornando o processo muito mais rápido e efetivo.
Redes sociais
Ainda falando sobre o processo de recrutamento, as redes sociais se tornaram um ótimo canal de contato entre candidatos e empresas. A principal delas é o LinkedIn, rede de conexões profissionais que já ultrapassa os 600 milhões de usuários no mundo inteiro. No site, o RH tem acesso a tudo o que precisa para encontrar os candidatos certos na hora certo.
Estima-se que 90% dos profissionais de nível superior façam parte dessa rede social, o que a torna um dos melhores lugares para encontrar candidatos qualificados. Nela, é possível avaliar currículos, publicar vagas, gerar conteúdo e participar de grupos de discussão.
Também há ferramentas específicas para recrutadores, o que facilita ainda mais a busca por profissionais e a criação de relacionamentos profissionais de longo prazo.
Armazenamento de arquivos na nuvem
Utilizar o armazenamento de arquivos na nuvem é essencial em um processo de admissão digital. Dessa forma, o RH consegue manter todos os documentos dos funcionários em um espaço online ilimitado, que pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar.
As vantagens de adotar esse modelo são muitas, a começar pela economia de espaço. Como os documentos digitais são armazenados na internet, não há necessidade em ocupar o ambiente físico do escritório com pilhas de papel, estantes e gavetas.
Outro benefício é o aumento da segurança das informações. Documentos físicos são mais fácil de se perder e mais difíceis de organizar.
Já com o armazenamento online não há chance de um contrato importante desaparecer. Quando o RH precisar do arquivo, ele estará lá, pronto para ser acessado em um ambiente virtual devidamente protegido.
Assinaturas digitais
O armazenamento na nuvem nos leva a outro recurso importante do processo de admissão digital: as assinaturas digitais.
A modernização da admissão envolve a criação de arquivos nato digitais, documentos que são originalmente concebidos em ambiente virtual, sem ter uma versão física. A assinatura digital é a ferramenta que garante a validade jurídica desses documentos, permitindo que eles sejam usados como provas em eventuais ações legais.
Essa tecnologia utiliza criptografia e vincula um certificado digital ao documento que está sendo assinado, o que atesta sua integridade e autenticidade.
Para ser válido juridicamente, todo o processo deve ser realizado de acordo com as normas do Instituto de Chaves Públicas (ICP), órgão criado para regular as documentações digitais das empresas brasileiras.
Softwares de admissão digital
O software de automação é uma das ferramentas mais importantes do processo de admissão digital. A plataforma da Xerpa, por exemplo, conta com diversas funcionalidades úteis para agilizar a rotina do RH e garantir que as contratações sejam feitas conforme as leis trabalhistas.
No sistema, os próprios colaboradores preenchem seus dados e enviam seus documentos digitalizados para o cadastro de admissão. É vantajoso tanto para o RH, que reduz o trabalho operacional do departamento, quanto para o colaborador, que informa seus dados para empresa de uma maneira muito mais dinâmica.
Logo na página inicial, o usuário consegue visualizar o número total de colaboradores em admissão. Ao clicar, é possível conferir o progresso de cada admissão e os detalhes sobre cada profissional nessa situação.
A plataforma conta, ainda, com a integração de dados entre RH e contabilidade. Dessa forma, a troca de informações entre os departamentos se torna mais simples, garantindo que o novo colaborador seja incluído corretamente na folha de pagamento e no plano de benefícios.
Agora que você já sabe tudo sobre o processo de admissão digital, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Avalie a rotina do RH da sua empresa e estude implementar as ferramentas citadas ao longo do artigo. Assim, você com certeza conseguirá ter um departamento muito mais dinâmico e estratégico para o seu negócio!
