Como reduzir o excesso de tecnologia no ambiente de trabalho


Como reduzir o excesso de tecnologia no ambiente de trabalho

“Ao abraçar a ideia de que essas máquinas são, na verdade, colegas importantes, nós seremos pessoas melhores e mais felizes.” – Nadjia Yousif

Uma das habilidades mais críticas hoje é lidar com o excesso de tecnologia no ambiente de trabalho e ser capaz de colaborar efetivamente com outros profissionais através de ferramentas digitais.

Com a ajuda da tecnologia, as empresas estão transformando a forma como trabalham, enxergando oportunidades de serem mais eficientes e produtivas e contando cada vez mais com profissionais que têm conhecimento sobre o que funciona (e o que não) nas operações diárias.

A transformação digital reinventou as dicas para uma boa comunicação no trabalho e tornou a automação de processos de negócio uma realidade diária. Em outras palavras, as ferramentas que usamos se tornaram partes indispensáveis do nosso trabalho e da nossa vida.

Mas, já dizia Dona Jura: “não é brinquedo não!”

Para o bem ou para o mal, a nossa conexão às ferramentas de trabalho 24 horas por dia, 7 dias por semana, nos afeta negativamente, pois não estamos lidando de forma saudável com essa situação. Há indícios de que estamos vivenciando um excesso de tecnologia. Uma pesquisa de 2018 sobre ambientes de trabalho mostrou que 73% das pessoas que trabalham na Austrália estão constantemente conectadas à tecnologia e sentem que não podem se desligar dela completamente (o que causa um alto nível de estresse tecnológico).

Se não revisarmos a situação pensando em mais equilíbrio, a relação entre tecnologia no ambiente de trabalho e humanos pode se deteriorar mais — e isso terá um impacto tanto para quem trabalha quanto para quem emprega.

Como reduzir o excesso de tecnologia no ambiente de trabalho

De fato, empresas acabam gastando milhões em softwares e ferramentas que não são usadas, o que resulta em um desperdício significativo de recursos modernos. Em um relatório de 2016 feito pelo 1E, estimou-se que as empresas americanas desperdiçaram 37% (ou US$30 bilhões) de seus recursos para softwares durante os quatro anos de estudo. Por sua vez, esse desperdício estava bloqueando a alocação do orçamento para ferramentas digitais que iriam, de fato, transformar a maneira como o trabalho é realizado.

Como chegamos ao excesso de tecnologia?

Há diversas razões para o uso indevido. Esse mesmo relatório revela que CIOs não se preocupam em como reduzir despesas na empresa e que, em vez disso, se concentram em gerar mais valor.

Economizar dinheiro ao eliminar o desperdício com software é, portanto, frequentemente visto como redução de gastos e é riscado da lista de prioridades. Isso, por sua vez, faz com que as organizações não aproveitem os benefícios de controlar e diminuir o número de assinaturas de software inutilizados e, com isso, otimizar o negócio.

Mas há outro aspecto que também tem impacto na qualidade do da nossa relação com a tecnologia do ambiente de trabalho.

A expectativa sobre os benefícios da introdução de novas ferramentas no local de trabalho é muito alta. E isso é perfeitamente compreensível. Ao separar um orçamento, eles esperam que o software comprado e as ferramentas digitais de colaboração sejam usadas para economizar tempo e otimizar a performance em geral.

Contudo, a realidade é que muitas pessoas que deveriam estar usando essas ferramentas diariamente são céticas e veem a automação como uma ameaça direta aos seus papéis. O medo de que os robôs assumam a maioria das funções atualmente realizadas por humanos cresce apenas quando as empresas são negligentes em fornecer o apoio e o treinamento necessários para aprender como essas ferramentas de fato ajudarão, de fato, a melhorar o trabalho.

Como reduzir o excesso de tecnologia no ambiente de trabalho

Quanto mais incluímos a tecnologia no ambiente de trabalho (e em nossas vidas), e quanto menos entendemos o valor de implementar soluções chaves nos processos internos, mais tensa se torna a nossa relação com a tecnologia.

Se não fornecermos os recursos para esse entendimento, como com uma base de conhecimento, por exemplo, nós acabamos ignorando esse processo, o que gera resistência ao aprendizado e estresse.

🤖Você está em um relacionamento? Isso é complicado…

O que podemos fazer a respeito disso?

Nadjia Yousif projeta e implementa programas para grandes empresas para que elas possam se adaptar às novas tecnologias no ambiente de trabalho e prosperar com elas.

Ela argumenta que, se humanizarmos nosso contato com a tecnologia e com softwares de colaboração, nós não apenas teremos um desempenho melhor, como também nossa experiência será mais tranquila e feliz.  Cerca de 58% dos trabalhadores americanos se apoiam em treinamentos de habilidades financiados pela empresa para combater o estresse causado pelo excesso de tecnologia. Sua organização pode contribuir para o bem-estar de seus profissionais, incentivando a falar sobre as ferramentas digitais, a tecnologia no ambiente de trabalho e como elas ajudam no sucesso de longo prazo.

A boa notícia é que o processo para conectar os seres humanos com a tecnologia é bastante simples.

Como um amante da criação de organogramas, Nadjia Yousif defende que incluir a tecnologia no quadro de funcionários pode facilitar o entendimento e enfatizar a relação entre pessoas e softwares.

Como reduzir o excesso de tecnologia no ambiente de trabalhoVeja a tecnologia como colegas de trabalho por meio de organogramas: Fonte

Em seguida, fazer perguntas como “será que essa pessoa e essa máquina trabalham bem juntos?” ou “aquela tecnologia é, de fato, o membro do time que todo mundo está evitando?” Isso permitirá que você explore se os humanos e os membros tecnológicos do time estão tendo dificuldades ou se estão plenos no trabalho.

Esse tipo de visualização, juntamente com as discussões, também mostrará com mais clareza se um profissional ou equipe está com sobrecarga de tecnologia e se alguma dessas ferramentas pode ser passada para outra pessoa ou time.

excesso de tecnologiaPara a maioria dos profissionais, é bem fácil relacionar seus colegas de trabalho e as ferramentas de trabalho. Assim, temos uma visão de geral do time. Em seguida, você pode se divertir fazendo perguntas como “Quem são as tecnologias com quem eu vou tomar um café hoje para conhecer mais?”

Nadjia Yousif explica melhor: “Agende avaliações de performance recorrentes para os softwares, em que os profissionais dão feedbacks sobre eles. Vale a pena tirar um tempo para pensar sobre as formas de tornar essas relações realmente colaborativas.”

No Trello, nós revisamos constantemente a tecnologia que usamos para assegurar que ela continue a ajudar nossos processos e necessidades do time à medida que crescemos. As equipes crescem, se tornam multidisciplinares e exigem uma avaliação constante das ferramentas também na relação entre os times internos e com stakeholders externos .

A ideia é que todos se beneficiem de uma relação mais envolvente e aproveitem mais os pontos positivos do que os negativos da tecnologia no ambiente de trabalho. Ao compartilhar um pouco de humanidade com o software de tecnologia e colaboração no trabalho, você pode compreender melhor como usar essas ferramentas juntas, a fim de aumentar a produtividade no ambiente de trabalho, reduzir os riscos à segurança e saber como reduzir despesas na empresa, contribuindo para sua saúde financeira.

Isto é o que você pode alcançar ao implementar um processo semelhante:

  • Ganhe consciência: o exercício de criar um organograma organizacional faz todos pensarem sobre seu relacionamento com a tecnologia no trabalho, pontos positivos e negativos.
  • Otimize o uso: os papéis e benefícios são claramente definidos e mais oportunidades de melhoria podem aparecer ao longo do processo. Incluir um diálogo com o fornecedor da ferramenta proporciona um melhor alinhamento às necessidades do negócio.
  • Identifique um responsável: alguns softwares podem estar abandonados. Nesse caso, eles podem exigir alguém para ser responsável pelo uso deles.
  • Reduza o desperdício: identifique quais ferramentas não estão sendo usadas pelas suas equipes e quais precisam ser aposentadas.

Traduzido e localizado com amor por Milena Lumini

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