Mais de 1,2 milhão de empresas fazem parte do sistema econômico brasileiro, de acordo com levantamento do Serasa Experian. Uma realidade comum a boa parte destes negócios é a busca por soluções que os conduzam à transformação digital. A digitalização, com a adoção de plataformas que transformam processos manuais em atividades geridas em ambientes virtuais e uso de automação, é uma constante.
Uma pesquisa da consultoria IDC mostra que, em uma escala de pontos de 0 a 100, as empresas brasileiras ouvidas atingem um índice geral de digitalização dos negócios de 67,5 pontos. A busca por soluções digitais também ocorre em negócios de pequeno porte. De acordo com o estudo Transformação digital na MPE, do Sebrae, 90% das micro e pequenas empresas utilizam celular em seu negócio e 74% computadores para a gestão do negócio.
É nesta realidade que processos antes morosos estão ganhando agilidade dentro dos negócios. A gestão de contratos é um exemplo. O segmento exige alto controle e demanda investimento em estrutura e profissionais, para garantir que as negociações da empresa sigam os prazos e as normas estabelecidas. Adriana Bombassaro, diretora de produto da Teclógica, empresa focada em soluções inteligentes, diz que essa realidade está se transformando. “Este trabalho envolve diversas pessoas e tem várias etapas, da elaboração até a assinatura de um documento jurídico, por exemplo. Com a digitalização, tudo isso ocorre em ambiente online, com histórico de ações, transparência e segurança”, destaca.
Tecnologia com respaldo legal
De acordo com Adriana, a digitalização está alinhada com a realidade jurídica brasileira e permite que empresas reduzam custos sem abrir mão do cumprimento da lei. “Há uma preocupação muito clara em facilitar este processo através da digitalização. A própria Medida Provisória da Liberdade Econômica prevê que muitos documentos poderão ser arquivados em ambiente web e não mais fisicamente. Soluções seguras para a assinatura eletrônica ou digital de documentos garantem a validade jurídica dos mesmos, pois há respaldo legal para o uso desse tipo de tecnologia no artigo 225 do Código Civil e na Medida Provisória 2.200-2/2000”, diz.
Para se ter uma ideia da necessidade de digitalização no setor, basta uma análise sobre a realidade de empresas que ainda realizam o processo analogicamente. De acordo com a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de contratos, notas fiscais e outros documentos em seus e-mails ou locais físicos de trabalho.
“Esse é um tempo precioso que poderia ser usado nem estratégias de negócio e crescimento, mas é gasto em atividades burocráticas. A digitalização na gestão de contratos e demais documentos jurídicos muda totalmente essa realidade e leva as empresas para um novo patamar, alinhado com a transformação digital”, finaliza a diretora da Teclógica.
