O XML (eXtensible Markup Language) é uma linguagem de marcação utilizada para estruturar e armazenar dados de forma organizada. Assim, o XML da nota fiscal eletrônica é o formato utilizado para armazenar as informações da nota fiscal de forma digital.
Se você utiliza notas fiscais eletrônicas, sabe da importância do XML da nota fiscal na rotina contábil do dia a dia. Os especialistas da Contabilizei, maior escritório contábil do Brasil, te explicam mais detalhes neste conteúdo.
O que é XML da nota fiscal eletrônica?
Para entender melhor sobre o XML da nota fiscal eletrônica, vale contextualizar que a nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido e armazenado de forma digital, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.
Saiba mais sobre tipos de nota fiscal.
Assim, o XML da NF-e contém todas as informações referentes à operação, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros.
O XML da NF-e é gerado pelo emissor da nota fiscal eletrônica, que pode ser uma empresa ou um sistema de emissão de notas fiscais. Esse arquivo XML é então transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado emissor, que valida as informações e emite um protocolo de autorização.
Vale lembrar que o XML da nota fiscal é um documento digital com validade jurídica assegurada pela assinatura do emissor e pela autorização da Secretaria da Fazenda e deve ser armazenado conforme a legislação fiscal para fins de fiscalização.
Caso o seu contador não esteja apoiando na emissão de notas fiscais, você pode trocar de contador. Saiba como fazer neste material gratuito da Contabilizei: Como trocar de contador.
Como conseguir um XML de nota fiscal?
Para conseguir o XML de uma nota fiscal, você precisa ter acesso ao sistema ou plataforma em que a nota fiscal foi emitida. Geralmente, empresas que emitem notas fiscais eletrônicas possuem um sistema próprio ou utilizam um software de gestão que permite a emissão e armazenamento das notas fiscais.
A partir desse sistema, você pode buscar a nota fiscal específica que deseja obter o XML. Geralmente, há uma opção para consultar as notas fiscais emitidas ou recebidas, onde você pode filtrar por data, número da nota fiscal, entre outros critérios.
Para quem é cliente Contabilizei, é possível emitir suas notas fiscais eletrônicas para prestação de serviços por meio do emissor gratuito de NFS-e disponibilizado por nós. Tudo isso integrado à sua contabilidade online.
Há também a opção de realizar o download dos XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) diretamente pelo Portal Nacional da NFe. Nesse portal, é possível baixar as notas fiscais manualmente, ou seja, uma por uma, desde que você possua um Certificado Digital.
Como fazer o download do XML de nota fiscal por meio da SEFAZ?
Aqui estão os passos para fazer o download dos XMLs por meio do site da SEFAZ:
- Acesse o Portal Nacional da NFe;
- Selecione a opção “Consultar NFe”;
- Insira a chave de acesso da nota fiscal desejada (44 dígitos);
- Complete o captcha e clique em “continuar”;
- Após carregar as informações, clique em “download do documento” e insira o Certificado Digital e faça o download do XML.
A Contabilizei disponibiliza a todos os clientes um emissor de nota fiscal eletrônica em uma plataforma online e intuitiva onde é possível realizar toda a gestão de notas fiscais emitidas e recebidas, bem como manter e baixar cada XML.
Como usar XML de nota fiscal?
O uso do XML de uma nota fiscal pode variar de acordo com a finalidade e necessidade de cada pessoa ou empresa porque, na prática, o XML da nota fiscal tem diversos fins. No entanto, existem algumas formas comuns de utilizar o XML da nota fiscal no dia a dia da operação da sua empresa.
Veja algumas delas, de acordo com os especialistas da Contabilizei:
- Para arquivamento: O XML da nota fiscal eletrônica deve ser arquivado de acordo com a legislação fiscal vigente. É importante manter o XML em um local seguro e de fácil acesso, pois ele pode ser solicitado em caso de fiscalização ou auditoria;
- Para envio para o contador: Se você possui um contador responsável pela sua contabilidade, é comum enviar o XML das notas fiscais emitidas e recebidas para que ele possa realizar a escrituração contábil e cumprir com as obrigações fiscais;
- Para integração com sistemas: O XML da nota fiscal pode ser utilizado para integrar sistemas de gestão, como um ERP (Enterprise Resource Planning) ou um software de controle financeiro. Através da integração, é possível automatizar o lançamento das notas fiscais e facilitar o controle das operações;
- Para consulta de informações: O XML da nota fiscal contém todas as informações referentes à operação, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros. Caso seja necessário consultar algum dado específico da nota fiscal, você pode abrir o XML em um editor de texto ou utilizar programas específicos para visualização do conteúdo.
É importante ressaltar que o uso do XML da nota fiscal deve ser feito de acordo com as normas e regulamentações fiscais.
Como gerar uma Danfe a partir do XML?
A Danfe é uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica, usada para acompanhar o transporte de mercadorias e facilitar a conferência. Vale destacar que a Danfe não substitui a nota fiscal eletrônica, que possui validade legal assegurada pelo XML e pela autorização da SEFAZ.
Se você deseja gerar uma Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) a partir do XML da nota fiscal, você pode utilizar um software ou serviço específico para essa finalidade. É possível encontrar diversas opções disponíveis no mercado, tanto gratuitas quanto pagas.
Outra opção é pelo próprio emissor do estado. Alguns oferecem a opção de gerar a Danfe diretamente em seus sites estaduais, utilizando o XML da NF-e. Para isso, basta acessar o site da SEFAZ do seu estado e procurar por essa funcionalidade.
Ao utilizar um software ou serviço para gerar a Danfe a partir do XML, você geralmente precisa importar o arquivo XML da nota fiscal e seguir os passos indicados pelo sistema. O software irá extrair as informações do XML e gerar um documento em formato PDF, que pode ser impresso e utilizado como a Danfe.
Vale lembrar que ao utilizar ferramentas externas ao software que originou a emissão da nota fiscal, você estará compartilhando as informações da nota fiscal com terceiros.
Conheça a Contabilizei!
Além de disponibilizar um emissor completo e ilimitado de nota fiscal eletrônica, a partir do plano Padrão, a Contabilizei também disponibiliza gratuitamente o Certificado Digital de sua empresa, obrigatório para assinar e emitir NF-e e um facilitador de acessos e entrega de obrigações tributárias.
Entre em contato com nossos especialistas em contabilidade e tecnologia. Nossa equipe de contadores está preparada para esclarecer suas dúvidas e oferecer o suporte necessário.
Aproveite e veja o nosso material de “como emitir nota fiscal de microempresa”.
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