10 desafios para as empresas

Desde o início da pandemia do novo coronavírus, o “novo normal” passou a fazer parte das nossas vidas e precisamos aprender a lidar com diversas mudanças no nosso cotidiano, sejam profissionais, sejam pessoais.

Com a obrigatoriedade (e importância) do isolamento social para diminuir a disseminação dessa doença, o home office está presente no dia-a-dia de milhares de pessoas, nas mais diversas áreas.

Dessa forma, a comunicação interna das empresas e do RH’s passou (e ainda passa) por diversas transformações. Afinal, como conversar de maneira eficaz, humana e assertiva com os funcionários através de telas e sem o contato tão necessário para transmitir uma ideia?

Para ajudar as empresas, gestores e colaboradores nessa tarefa, iremos discorrer sobre o tema sob alguns aspectos, a saber:

• O que significa o conceito de comunicação interna;
• Quais são as principais diferenças entre a comunicação interna presencial e a comunicação interna remota;
• Além disso, quais os maiores desafios desse tipo de interlocução entre colaboradores e empresas (iremos apontar possíveis soluções);
• 5 dicas simples que podem ajudar as empresas nessa tarefa.

Se você deseja saber mais sobre o “novo normal” e como ele impacta o relacionamento interpessoal nas empresas, continue conosco. Anote as nossas dicas e conviva bem com essa nova realidade. Boa leitura!

Afinal, o que significa comunicação interna?

Inicialmente, vamos entender melhor o conceito de comunicação interna e como ela é necessária e fundamental para qualquer empresa. Esse tipo de comunicação é voltado para o diálogo entre gestores e colaboradores.

Os pilares da comunicação interna são:

• Integração dos funcionários com os desejos da empresa em que eles atuam;
• Alinhamento de expectativas e objetivos de colaboradores com a empresa;
• Comunicação voltada para o aumento da produtividade, bons resultados, engajamento e satisfação dos colaboradores.

Sob o mesmo ponto de vista, os gestores e líderes de boas empresas já perceberam que antes de produzir marketing “externo” é primordial um bom ambiente de trabalho e a aplicação do endomarketing.

Ou seja, é fundamental que os colaboradores gostem do local de trabalho, de suas funções e da empresa de forma geral.

Contudo, após o início da pandemia do novo coronavírus e do isolamento social, o home office chegou com força total no mercado brasileiro. Assim, muitos gestores estão sem saber como manter a comunicação interna eficaz e próxima aos colaboradores.

Afinal, demonstrar sentimentos, expor emoções e agir com empatia nem sempre é 100% perceptível através das telas de tablet, celulares e notebooks.

Nesse sentido, nunca foi tão importante a readaptação de líderes e gestores em relação à comunicação interna e as mudanças causadas pela pandemia.

Diferenças no “novo normal”: comunicação presencial x comunicação remota

Uma das maiores dificuldades que as empresas estão sentindo desde do surgimento do “novo normal” é na comunicação com o colaborador e como realizá-la de forma remota.

Isso acontece por alguns aspectos específicos, tais como:

Elencamos apenas 3 aspectos mais latentes que diferenciam a comunicação presencial da remota. Contudo, será necessária uma readaptação das empresas, afinal, algo que duraria apenas algumas semanas (o isolamento) permanece já há meses e deve continuar no começo de 2021.

Ademais, diversas empresas já afirmam que essa será a nova realidade de ao menos parte dos colaboradores. Assim, ter uma comunicação interna remota será fundamental para o bem-estar dos funcionários e para o sucesso da empresa.

10 maiores desafios na comunicação interna em tempos de “novo normal”

Sob o mesmo ponto de vista, veja abaixo os desafios do “novo normal” dentro da comunicação interna de empresas e as possíveis soluções para esses obstáculos. Confira!

1. Falar apenas o necessário

Com a expansão do home office e com a necessidade da comunicação interna remota, percebemos a importância de falar apenas o que é necessário.

Ou seja, é primordial que líderes e gestores exponham com clareza e de forma transparente tudo que ocorre na equipe, mas sem delongas, sem enrolação e nem perda de tempo.

Além disso, saber lidar com a comunicação é tão importante quanto lidar com crises e adversidades. Desse modo, temos algumas sugestões sobre como se comunicar de forma simples, assertiva e direta com os funcionários. Veja:

• Não fale sobre número de vítimas, coronavírus, desemprego e tragédias em todas as comunicações da empresa. Lembre-se que pânico e alarmismo desestabilizam seus colaboradores;
• Converse com os colaboradores de forma cordial e amigável de sempre. Não demonstre preocupação maior que o natural e cuidado com as palavras. Tenha em mente que as pessoas estão em casa e a maioria, com diversos problemas como filhos sem estudar, familiares desempregados e até com contas atrasadas. Empatia é a palavra de ordem;
• Construa com a equipe gráfica da empresa folders, infográficos e até ebooks sobre a real situação da empresa. Isso distrai a mente do colaborador, diminui leituras de relatório maçantes e atrai a atenção do leitor.

2. Estimular o comprometimento

Durante a pandemia (e depois dela) quem está em home office precisa ser estimulado diariamente para produzir um bom trabalho. Com vistas a isso, podemos aliar comunicação interna + estímulos produtivos, como:

• Indique cursos online para aprimoramento de aptidões do funcionário;
• Estimule a leitura, atividades físicas, o aprendizado e os estudos das pessoas;
• Estabeleça prazos razoáveis e elogie sempre quem está se destacando em produtividade;
• Converse “no privado” com os colaboradores que demonstram falta de compromisso e/ou confiança na empresa. Não julgue e ouça o que ele(a) tem a dizer. Ou seja, saiba o que o(a) colaborador(a) está enfrentando e coloque a empresa como um porto-seguro ao funcionário.

Aproveite e confira algumas de nossas dicas para manter a produtividade em home office:

3. Repassar dados e relatórios de maneira menos “fria”

Além das dicas que já falamos, lembre-se que atrás da webcam existem pessoas. Assim como você, aqueles seres humanos têm sentimentos e emoções e são afetados pela maneira com que as reuniões são feitas.

Portanto, não fique lendo pilhas de números e passando por gráficos que não fazem nenhum sentido aos seus colaboradores.

Foque em dados, gráficos e números essenciais e exponha mais seu lado “humano” aos funcionários. Entretanto, nada de dramas em todas as videoconferências.

O que indicamos é:

• Explique tudo o que é necessário sobre a empresa e mostre como cada integrante da equipe está sendo útil;
• Para relatórios muito extensos, recomendamos o envio por e-mail do material e apenas a exposição do estritamente necessário;
• Dialogue com a equipe nas reuniões remotas e deixe o chat aberto para dúvidas, sugestões e críticas.

Dica bônus:

Deixe o seu chat privado aberto. Assim, caso alguém queira te mandar uma mensagem particular, se sentirá encorajado.

4. Utilizar aplicativos modernos

Conforme você está percebendo, acreditamos que saber o que falar é muito importante. Contudo, a ferramenta que você usará também é essencial para que a comunicação interna no ambiente de “novo normal” seja eficaz, clara e traga bons resultados.

Nesse sentido, algumas plataformas têm sido muito utilizadas e as mais famosas são:

Caso algum integrante da sua equipe não tenha (ainda) familiaridade com alguma das tecnologias de videoconferência, não há motivo para vergonha.

Afinal, tudo ainda é relativamente novo e recente. Desse modo, converse com o colaborador e recomende opções de locais para se aprender sobre o assunto. As opções mais legais e fáceis são:

• Canais do YouTube;
• Blogs e sites confiáveis;
• Dentro dos apps há opções que auxiliam os novos usuários da plataforma.

5. Estimular a empatia e generosidade da equipe

Uma comunicação interna remota deve possuir características da comunicação presencial. Assim, é importante manter a equipe (fisicamente distante) conectada emocionalmente e com os olhos em objetivos comuns.

Dessa forma, mostre aos colaboradores alguns pontos, como:

• Os desafios que cada um tem superado;
• As vitórias e conquistas individuais de cada um;
• Ademais, exponha as metas obtidas por eles e caso alguém esteja em dificuldades, mostre que todos estão disponíveis para ajudá-lo(a).
• Esse tipo de conduta mostra que o líder está interessado na equipe e gera nos colaboradores um senso de união e de que “estamos todos no mesmo barco”.

6. Dar vozes aos colaboradores

Você se lembra dos feedbacks e reuniões presenciais? Da mesma forma que você estava apto(a) a ouvir o colaborador presencialmente, em comunicação remota essa premissa precisa se manter.

Ou seja, nada de apenas expor sugestões, críticas e oferecer apoio sem ouvir o seu funcionário. Assim, nós recomendamos que:

• Principalmente os feedbacks sejam conversados em momentos adequados para o colaborador (casa/home office mais tranquilo);
• Ouça e anote o que o funcionário tem a te dizer. Pode parecer simples, mas é muito ruim expor suas limitações e ver um gestor impassível do outro lado (principalmente diante de telas).

7. Tornar o ambiente virtual mais humano

Sob o mesmo ponto de vista, tome cuidado para as reuniões virtuais não se tornarem fonte de estresse aos seus colaboradores. Sobre isso, anote essas sugestões para facilitar o “novo normal” e deixar a comunicação mais empática.

• Comece e termine as reuniões nos horários corretos;
• Em feedbacks, agende um horário e cumpra-o à risca. Contudo, caso o colaborador queira, converse um pouco mais: esteja aberto para ouvi-lo(a);
• Na sua lista de exposição em reuniões, reserve um momento para que seus colaboradores possam expor opiniões. Ou seja, insira esse momento dentro da ata da reunião;
• Se possível, converse 10 a 15 minutos diariamente com a sua equipe que está em home office. Saiba que muitas vezes pequenas reuniões valem mais a pena do que 50 minutos de conversa que distrai as pessoas e se torna maçante.

8. Controlar a ansiedade dos colaboradores

Um dos pilares da comunicação interna em tempos de “novo normal” é ajudar os funcionários no quesito ansiedade.

Afinal, devido a tudo o que tem ocorrido no Brasil e no mundo, é comum que as pessoas estejam:

• Com medo do futuro em relação à saúde, emprego, metas e segurança da família;
• Sintam uma falta de perspectivas em um mundo onde as relações de consumo e de modalidade de trabalho mudaram rapidamente;
• Com temores sobre a situação política da nação, dos estados e até mesmo das cidades onde residem.

Para diminuir e até acabar com a ansiedade dos seus colaboradores, invista em:

• Tenha um diálogo sincero com a equipe e mostre os pontos positivos que cada integrante tem alcançado mesmo em meio às dificuldades;
• Não os encha de informações desnecessárias. Em um mundo onde as notícias surgem a cada minuto, uma comunicação interna deve ser o mais “clean” e direta possível;
• Valorize a tomada de decisão rápida dos colaboradores. Isso estimula a tomarem decisões assertivas e sem dias e dias “encucados” sobre qual atitude devem ter diante das dificuldades.

9. Investir na capacitação de seus colaboradores

Falamos brevemente sobre o estímulo ao bom desempenho dos funcionários. Contudo, para que isso ocorra de forma concreta é fundamental que haja boas capacitações.

Aproveite o melhor que o ambiente virtual pode oferecer quando o assunto é treinamento online. Para isso, invista em ações como:

• Gamification;
• Realidade virtual;
• Mobile learning;
• Microlearning.

Esses são alguns dos modelos mais utilizados pelas empresas quando a assunto é capacitação online de colaboradores. Lembre-se sempre de que estar em casa e atuando via home office não pode ser uma desculpa para deixar a sua equipe ficar obsoleta e “mal acostumada” à rotina e à mesmice.

Ou seja, mais do que nunca, o “novo normal” veio para mostrar que o mundo muda rápido e que as empresas precisam se adequar a essa nova realidade.

10. Preservar a saúde mental dos colaboradores

Por fim, mas não menos importante, uma comunicação interna assertiva e humana precisa estar atenta à saúde mental de seus colaboradores.

Desse modo, é importante que os gestores estejam atentos e sensíveis para alguns sintomas que indicam mal estar mental, como:

• Desinteresse repentino pelos assuntos da empresa;
• Ausência sem motivo nas reuniões e até mesmo nos feedbacks previamente agendados;
• Erros que antes eram incomuns e se tornaram rotineiros na conduta do colaborador;
• Comportamentos fora das ações comuns daquele funcionário.

Sobre isso, algumas condutas podem ser tomadas pelos gestores e líderes empresariais. Dentre as atitudes que encorajamos, estão:

• Atendimento psicológico gratuito (remoto, claro) para os colaboradores com vistas à melhoria de tais sintomas;
• Diálogo franco e privado com os funcionários de demonstram problemas em lidar com o “novo normal”.

Se você é líder e/ou gerente, converse com os liderados e exponha suas posições. Fale abertamente sobre as mudanças e que a empresa deseja estar ao lado dos colaboradores em todas e quaisquer dificuldades.

O “novo normal” veio para ficar. E agora?

Os colaboradores, os RH’s, gestores e líderes sabem que o “novo normal” provavelmente veio para ficar. Afinal, a pandemia do novo coronavírus mostrou que é possível que o home office seja produtivo e até vantajoso em muitos casos.

Sobre isso, algumas empresas preferem que parte da equipe (ou ela toda) fique em casa já que:

• Há menos gastos de investimento financeiro e tempo na locomoção dos funcionários;
• Os aluguéis de escritórios podem ser reduzidos ou mesmo zerados em algumas situações;
• Despesas como água, luz, internet e outras podem ser diminuídas.

Ademais, muitos funcionários estão achando positivo trabalhar via home office, pois:

• Podem passar mais tempo com a família e dentro de casa;
• Se sentem mais à vontade para distribuir as tarefas do trabalho em sua rotina;
• Não perdem horas no trânsito e estão mais seguros contra o contágio do novo coronavírus, violência e até mesmo outros tipos de acidentes.

Sob o mesmo ponto de vista, veja como a comunicação empresarial e a relação com os colaboradores deverão ser daqui para a frente, com a instalação do “novo normal” em nossas vidas.

Ações de higiene quando houver encontros presenciais

Sabemos que em alguns momentos (mesmo que poucas vezes ao ano) pode haver a necessidade de reuniões presenciais.

Além disso, algumas empresas como escritórios que prestam serviços, fazem reuniões com clientes para fechamentos de contratos.

Assim, acreditamos que as medidas higiênicas oferecidas durante a pandemia, devem se manter mesmo após o fim do contágio da doença e com o surgimento da vacina.

Desse modo, o álcool em gel, as desinfecções dos locais e a higiene dos ambientes comuns farão parte do “novo normal” e devem se manter pelo resto das nossas vidas.

Avaliações de desempenho do trabalho remoto

As avaliações de desempenho dos colaboradores que atuam no trabalho remoto devem mostrar que é possível atuar home office e ser produtivo.

Aliás, uma pesquisa de Harvard já aponta que o home office pode ajudar na melhor performance de um funcionário. Isso porque o colaborador tende a se sentir menos pressionado e mais confortável em seu lar para desempenhar as suas tarefas.

Nesse sentido, será fundamental que a comunicação interna empresarial atue com vistas a valorizar o trabalho remoto e encorajar o funcionário na tomada de decisões individuais e na melhor autogestão de tempo.

Desse modo, avalie o colaborador com empatia e estimule a disciplina mas também o bem-estar enquanto ele trabalha. Ou seja:

• Indique livros, filmes e séries sobre assuntos relevantes;
• Passe podcasts para a equipe ouvir;
• Ofereça sites com músicas, jogos e distrações que podem funcionar como um momento de relaxamento na rotina do home office.

Mudanças de contrato de trabalho

Além das mudanças que já citamos, muitas empresas adotarão novos contratos de trabalho para remanejar seus funcionários do contrato mais comum para o contrato de home office.

Há um artigo no Blog da Xerpa que fala detalhadamente sobre os tipos de contrato e suas formas de confecção, é o: “Tipos de contrato de trabalho: saiba o que você precisa saber na hora de elaborar”. Confira esse artigo completo e saiba tudo sobre esse assunto.

A eficiência para conversar será essencial

Lembre-se que existem perfis diferentes de pessoas dentro da empresa e isso não muda com o home office. Desse modo, a comunicação interna bem feita é fundamental para que você entenda:

• Quais setores são mais produtivos em home office e como os colaboradores dele atuam;
• Conversar adequadamente com os funcionários pode gerar engajamento, sentimento positivo e desejo de crescer com a empresa;
• Os diálogos daqui para frente serão fundamentais para o bem-estar da equipe e também para a produtividade das pessoas. Afinal, é necessário que mesmo fisicamente longe, o colaborador possa se sentir importante e necessário para a empresa e claro, para o gestor.

5 Dicas simples para a comunicação interna remota

Agora que já vimos os 10 desafios da comunicação interna para equipes remotas e suas possíveis soluções, pegue mais essas dicas!

Selecionamos abaixo 5 dicas simples mas altamente eficazes quando assunto é diálogo empresarial no ambiente de “novo normal”. Confira:

Reduza a burocracia ao máximo

Em muitas vezes, é necessário que um colaborador acesse dados ou pastas de outros funcionários. Para isto, é fundamental solicitar acesso ou autorização de superiores para tais atitudes.

Com o trabalho remoto, é essencial que isso seja agilizado e feito de maneira rápida. Portanto, identifique previamente quais funcionários precisarão de acessos especiais e facilite isso com a equipe de T.I. e gerenciamento.

Reúna a sua equipe diariamente

Anteriormente, falamos um pouquinho sobre isso. É importante manter a equipe de trabalho unida e uma das formas para que isso ocorra é oferecer reuniões diárias.

Porém, nada de ficar muito tempo falando mais do mesmo. Recomendamos reuniões diárias de 15 a 20 minutos e encontros semanais mais longos, de 45 minutos a até 1 hora.

Desse modo, as pessoas não ficarão cansadas e enfadadas.

Informações: menos é mais

Bem como citamos acima, vamos reforçar: use as informações a favor da empresa e do colaborador. Ou seja, fale o necessário e estimule as pessoas a também exporem suas opiniões e posicionamentos.

Além disso, evite passar notícias ruins diariamente nem gerar apreensão sobre demissões ou demais temas pesados.

Tenha uma tecnologia central e use outras tecnologias

Você pode usar para as reuniões diárias e semanais as plataformas Zoom ou o Skype. Já o WhatsApp pode ser útil para feedbacks e diálogos privados.

Isso criará na mente dos colaboradores uma diferenciação de uso das tecnologias e eles saberão como se portar em cada uma das situações.

Além disso, tenha um local diferente para troca de informações por escrito como o próprio WhatsApp ou mesmo o e-mail. Em muitos casos, a comunicação escrita é fundamental para documentação e armazenamento mais seguro de informações.

Transparência é fundamental

Por último, um dos pontos mais importantes da comunicação empresarial sempre foi e continua sendo a transparência.

Nesse sentido, seja você colaborador, gerente, gestor, supervisor ou dono da companhia, a sinceridade é fundamental. Haja com verdade, demonstre os dados corretos e não minta para os colaboradores.

Não precisa ser alarmista ou portador de notícias ruins, mas caso algo não esteja com: fale e proponha soluções plausíveis para as dificuldades.

Agora que você já sabe como o “novo normal” precisa ser encarado na comunicação interna empresarial, siga as nossas redes sociais para ter acesso a outros conteúdos como este! Acesse nosso Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn.