Time to fill é, em tradução literal, um termo que conceitua o tempo de preenchimento de uma oportunidade dentro da empresa. Sua relevância se dá para que o RH compreenda o tempo levado, em média, para iniciar e concluir uma nova contratação — o que pode ser constantemente aprimorado para ser mais veloz e eficaz.
Abriu uma nova oportunidade na sua empresa? Então não publique-a nos canais de comunicação, ainda! Antes, dedique alguns minutinhos para compreender a importância em monitorar o time to fill.
Acredite: vai fazer toda a diferença para você qualificar, continuamente, o processo seletivo na sua organização. Tudo porque essa métrica tem a ver com o tempo que os seus especialistas de recursos humanos levam da primeira etapa à conclusão de uma contratação.
Quer saber mais a respeito? Então, acompanhe-nos ao longo desta leitura e passe a considerar o time to fill entre as suas principais métricas de RH!
O que é o time to fill?
A tradução do termo em inglês pode ser algo como “o tempo para preencher um cargo”. E na prática, é isso que se revela, uma vez que o seu conceito reflete o período entre a aprovação de uma oportunidade de emprego, na empresa, e o “sim” do candidato selecionado pelo setor de RH.
Isso, por si só, já ajuda a verificar o tempo médio que a sua empresa necessita para repor uma vaga. Se estamos falando de um cargo gerencial cuja reposição em curto prazo se faz imprescindível, um time to fill longo pode prejudicar a empresa, concorda?
Assim como um ciclo reduzido tem tudo para agregar mais valor à sua marca. Menos tempo para os especialistas de RH, uma experiência positiva para os candidatos e menos tempo com a produtividade baixa em decorrência de um eventual desfalque de colaboradores recém-demitidos.
Qual é a diferença dessa métrica com o time to hire?
Convém destacar, antes de prosseguirmos, que o time to fill é constantemente confundido com outra métrica elementar de RH: o time to hire.
Tudo porque elas são similares — e até mesmo complementares —, mas estão longe de ser a mesma coisa. O time to hire, por exemplo, consiste exclusivamente no tempo em que o candidato escolhido, assim que finalizado o processo, foi contratado menos o número de dias desde a sua aplicação.
E, como vimos, o time to fill engloba um período de tempo maior. Basicamente, todo o ciclo de uma nova admissão na empresa, o que consequentemente amplia os fatores a serem observados visando a sua constante qualificação.
Vale reforçar, entretanto, que ambos os conceitos são métricas fundamentais que podem fazer parte do seu relatório de RH impactante!
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Qual é a importância do time to fill?
Sua importância está atrelada ao tempo investido em uma contratação. Como dissemos anteriormente, isso pode definir um preenchimento rápido do cargo vago ou, ainda, garantir que a transição entre um colaborador demitido ou aposentado seja rápida e transcorra sem imprevistos.
Quando essa métrica é somada ao time to hire, por exemplo, é possível observar as etapas do processo seletivo que estão mais carentes, por exemplo, e o quanto a descrição de uma oportunidade de emprego está alinhada ao perfil de profissionais que se candidata às ofertas na sua organização.
Como calcular esse índice de RH?
Assim como a fórmula do time to hire é simples de calcular, o time to fill também não exige elevada perícia com os números. Confira, abaixo, como fazer o monitoramento dessa métrica:
número de dias entre a abertura do processo seletivo e o preenchimento do cargo em questão.
Simples, né? O que você pode fazer para agregar mais valores a esse índice é a criação de uma média geral de dias levados para as oportunidades da empresa — aí, basta somar o time to fill de cada processo e dividir pelo número de oportunidades que estão sendo levadas em consideração.
Tenha em mente, também, a possibilidade de monitorar um time to fill para cada tipo de cargo ou departamento. Afinal de contas, algumas áreas podem demandar mais testes — e tempo, consequentemente — até a definição do candidato ideal. E isso pode interferir na precisão da métrica individualizada.
Que tal reduzir o time to fill da sua empresa?
Agora que já sabemos o que é e a importância do time to fill, vamos entender o que o seu setor de RH pode fazer para protagonizar uma redução gradual nesse intervalo de tempo? Siga, a seguir, as nossas dicas!
Automatize processos
Softwares de gestão e também as redes sociais, entre outras ferramentas, podem automatizar uma série de tarefas que apenas desgastam a sua equipe.
Com isso, por meio de dados pré-definidos, essas etapas são realizadas automaticamente, enquanto os seus profissionais podem se dedicar em tarefas mais analíticas — capaz de melhorar, inclusive, o poder de filtragem e seleção de candidatos.
Também é bom lembrar que essas ferramentas completas de gestão ajudam, ativamente, na construção de um banco de currículos que pode facilitar a busca pelo candidato ideal — imagine só, ter alguém que tem tudo a ver com a oportunidade já na sua base de currículos?
Atualize o banco de currículos
Dica complementar: se você não atualiza constantemente o seu banco de dados, você dificilmente vai encontrar bons candidatos por lá. Especialmente se o seu turnover é baixo.
Por isso, procure sempre se informar a respeito da situação dos profissionais que a sua empresa realmente mantém os olhos atentos (o LinkedIn, por exemplo, é uma boa ferramenta para isso). Dessa maneira, diante de uma necessidade, você pode reduzir potencialmente o time to fill.
Mapeie o perfil de todos os cargos
Cada oportunidade na empresa exige um perfil, certas habilidades e uma postura e comportamento específicos. Ao saber disso, o seu RH consegue montar uma descrição de emprego completa e ainda tem em mãos todas as informações para a realização de um processo de recrutamento impecável!
Identifique etapas desnecessárias no processo seletivo
Todas as entrevistas necessitam de dinâmica? Todos os cargos demandam um teste de inglês, gramática u matemática?
Avalie todas as etapas do processo seletivo e descubra como otimizá-lo a ponto de não torná-lo excessivamente longo e, tampouco, superficial. Esse é o segredo para identificar, rapidamente, os melhores candidatos para todas as oportunidades na sua empresa!
E, por fim, uma dica extra: as entrevistas presenciais são, realmente, necessárias? Por meio de entrevistas on-line, sua equipe — e o candidato — podem ter experiências mais positivas e rápidas para que a tomada de decisão, e o time to fill, sejam menores!
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