A tecnologia na contabilidade veio para proporcionar inovação, produtividade e mais eficiência em todos os seus processos, além de refletir em práticas mais sustentáveis, como a redução do uso de papel, que proporciona a adoção de um fluxo cada vez mais responsável ecologicamente. Com a digitalização transformando e melhorando o andamento de todo tipo de trabalho, percebemos que estamos em um caminho sem volta.
Agora, as operações do dia a dia estão cada vez mais automatizadas, com assinaturas digitais nos documentos contábeis, certificados digitais, que facilitam muito o trabalho contábil, sistemas de gestão conectados, gestão de contratos em ambientes virtuais e muito mais.
Além de toda essa otimização nas tarefas internas e de seus ganhos operacionais, o uso da tecnologia na contabilidade expandiu a atuação dos contadores, que já não enfrentam mais barreiras geográficas. Quer saber mais sobre os diversos usos e benefícios da transformação digital em sistemas contábeis? Acompanhe o post e entenda!
1. Gestão de projetos e tarefas
Ao aderir à tecnologia, os escritórios contábeis permitem que a gestão de tarefas e de projetos se aperfeiçoe consideravelmente. Assim, os resultados positivos para todo tipo de negócio são alcançados com mais eficiência.
Quando se decide otimizar processos em trabalhos contábeis por meio de ferramentas tecnológicas, torna-se possível ter uma visão ampla de tudo o que acontece no cotidiano da empresa.
Será fácil ainda entender, monitorar e mensurar as atividades, adequando-se ao que ficou estabelecido no planejamento. Com isso, os profissionais podem executar suas tarefas de maneira mais organizada, produtiva e estratégica, sem perda de tempo. Assim, os clientes ficam mais confiantes e podem se tornar fiéis.
2. Agrupamento e análise de dados
No atual mundo dos negócios, a análise de dados é muito eficaz para amparar os planejamentos, direcionamentos, bem como as iniciativas. Isso acontece porque o cliente é beneficiado ao visualizar indicativos úteis para tomar decisões.
Sendo assim, o contador alinhado à tecnologia precisa manter em sua agenda a análise das informações de seus clientes, como movimentação financeira, que inclui fluxo de caixa, fechamento contábil, contas a pagar, investimentos e empréstimos.
Além dessas atividades, ainda há gestão de notas fiscais de entrada e saída, folha de pagamento, cálculos e emissão de guias dos impostos a pagar, como IPI, COFINS, ICMS, PIS e outros. A empresa responde, também, pelas demonstrações financeiras obrigatórias e pela geração e transmissão do SPED Fiscal mensal.
3. Digitalização de documentos
A digitalização de documentos é um dos grandes benefícios conquistados pela contabilidade. Contudo, caso você ainda receba papéis dos clientes, não pense duas vezes antes de digitalizar e devolver o original.
Com a digitalização, a contabilidade pode eliminar malotes de documentos físicos, trabalho de digitação e análises manuais. O sistema de gestão (ERP) é capaz de substituir tudo isso. Dessa forma, a gestão dos documentos dos clientes se torna muito mais ágil, sem falar no compartilhamento em nuvem, a facilidade de acessar, de visualizar, de armazenar e enviar qualquer documento, com incrível rapidez e organização.
4. Assinaturas digitais
A tecnologia na contabilidade promove eficiência e agilidade, também, com a assinatura digital, que garante vários benefícios para todas as áreas de atuação. Isso é principalmente interessante para as empresas que podem desfrutar de otimização de seus processos e muito mais economia ao cortar algumas medidas rotineiras, como deslocamento a cartórios, espera no trânsito e filas, ocupação nos espaços físicos para arquivamento e perda de um precioso tempo.
Com a assinatura digital, qualquer empresa consegue driblar todas essas etapas e seus desdobramentos, oferecendo rapidez, segurança e agilidade ao lidar com documentos.
5. Certificados digitais
O certificado digital facilita bastante o trabalho contábil. Ele engloba dados da pessoa jurídica e física e usa tais informações como um tipo de identidade virtual com validade jurídica, além de outros benefícios relativos à segurança durante as transações digitais.
Existe mais de um modelo de certificado digital no mercado:
- A1, para instalar no computador, com validade de 12 meses;
- A3, que mantém um prazo maior, dependendo de um periférico externo, chamado token, ou um cartão com leitora.
Como podemos verificar, a tecnologia na contabilidade realmente transformou o dia a dia muito mais ágil, abrindo espaço para atividades melhor elaboradas, já que todo trabalho manual pode ser automatizado.
Se você gostou de saber o quanto a tecnologia pode otimizar a rotina de escritórios contábeis, compartilhe com seus colegas este texto nas redes sociais!
