No dia a dia de um contador existem diversas obrigações a serem cumpridas. Esse conjunto de ações são chamadas de rotinas contábeis. No cenário atual, com o avanço da tecnologia, cada vez mais os escritórios de contabilidade buscam maneiras de otimizar as rotinas contábeis, a fim de trazer mais praticidade e agilidade para os profissionais da área.
Na prática, as rotinas contábeis envolvem o gerenciamento de listas, documentos e papéis que exigem uma organização de nível avançado. Isso colabora para que o funcionamento do escritório seja efetivo.
Mas, afinal de contas, como é possível implementar essas estratégias? É justamente isso que veremos neste artigo. Confira a seguir algumas dicas de como otimizar as rotinas contábeis de seu escritório!
Qual é a rotina de um contador?
Antes de entender como otimizar as rotinas contábeis, é preciso entender do que ela se trata. Basicamente, o dia a dia dos contadores envolve tarefas como: o controle de caixa, análises e balanços das finanças das empresas para as quais prestam serviços.
Ou seja, as rotinas contábeis são importantes para compreender o planejamento financeiro, desempenho e obrigações de uma empresa. Por isso, quando essas ações não estão bem organizadas, pode haver um impacto negativo na produtividade desses serviços.
Controle de rotinas contábeis
Sabe-se que manter as rotinas contábeis sob controle pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente pelo grande número de operações e processos envolvidos.
Diante disso, para organizar essas tarefas é preciso levar algumas questões em consideração. E é justamente isso que veremos a seguir.
- Registre as tarefas
O primeiro passo para manter as rotinas contábeis em ordem é mapear as tarefas. Ou seja, é preciso identificar as necessidades e listá-las. É a partir desse processo que se torna possível identificar as prioridades dos serviços.
Com isso, é mais prático dividir as tarefas e responsabilidades dos funcionários, que podem trabalhar em etapas mais assertivas e definidas. Uma vez que há uma visão ampla das rotinas, a organização é uma consequência direta.
- Capacitação de funcionários
Visto que o mapeamento de tarefas ajuda na otimização das rotinas contábeis, também é preciso pensar no fator humano. Isto é, nos profissionais da área.
Para evitar retrabalhos e assim agilizar as entregas, os contadores precisam estar atentos e atualizados nas tendências do mercado. Já que por meio de capacitação, os resultados das entregas serão mais efetivos.
3. Invista em tecnologia
Por fim, o passo mais importante para otimizar as rotinas contábeis é o investimento em tecnologia e ferramentas digitais.
De acordo com uma pesquisa feita em agosto de 2021, pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, Sebrae, empresas que investem pouco em automatização gastam mais de 15 horas por semana para desempenhar tarefas financeiras.
Em outras palavras, isso significa que o tempo perdido por falta de investimento tecnológico é grande para esses empreendedores.
Por esse motivo, uma das opções mais utilizadas para melhorar as rotinas contábeis é contar com o auxílio de softwares. Esses mecanismos colaboram para melhor gerenciamento do setor, além de atribuir mais eficiência, segurança e rapidez aos processos da contabilidade.
Rotinas contábeis: check list
Sendo assim, ao colocarem essas dicas em prática, os escritórios contábeis conseguem alcançar resultados animadores.
Com uma rotina contábil mais otimizada, os trabalhadores da área passam a focar seus esforços no que mais importa: a entrega para seus clientes e bons retornos financeiros.
Tendo em vista a importância de contar com a tecnologia para otimizar as rotinas contábeis dentro dos escritórios, a IDTech Soluti – líder em emissões de Certificados Digitais no Brasil – dispõe de soluções tecnológicas seguras para os profissionais da contabilidade.
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