Nos últimos anos, o governo tem buscado várias formas de melhorar os processos burocráticos entre empresas, funcionários e poder público.
A prestação de contas em relação ao quadro de colaboradores, por exemplo, é uma tarefa bem complexa, de alto custo para as companhias e os microempreendedores individuais.
Nesse cenário, é preciso saber quais são os impactos do eSocial na folha de pagamento. Se você ainda não está ciente, é importante começar a se preparar o quanto antes, pois algumas das mudanças vão impactar bastante a emissão da folha de pagamento e a forma como presta contas ou preenche o pagamento de impostos.
Ficar para trás nesse assunto pode levar você a cometer vários erros. Para ajudá-lo, vamos falar um pouco sobre o eSocial, seus principais impactos e como é possível se adaptar. Acompanhe!
O que é o eSocial?
De forma bem simples, o eSocial é um programa criado pelo Governo Federal com o objetivo de centralizar o envio de informações trabalhistas e tributárias sobre os funcionários das empresas. Assim, todos os dados dos colaboradores podem ser fornecidos ao governo em uma mesma plataforma, incluindo jornada de trabalho, remuneração e pagamento de impostos.
Por isso, o sistema também é conhecido como folha de pagamento digital. Com ele, espera-se reduzir o índice de inadimplência e agilizar o trabalho de declaração trabalhista das empresas ao mesmo tempo. Dessa maneira, negócios de todos os portes podem facilmente ficar dentro da lei, independentemente do tamanho de suas equipes ou da variedade de cargos que apresentam.
Quais são os impactos do eSocial na folha de pagamento?
Naturalmente, a presença do eSocial na folha de pagamento vai afetar a forma como você emite esse documento. Há novas regras que previnem a sonegação, além de algumas simplificações que devem tornar seu trabalho um pouco mais fácil na hora de cuidar da contabilidade. A seguir, veja alguns exemplos dos impactos que o eSocial trará.
Unificação dos dados
Uma das maiores dificuldades para as empresas na hora de fornecer informações trabalhistas ao governo estava principalmente na variedade de portais e plataformas. Era necessário se comunicar com inúmeros órgãos diferentes, o que aumentava de modo considerável as chances de erros ou atrasos no lançamento de dados e, por fim, levava a multas.
Como mencionamos, um dos objetivos da plataforma é minimizar tais riscos ao colocar todas as informações dentro de um mesmo canal. Dessa forma, a prestação de contas pode ser controlada mais facilmente — tanto pelo governo quanto pela empresa.
Maior rigidez no documento
Já que o eSocial e a folha de pagamento estão mais próximos, os órgãos públicos também podem cruzar dados com mais facilidade. Naturalmente, isso faz com que o rigor para certas informações e datas aumente. Afinal, o governo precisa desses dados para apurar qualquer inconsistência ou erro de lançamento ao longo do tempo.
Durante o período de aviso prévio, por exemplo, a empresa também deve enviar uma notificação ao eSocial. Após isso, o sistema vai esperar ou por um cancelamento do aviso (caso o funcionário não seja desligado) ou pela notificação de rescisão.
Atualizações constantes
Como você deve ter notado pelo exemplo anterior, o eSocial precisa ser atualizado com bastante frequência. Não se trata apenas de enviar um grande relatório por ano ou semestre, mas sim de manter todas as ações envolvendo a folha de pagamento em dia aos olhos do governo.
Isso inclui o número de funcionários, suas atividades e as horas trabalhadas, entre outros dados. Assim que for feita qualquer mudança no quadro da companhia, essa mesma informação deve constar em seu eSocial.
Cruzamento de dados
Por fim, mas não menos importante, a união entre o eSocial e a folha de pagamento dá aos órgãos públicos muito mais flexibilidade e eficiência na análise de dados dos negócios. Sendo assim, é possível detectar inconsistências nos lançamentos bem mais rapidamente e tomar as atitudes cabíveis.
Isso também pode ser usado a favor das empresas. Se você verificar o registro de informações lançadas, terá um banco de dados bem confiável para encontrar qualquer erro cometido. Com esses problemas sendo detectados mais cedo, você também será notificado e poderá corrigi-los antes do fim do prazo.
Como se adaptar às mudanças do eSocial?
Com tantas alterações e exigências, pode ser um pouco difícil adaptar a empresa para utilizar o eSocial corretamente. Tendo um bom planejamento, porém, é possível facilitar todo o processo. Veja abaixo algumas dicas que vão ajudar você com tais mudanças.
Estude as novas regras
O primeiro passo para obedecer às normas estabelecidas pelo eSocial é justamente acompanhar todas as regras de emissão da folha de pagamento e das declarações. De modo geral, as obrigações estabelecidas para a empresa são as mesmas de sempre, mas o formato de entrega é um pouco diferente. Portanto, basta continuar se atualizando em relação a possíveis mudanças e fazer as adaptações necessárias com antecedência.
Tome nota de todos os prazos
Assim como acontece com as obrigações, os prazos para a prestação de contas são mantidos, sendo ainda mais importante que você entregue todos os dados em dia. Atrasos em entregas de formulários e atualizações de dados, entre outros, podem levar a multas que se acumulam com o tempo.
Se for necessário, invista em um time dedicado a manter as informações do eSocial atualizadas ao longo do ano. Isso será bem mais econômico do que deixar o nome da empresa sujo, não acha?
Invista em ferramentas de gestão
Por fim, mas não menos importante, há várias tecnologias que podem tornar tais tarefas ainda mais práticas e ágeis para as empresas. Softwares de gestão, por exemplo, são ótimos na hora de automatizar atividades e diminuir a carga de trabalho da maior parte da equipe. Trata-se de um excelente investimento para otimizar o desempenho dos colaboradores.
Agora que você já sabe quais são os impactos do eSocial na folha de pagamento, pode começar a se adaptar às mudanças. Vale lembrar que, quanto antes fizer isso, mais cedo poderá aproveitar as vantagens que a plataforma oferece.
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