Organizar o estoque é uma importante tarefa de qualquer empresa. Não fazer isso é um erro de gestão que pode custar caro, já que os gastos com a armazenagem de produtos não são revertidos em lucro. Ou seja, é preciso estar atento a boas dicas para organizar o estoque da melhor maneira possível.
Logo, gerenciar bem esse setor significa garantir vendas e não ter gastos desnecessários. Porém, não se pode fazer esse gerenciamento sem considerar questões como sazonalidade, demanda, custos, valor agregado, entre outros.
Não adianta comprar mais do que é necessário para ter produtos em estoque ou economizar comprando menos: no primeiro caso, a mercadoria pode encalhar; no segundo, o produto pode faltar e clientes reclamarão. Porém, não é impossível fazer um bom controle.
Se você quer saber como, leia agora as 13 dicas imperdíveis para organizar o estoque da sua empresa que separamos para você!
1. Mantenha a disciplina e organização
Nunca é demais reforçar: um gestor precisa de disciplina para alcançar o sucesso. Ela é ainda mais importante no gerenciamento de estoque, já que essa área da empresa é essencial. Sem organização, informações serão perdidas e, quando você menos esperar, o estoque terá saído do controle e produtos começarão a faltar ou encalhar.
Esses são sinais claros de que as coisas não estão bem. Por isso, estabeleça processos para organizar itens como:
- Compra de produtos;
- Chegada de mercadorias;
- Organização dos produtos no espaço, segundo critérios como preço, saída, características, entre outros fatores;
- Vendas;
- Controle de todas as etapas relacionadas ao estoque.
Além disso, capacite funcionários para trabalhar com a armazenagem dos produtos, de forma que tudo esteja devidamente registrado e seja acompanhado de perto. Com disciplina e organização, o estoque estará na palma de sua mão sempre.
2. Esteja à frente da demanda
A demanda é quem vai ditar o giro dos produtos, são as variações dela que indicarão se você deve comprar mais ou menos. Ao acompanhá-la, a empresa consegue ficar um passo à frente, agindo com eficiência e se antecipando a qualquer problema.
Por isso, sempre faça uma previsão de qual será a
demanda. Considere épocas do ano nas quais produtos são mais ou menos procurados e outros fatores que influenciam as compras. Com isso, você conseguirá manter o estoque em quantidade suficiente, sem a perda ou a falta de nenhum produto.
3. Tenha um modelo de reposição
A reposição do estoque pode funcionar com dois modelos:
Reposição contínua
Nesse tipo, você compra produtos com mais frequência, mas mantém estocada uma quantidade de mercadorias menor. Assim, os custos de armazenagem são reduzidos e evitam-se perdas, a compra de produtos errados ou o encalhe. Entretanto, pode acontecer de se gastar mais com compras e o potencial de barganha com fornecedores fica menor.
Reposição periódica
A reposição periódica consolida pedidos, que são recebidos em uma determinada data. Você consegue negociar mais com o fornecedor, mas corre o risco de ver produtos faltarem antes do tempo se as vendas dispararem, por exemplo.
Avalie as características da demanda para cada produto e estabeleça qual é o melhor modelo de reposição. Ele precisa garantir que você terá mercadoria para vender, sem perder dinheiro.
4. Tenha fornecedores parceiros
Os fornecedores devem ser importantes parceiros de qualquer negócio. O trabalho deles pode influenciar diretamente os resultados, para o bem e para o mal. Se não houver uma boa relação com eles, é muito difícil que empresa e fornecedor sigam trabalhando bem juntos por muito tempo.
Se houver uma verdadeira parceria com fornecedores, você poderá negociar condições de pagamento, prazos de entrega e propor mudanças que beneficiem todos. Além disso, a administração do estoque passa pelo trabalho de entrega de um fornecedor: se ele a fizer no prazo e sem prejudicar a qualidade do produto, você terá mais controle sobre as mercadorias.
Nunca se sabe também quando algum favor, como a antecipação de uma entrega, será necessário. Se o relacionamento com fornecedores for bom, aumentam as chances deles ajudarem sempre que você precisar.
5. Não se apegue a produtos
Quando perceber que há excesso de produtos, faça com que eles sejam vendidos o mais rápido possível. Não se apegue a eles. Ficar com o estoque parado é perder dinheiro, e muitas vezes a melhor forma de vender é fazer uma queima de estoque ou baixar os preços.
Essa prática é comum e ajuda a desencalhar tudo o que não foi vendido. Assim, é possível obter algum lucro e, principalmente, se livrar dos gastos com armazenagem. Não se esqueça de checar por que esse acúmulo aconteceu e tente evitar ao máximo que ocorra de novo.
6. Pense em diversificar
Diversificar produtos pode ser uma boa saída para organizar o estoque da empresa. Em vez de possuir muitas mercadorias de um único tipo, você pode ter uma quantidade razoável de tipos diferentes.
Com isso, você aumenta as chances de venda, já que poderá atender a demandas por produtos diferentes. Se for uma boa saída ir além dos produtos convencionais, não hesite: diversifique!
7. Use a tecnologia a seu favor
Existem diferentes ferramentas tecnológicas que ajudam o seu trabalho como gestor, desde softwares de gerenciamento empresarial até planilhas ou programas que o auxiliem na organização do estoque. Elas trazem mais segurança, praticidade e eficiência nos controles, ajudando mais do que anotações.
Escolha o sistema que melhor atender as suas necessidades. Observe também se ele tem uma interface agradável e é fácil de usar. Lembre-se, entretanto, de que não adianta nada ter recursos de tecnologia se eles não forem bem usados.
Sempre preencha as informações de maneira correta, principalmente sobre o estoque. Os dados que estiverem no software precisam bater com a realidade para que não haja erros. Se houver grandes diferenças entre o que está no estoque e o que é mostrado pelo programa, a empresa estará exposta a riscos.
8. Analise os resultados
Depois de um certo tempo, é possível analisar o desempenho de cada produto dentro de um determinado contexto. Por exemplo, se a sua empresa tem uma loja virtual e uma loja física, certos itens venderão melhor presencialmente enquanto outros se tornarão campeões de venda no online.
Todas essas variações precisam ser mensuradas de forma que você consiga compreender como é o desempenho de cada produto bem como quais são os fatores que os levam a ter mais saída (ou menos). Portanto, faça relatórios mensais sobre o desempenho de cada produto e tente compreender as sazonalidades de cada um deles antes de fazer novos pedidos.
9. Estoque físico x estoque virtual
Se você atua tanto no e-commerce quanto em lojas físicas, manter um estoque unificado para as duas lojas é a melhor solução. Isso permitirá que sua empresa integre as bases de dados e organize-as de uma só vez, inclusive, tendo benefícios na hora de fazer as compras em maior volume.
No entanto, é preciso ficar alerta. A análise dos dados de vendas deve ser feita separadamente, pois é ela que vai indicar quais são as tendências em cada um dos casos. Todavia, se você adotar um sistema de organização e distribuição dos produtos que seja mais eficiente, poderá bem servir as suas duas unidades sem maiores problemas.
10. Fique de olho nas sazonalidades
Já mencionamos anteriormente a importância de estar sempre à frente da demanda. Uma das maneiras para realizar essa tarefa com eficácia é mantendo um cronograma rígido de identificação de sazonalidades. Esses eventos podem ser anuais ou esporádicos.
Por exemplo, temos as datas tradicionais, como Dia dos Pais, Dia das Mães, Dia das Crianças, Dia dos Namorados e Natal. E temos também as datas esporádicas, como os anos em que há Copa do Mundo, Olimpíadas ou mesmo acontecimentos populares, como o lançamento de um grande filme nos cinemas. Fique de olho nos acontecimentos.
11. Dê atenção à “Curva ABC”
A Curva ABC, também conhecida como “80-20”, foi criada baseada nas teorias econômicas de um renascentista italiano, em 1897, chamado Vilfredo Paretto. Na época, ele criou um estudo sobre como era feita a distribuição de renda e percebeu, então, que a distribuição das riquezas era feita de uma forma muito desconforme: Paretto constatou que 80% das riquezas se concentravam nas mãos de uma pequena porção da população, 20%. Daí o nome “Curva 80-20”.
Desde então, esse princípio de avaliação passou a ser aplicado em várias outras áreas e atividades, como nos setores industrial e comercial. Hoje em dia, a Curva ABC vem sendo muito utilizada nocontrole de estoques, na definição de políticas de vendas, no planejamento de distribuição, na programação da produção e em vários outros assuntos comuns no dia a dia de toda empresa.
No caso do estoque, as letras A, B e C separam os itens de acordo com sua importância e impacto. Dessa forma, a classificação fica assim:
- Classe A: trata-se dos principais itens no estoque. São itens de altíssima prioridade, que nunca devem faltar. 20% desses itens já correspondem a 80% do valor do estoque.
- Classe B: são itens ainda considerados preciosos economicamente, mas menos importantes que os da Classe A. 30% desses itens correspondem a apenas 15% do valor do estoque.
- Classe C: esses são os 50% restantes dos itens em estoque. São os menos valiosos e correspondem a apenas 5% do valor do estoque.
12. Cuidado com produtos perecíveis
Quem trabalha com produtos perecíveis deve redobrar a atenção no controle de estoque. Mais do que produtos parados, um simples erro de cálculo pode resultar em prejuízos irreversíveis, pois não haverá a possibilidade nem de venda do produto após a data de vencimento e nem de devolução ao fabricante.
Sendo assim, a sua abordagem nesses casos deve ser ainda mais minuciosa, com atenção especial à data de validade dos itens bem como às datas de chegada e saída do estoque. Ao se aproximar da data de vencimento, pode ser preciso reduzir os preços ao consumidor final para evitar a perda total dos itens. Assim, adote políticas e mecanismos que permitam um preço dinâmico nessas circunstâncias.
13. Padronização: a palavra-chave dos estoques
Quanto maior for o nível de padronização atingido no gerenciamento de um estoque, provavelmente mais organizados estarão os itens dentro da sua empresa. Para quem lida com sistemas de controle de estoque, criar padrões é essencial para facilitar a identificação dos produtos e tornar os processos mais ágeis.
Além de adotar softwares específicos para gerenciar as mercadorias, é preciso ainda ser criterioso no que diz respeito às classificações de produtos. Elas devem priorizar a fácil movimentação dentro do armazém, a saída dos produtos por ordem de chegada ou proximidade da data de validade e a acessibilidade de manuseio.
Lembre-se: quanto mais tempo você dedicar ao planejamento e à organização na fase inicial de montagem da estrutura, melhores serão os resultados posteriores. Por fim, pense ainda que a sua estrutura precisa ser escalável. Se for preciso dobrar o tamanho do estoque a sua empresa estará preparada?
…..
É fundamental perceber que os produtos são uma parte do capital da empresa e sempre devem ser bem gerenciados. Se você pensar assim, ficará fácil organizar o estoque com cada vez mais eficiência!
