Um dos principais gargalos presentes nas empresas atualmente é a gestão manual de contratos. Especialmente em negócios que lidam com um alto volume de transações diárias ou que atuam com processos mais técnicos, os quais exigem celeridade e uma documentação mais rígida, manter tudo em ordem pode se tornar um grande desafio.
Nesse contexto, seguir pelo caminho da inovação é, sem dúvida, a escolha mais producente para empresas que desejam minimizar custos, acelerar processos e evitar erros na gestão de documentos e contratos.
Para comprovar isso, a seguir, vamos explicar o que é gestão de contratos e listar 4 motivos para a sua empresa abandonar a gestão manual. Continue a leitura e entenda por que é preciso romper com essa ultrapassada metodologia.
Saiba o que é a gestão de contratos e qual a sua importância
Em um cenário de atividades empresariais cada vez mais amplo, em que empresas se relacionam com clientes e fornecedores em diferentes localidades, gerenciar toda a documentação originada em transações à distância, por exemplo, se tornou uma necessidade.
São contratos, atas e uma diversidade de documentos que precisam trafegar entre pessoas e empresas distintas para que sejam assinados e validados conforme os ditames legais que os regem.
Nesse contexto, a gestão de contratos nada mais é do que a junção das atividades voltadas à organização desses documentos, reunindo-os de maneira produtiva e permitindo que eles sejam armazenados, compartilhados e assinados eficientemente.
Durante muito tempo, a gestão e o controle de contratos foram realizados manualmente, a partir de expedientes lentos, pouco produtivos e de difícil visualização. Nesse padrão, ainda utilizado por muitas empresas, há grande dependência do papel, arquivos físicos e espaços dedicados ao armazenamento de incontáveis vias de documentos impressos, gerando um acúmulo desnecessário deles.
No entanto, com a transformação digital e a virtualização dos serviços, essa gestão se tornou muito mais eficiente, adotando documentos digitais, mais práticos e vantajosos em termos de custos, tempo de processamento e de segurança. Por essas e outras razões — conforme veremos adiante —, utilizar a gestão manual de contratos não é a alternativa mais indicada.
Conheça 4 razões para abandonar a gestão manual de contratos
1. Tempo
Um dos principais prejuízos do controle manual de contratos está no tempo de tramitação. Como essa metodologia envolve documentos impressos e envios por meios físicos, é bastante difícil conferir agilidade às transações quando se depende de autenticações mecânicas em cartórios, por exemplo, e envio por via postal de diferentes vias de contratos.
O fluxo de documentos entre as partes, nesses casos, costuma ser lento e oneroso, já que até que o documento chegue ao destinatário, seja assinado e retorne ao emissor, dias se passaram — o que não é nada produtivo para uma empresa que lida com um alto volume de transações.
Por outro lado, quando se opta por uma gestão digitalizada, tudo se torna mais simples. Os documentos podem ser compartilhados on-line a partir de plataformas e softwares especializados, os quais operam com base na Certificação Digital, tecnologia que confere segurança e autenticidade no processo de assinatura e envio dos contratos.
2. Segurança
Outro ponto negativo da gestão manual de contratos é a questão da segurança. Isso porque contratos impressos estão mais suscetíveis à riscos, como extravios, rasuras e rupturas no sigilo. É importante lembrar que, atualmente, dados e informações são tidos como ativos valiosos para as empresas, razão pela qual devem ser protegidos com os recursos necessários.
Inovar no manuseio de documentos é uma necessidade de empresas modernas, as quais prezam pela segurança das suas informações e das informações de seus clientes. Mais uma vez, destacamos a relevância do Certificado Digital para a gestão de contatos, visto que essa tecnologia garante total proteção na circulação de documentos digitais a partir da criptografia e modernos protocolos de segurança.
Além do mais, o formato de documentos digitais permite o armazenamento seguro, como é o caso dos serviços em nuvem, em que os dados ficam em bancos de dados altamente protegidos e acessíveis apenas mediante o uso de credenciais.
3. Sustentabilidade
O uso consciente dos recursos é uma das bandeiras levantadas pelas empresas na atualidade. Cada vez mais, esse tipo de pauta tem ganhado relevância dentro das organizações, exigindo atenção por parte de gestores e líderes.
Quando se fala em gestão manual de contratos, a sustentabilidade tende a ficar comprometida. Como dito, uma das principais desvantagens desse modelo é o uso insumos como papel e tinta para impressão de documentos.
Esse, portanto, é mais um motivo para que você abandone a gestão manual de contratos e adote uma metodologia mais moderna e alinhada com os padrões de sustentabilidade e agilidade — atributos operacionais extremamente valorizados dentro e fora das empresas.
Assim, por meio de novas tecnologias, soluções e metodologias — como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) —, é possível transformar o manuseio de arquivos importantes dentro da sua empresa, eliminando o desperdício de materiais, tempo e recursos, e tornando as atividades mais sustentáveis, econômicas e, principalmente, produtivas.
4. Espaço físico
Por último, destacamos a necessidade de acabar com a gestão manual de contratos em razão da sua crescente necessidade de espaço físico para comportar todo o acervo de documentos gerado dia após dia dentro de uma empresa.
Em negócios que lidam com vendas e trabalham com diferentes fornecedores, por exemplo, o fluxo de contratos dos mais diversos tipos é intenso. Nesse tipo de situação, o acúmulo de arquivos físicos pode se tornar insustentável economicamente, além de prejudicar o acesso posterior em caso de auditoria ou conferências.
Por outro lado, quando se trabalha com métodos digitais, em que os documentos são gerados eletronicamente, espaço físico deixa de ser uma preocupação para a empresa. Isso porque todo o armazenamento desse acervo pode ser feito em nuvem ou em bancos de dados locais, dependendo da necessidade.
Além de refletir nos custos, esse fato reforça a segurança da informação, impedindo que as intempéries do tempo ou os riscos externos, como fraudes, prejudiquem os contratos da sua empresa.
Por fim, como foi possível perceber, a gestão manual de contratos deixou de ser o formato mais indicado para os negócios. Migrar para o mundo digital, em que as informações são mais acessíveis e simples de serem compartilhadas, é muito mais produtivo.
Essa ação, além de reduzir custos com papel, autenticações mecânicas e retrabalho, torna as atividades da empresa muito mais ágeis, permitindo o fechamento de negócios entre agentes em diferentes localidades de forma rápida, simples e econômica, com toda a segurança que um Certificado Digital é capaz de oferecer.
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