No mundo digital, assinaturas eletrônicas são essenciais para empresas, trazendo agilidade, organização e economia.
A princípio, as assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de imprimir e armazenar documentos em papel, possibilitando processos mais rápidos e seguros. Ou seja, de ponta a ponta, da criação do documento à sua entrega, tudo pode ser feito online.
Por isso, neste artigo, vamos explorar as principais dúvidas sobre as assinaturas eletrônicas com a ajuda do especialista Márcio D’Avila, consultor técnico da CertiSign, a maior Autoridade Certificadora do Brasil.
1. O que é assinatura eletrônica e quais são os seus tipos?
Antes de mais nada, Márcio D’Avila começa explicando que “de maneira bastante abrangente, a assinatura eletrônica é uma maneira prática e segura de atestar um ato no meio digital”.
Então, por meio da Lei nº 14.063, de setembro de 2020, que classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias: simples, avançada e qualificada.
- Assinatura Eletrônica Simples: Este tipo de assinatura pode ser algo tão simples quanto uma rubrica em uma tela, um login ou até mesmo o ato de clicar em um botão “Assinar”. Ou seja, ela é apropriada para contratos e documentos de baixo risco, como solicitações de serviços essenciais (água, luz e internet), atas de reuniões, propostas comerciais e documentos similares.
- Assinatura Eletrônica Avançada: As assinaturas eletrônicas avançadas são comuns em ambientes corporativos. Elas são geradas a partir de um certificado digital emitido pela própria empresa, validando a identidade do signatário. Ou seja, este tipo de assinatura é adequado para documentos e transações pré-acordados entre as partes, garantindo um nível mais alto de segurança. Também pode ser gerada por outras tecnologias, desde que a identidade do signatário seja inequivocamente comprovada.
- Assinatura Eletrônica Qualificada: A assinatura eletrônica qualificada é o tipo mais seguro e é feita com base em umcertificado digitalno padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). “É o método mais seguro por conta, principalmente, do processo rigoroso de validação da identidade para a disponibilização do certificado aliado ao uso da criptografia, que protege os dados e garante a autenticidade do documento”, afirma.
Em outras palavras, essa opção é indicada para contratos e documentos de alta criticidade, como venda e compra de móveis, prontuários médicos, laudos. Aliás, existem também outras indicações que são: notas fiscais, relatórios empresariais e operações bancárias.
2. As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?
Sobretudo, uma das principais preocupações ao adotar as assinaturas eletrônicas é a validade jurídica. De acordo com Márcio D’Avila, “A validade jurídica da assinatura qualificada está prevista na legislação (MP 2.200-2), e, portanto, tudo o que é assinado usando um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica”.
- Assinatura Eletrônica Qualificada: Este tipo de assinatura tem sua validade jurídica prevista na legislação, mais especificamente na Medida Provisória 2.200-2. Isso significa que qualquer documento assinado com um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica.
- Assinatura Eletrônica Simples e Avançada: Nestes casos, a validade jurídica depende das evidências coletadas no momento da formalização da transação. Isso pode incluir informações como geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e até mesmo uma assinatura manuscrita. Portanto, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas simples e avançadas é configurada com base nas evidências coletadas.
3. Onde e como assinar documentos eletrônicos?
Principalmente, a praticidade das assinaturas eletrônicas é um dos seus maiores atrativos. Com isso, Márcio D’Avila explica que o processo de assinaturas eletrônicas geralmente envolve inserir o documento no portal de assinaturase escolher o tipo de assinatura apropriado.
Além disso, é possível especificar os signatários necessários. Hoje em dia, existem plataformas completas, como o portal de assinaturas da CertiSign, que permitem a criação de fluxos de assinaturas, acompanhamento em tempo real de todas as etapas e até mesmo a assinatura em lote de documentos.
Ou seja, na hora de escolher a melhor opção, é importante considerar o tempo de mercado da empresa que oferece o serviço. Também, leve em conta as funcionalidades da plataforma.
Aliás, há várias soluções no mercado que oferecem diferentes recursos e níveis de segurança. Então, escolha a que melhor atenda às necessidades da sua organização.Além do mais, também é possível assinar documentos eletrônicos diretamente de programas específicos, dependendo da plataforma e das opções disponíveis.
Os benefícios das assinaturas eletrônicas para empresas
De modo geral, as assinaturas eletrônicas se tornaram uma parte essencial do mundo dos negócios e da administração. Porque, elas oferecem uma maneira eficiente e segura de validar transações e documentos no ambiente digital.
Como vimos, existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma adequada para diferentes cenários. Ou seja, desde contratos de baixo risco até documentos altamente críticos.Além disso, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas é uma preocupação importante. Porque, a validade pode variar com o tipo de assinatura e as evidências coletadas durante a formalização.
Então, para implementar efetivamente as assinaturas eletrônicas em sua organização, é essencial escolher uma plataforma confiável que atenda às suas necessidades específicas.
Desse modo, o crescimento do mercado de assinatura digital tornará as assinaturas eletrônicas comuns, trazendo eficiência e segurança aos negócios.
Afinal, as assinaturas eletrônicas são legais e seguras, mas é importante estar atualizado com as regulamentações locais. Para isso, procure ajuda especializada para garantir que você esteja usando a tecnologia da maneira certa.
Por fim, não perca a oportunidade de simplificar seus processos e economizar tempo e recursos com essa tecnologia em ascensão.
Sobre a Certisign
A CertiSign é a principal Autoridade Certificadora no Brasil e especialista em identificação e segurança digital. Desde 1996, desenvolve e integra soluções que proporcionam uma experiência digital simples e segura, oferecendo às pessoas mais tempo e liberdade, e às empresas, redução de fraudes e custos.
Ao longo do tempo, se tornou sinônimo de inovação e confiança, emitindo mais de 15 milhões de certificados digitais e com mais de 2.200 pontos de venda no Brasil e no exterior.
Além disso, a CertiSign fornece a proteção para sites, lojas virtuais e e-commerces por meio do Certificado SSL, garantindo uma jornada segura para quem acessa os ambientes e aumentando a visibilidade desses sites.
A CertiSign oferece soluções seguras para serviços e transações online nos setores financeiro, de saúde, do Governo e educacional, garantindo a identidade das partes envolvidas e proporcionando segurança, eficiência e redução de custos.
Profissionais, como médicos, dentistas podem contar com a alta qualidade e segurança dos certificados digitais CertiSign. Para advogados, somos Prestadores de Serviço e Suporte da Autoridade Certificadora da Ordem dos Advogados do Brasil (AC-OAB), oferecendo o exclusivo certificado OAB.
Já para os contadores, além de certificados de todos os tipos e modelos, para eles e seus clientes, há o iziClub, um programa de relacionamento. A cada venda de certificado digital CertiSign, o contador recebe Dotz que podem ser trocados por dinheiro ou mais de 50 mil prêmios.
A CertiSign disponibiliza o iziSign, um portal de assinaturas para empresas e para você. Essa plataforma permite assinar documentos com validade jurídica de forma ágil e simples, a qualquer hora e em qualquer lugar. Basta um clique para assinar o documento.
Por fim, os clientes CertiSign podem renovar os certificados digitais totalmente online. Basta acessar a página para renovação dos certificados.
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