Dentro do contexto orçamentário, budget e forecast têm atuações complementares, embora distintas. O primeiro consiste na projeção de custos associados à realização de um projeto específico. Já o segundo tem mais a ver com os ajustes que vão ser necessários para que, ao longo do período estipulado, o valor máximo seja respeitado — garantindo também que o projeto seja implementado corretamente.
Instinto e palpites, com o tempo, perderam os seus valores no dia a dia corporativo. Afinal de contas, existem diversos métodos e tecnologias que têm mostrado o caminho mais seguro e assertivo da certeza.
É por isso que gostaríamos de apresentar — e reforçar a quem já os conhece — o budget e forecast. Por meio desses conceitos orçamentários, os bons resultados podem aparecer com mais facilidade.
E, o melhor: sem riscos ou imprevistos no ambiente de trabalho.
Quer saber, então, como aplicá-los e garantir uma boa dose de planejamento e seguranças à saúde financeira do seu empreendimento? Basta seguir com a leitura deste post e entender, conosco, como o budget e forecast têm participação ativa nisso!
O que é budget e forecast?
São duas ideias, distintas e complementares. Budget e forecast têm suas ideias atreladas ao orçamento empresarial. Por isso, fica mais fácil se definirmos ambos individualmente!
Budget
Também conhecido como orçamento estático, o budget está profundamente associado a:
- planejamento de metas;
- avaliação de despesas;
- análise de custos e gastos em determinado período.
Portanto, quando o RH surge com um planejamento focado em motivação e no bem-estar dos funcionários, por exemplo, será necessário discutir com o profissional de finanças responsável o budget para isso. O que vai, por consequência, envolver todos os custos projetados para colocar a ideia em andamento.
Em seguida, a importância do budget está atrelada ao acompanhamento da execução do projeto. Digamos que o orçamento previa o gasto máximo de R$ 10 mil para a implementação dele. Assim, os responsáveis devem trabalhar para não extrapolá-lo ou, no máximo, remanejar outros custos para isso.
Forecast
Dentro dessa idéia acima citada, temos o forecast. E, para explicá-lo, vamos a mais um exemplo: vamos assumir a ideia de que o budget para o RH da sua empresa seja de R$ 150 mil. Isso dá uma média mensal de R$ 12.500.
Então, foi observado que, no quinto mês, a empresa já havia gastado R$ 75 mil — R$ 12.500 a mais do que o previsto para o mês, portanto (esse valor só deveria ter sido alcançado no mês seguinte).
Dessa maneira, budget e forecast vão dialogar entre si, pois o segundo é usado como um ajuste para que o budget seja respeitado até o final do ano.
Assim, se faltam R$ 75 mil para os próximos sete meses, o forecast vai apontar que, agora, o RH pode gastar a média mensal de R$ 10.714,28.
O valor final previsto permanece, então. O que muda é o percurso até lá a fim de evitar que os gastos ultrapassem o total de R$ 150 mil.
Qual é a aplicação do budget e forecast?
Como vimos, independentemente do planejamento financeiro que a empresa tenha pela frente, o budget e forecast vão servir como guias de orientação.
Tudo, é claro, para alcançar o resultado inicialmente previsto sem que os custos se sobressaiam. É inegável, então, que são ferramentas essenciais para o planejamento financeiro de qualquer tipo de organização.
Entretanto, ambos podem ser usados, no dia a dia, para os mais diversos fins. Entre os principais, podemos destacar os seguintes:
- mensurar a performance da organização com base nos seus objetivos;
- assegurar o controle financeiro;
- apoio na tomada de decisão;
- auxiliar em estratégias diversas de precificação de produtos e serviços.
Sem o budget e forecast, portanto, fica muito difícil considerar que os líderes de uma empresa desenhem ações estratégicas e consigam implementá-las para que rendam o retorno esperado com base no que foi investido.
Como desenvolver o budget e forecast?
Além dos dados citados anteriormente, o budget e forecast podem ser acompanhados em tempo real, com base nos indicativos orçamentários estipulados. Ou, ainda, apenas no final do período projetado.
Perceba que isso vai variar de acordo com o que a empresa tem planejado. No entanto, existem alguns elementos que podem ser considerados para o seu desenvolvimento e posterior monitoramento.
O primeiro deles é o DRE Projetado (Demonstrativo de Resultado do Exercício Projetado), mas também existe a Projeção de Fluxo de Caixa. Tendo essas informações, evita-se que o budget e forecast sejam, simplesmente, instrumentos para um bom palpite.
O que, como vimos, não é a função mais correta desses conceitos.
Por sua vez, é importante que todos os dados sejam coletados e precisamente calculados. Assim, não ocorrerão surpresas desagradáveis que vão prejudicar o budget, estimular o uso precipitado do forecast e colocar em risco todo o objetivo da operação.
Como qualificar o departamento financeiro?
Com base em tudo o que vimos, até aqui, deve ter ficado evidente que budget e forecast são instrumentos de grande relevância para aumentar a segurança e aprimorar o planejamento financeiro.
Com eles em mãos, as empresas conseguem garantir uma tomada de decisão muito mais assertiva para a realização de novos projetos.
Até por isso, o uso de tecnologias que ajudem a integrar os departamentos e a calcular, automaticamente, tais dados valiosos para a apresentação do budget e forecast, pode ser de grande auxílio.
Softwares de gestão, no geral, contêm esse tipo de recurso. Assim, os seus especialistas ficam com mais tempo livre para dedicarem-se às análises e planejamentos estratégicos, enquanto o monitoramento dos índices ocorre sem grandes esforços dos seus colaboradores.
Isso vale, inclusive, para qualquer tipo de orçamento. E se você quiser saber a respeito da composição orçamentária de departamentos específicos, aproveite para conferir, após a leitura deste artigo, as nossas dicas sobre a elaboração de um orçamento de RH!
No mais, esperamos que os conceitos de budget e forecast tenham ficado claro para você. Além disso, caso esteja em busca de mais informações para melhorar o setor financeiro e a integração dele com o RH — entre outras dicas valiosas para melhorar o clima organizacional da sua empresa —, temos mais um convite para você!
