Certificado para NF-e: quais são as principais vantagens?

 

As transações feitas por meio da internet estão se tornando cada vez mais comuns: acesso remoto, e-mails, assinatura eletrônica, entre outros. No entanto, as preocupações com segurança e privacidade são crescentes. Uma forma de sanar esse problema é o uso da Certificação Digital, já que é uma das ferramentas mais modernas de segurança para proteção das empresas e também para a proteção pessoal. Hoje, falaremos sobre o certificado para NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

O Certificado Digital trata-se de um arquivo eletrônico capaz de identificar quem é o seu titular, seja ele pessoa jurídica, seja pessoa física. Na verdade, é um documento eletrônico de identidade, pois como as transações são realizadas eletronicamente, ele surge como forma de garantir a identidade das pessoas envolvidas.

Um Certificado Digital para emissão de nota fiscal é extremamente relevante nos dias de hoje. Continue acompanhando e entenda a diferença entre o certificado para NF-e para o e-CNPJ, além de conferir as suas vantagens. Boa leitura!

O que é Certificado Digital?

Você tem dúvida sobre o que vem a ser o Certificado Digital? Ou ainda por qual motivo você precisa dele para emitir notas fiscais eletrônicas? Então vamos explicar melhor para que você não tenha mais dúvidas.

É bem simples, o Certificado Digital tem funcionado como uma assinatura digital tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas, garantindo total autenticidade dos dados e informações e com validade jurídica.

O procedimento permite a confidencialidade e a identificação da empresa em transações eletrônicas que são assinadas virtualmente. Isso tem garantindo maior agilidade em todos os processos, já que não há a necessidade da presença física.

Sem contar que é um processo realizado para evitar possíveis fraudes relacionadas à segurança que as organizações poderiam sofrer.

Qual é a diferença do e-CNPJ e o Certificado para NF-e?

Essa é uma dúvida muito frequente para aqueles que precisam de um Certificado para emitir notas fiscais. Há algumas diferenças relevantes entre e-CNPJ e o Certificado para NF-e, e entendê-las é fundamental para a sua empresa.

Antes de qualquer coisa, os dois Certificados podem ser usados para emissão de nota fiscal eletrônica, uma vez que ambos são emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número de CNPJ da organização em seu conteúdo.

A principal diferença entre esses Certificados é que o e-CNPJ pode ser usado apenas pelo empresário e representante legal, como o sócio da empresa ou dono, enquanto o eNF-e pode ser utilizado também pelos funcionários da corporação, além dos representantes legais.

O e-CNPJ

O e-CNPJ, um dos primeiros modelos de Certificados Digitais adotados no Brasil, é o único modelo que consegue atender a todos os documentos fiscais eletrônicos. Devido a isso, ele tem uma maior aceitação no mercado.

Além disso, ele carrega as mesmas informações que o CNPJ comporta, porém, em um formato eletrônico. Dessa maneira, a facilidade de transmissão de informações à Receita Federal, assim como integridade e autenticidade em transações eletrônicas, é garantida pelo Certificado Digital. É um certificado mais barato que o eNF-e.

O Certificado para NF-e

Por causa da rápida expansão da NF-e, um modelo de Certificado específico para as NF-e foi desenvolvido.

Além de sua característica indispensável que é a de identificar quem é o faturista que está fazendo a operação, permitindo que a empresa possua mais de um Certificado credenciado para o faturamento, ele também foi projetado para atender grandes quantidades de validações. Isso significa que muitas notas fiscais serão emitidas por dia.

Sendo assim, a estrutura que esse Certificado usa é mais robusta para validação e verificação dos campos da NF-e, que é o motivo pelo qual o Certificado para NF-e custa mais caro que o e-CNPJ.

Devido ao fato de ele ter sido criado exclusivamente para a emissão de notas fiscais, não é possível acessar o e-CAC da Receita Federal, por exemplo, muito menos a Conectividade Social (FGTS).

Para quem é indicado o Certificado Digital?

O principal propósito do Certificado Digital é garantir a segurança das transações realizadas virtualmente e otimizar o processo de verificação de dados, permitindo ao usuário resolver tudo de forma rápida e prática.

Hoje em dia, o seu uso é obrigatório para todas as organizações que precisam emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), de acordo com o Ajuste SINIEF 12/16.

A Certificação Digital é também exigida pela Receita Federal para todas as corporações que estão inscritas no Lucro Real e Lucro Resumido, já que a maioria das declarações realizadas de forma mensal ou anual precisa ser feita a partir do certificado digital.

Outro exemplo da obrigatoriedade do uso da Certificação Digital é a exigência para organizações que estão inscritas no simples nacional que têm mais de três funcionários. Dessa forma, a empresa vai poder confirmar autenticidade nas declarações feitas eletronicamente e na entrega de documentos.

Além dessas obrigatoriedades na relação com os órgãos governamentais, as corporações que têm Certificado Digital vão garantir também outras vantagens, como:

  • redução de riscos de fraude;
  • maior credibilidade e confiabilidade em ambientes virtuais;
  • considerável redução de custos (sem precisar reconhecer firma em cartório).

É importante destacar que o NF-e pode ser emitido no nome de um terceiro, ressaltando que será responsável pelo uso do Certificado e emissão das notas.

Quais as vantagens do uso desse tipo de Certificado?

As vantagens de usar o Certificado para emissão de NF-e são inúmeras. Confira as principais que as empresas garantem ao utilizarem o Certificado:

Redução de custos

Seja em impressão e aquisição de papéis, gasto em processos como recebimento, faturamento e logística, seja em armazenagem de documentos fiscais, o uso do Certificado para emitir notas fiscais auxilia a empresa a reduzir custos com dinheiro e com tempo.

Confiabilidade

É possível fazer a emissão a partir de procuração com fé pública. Ou seja, assim não há a necessidade de ser o representante legal da empresa na Receita Federal.

Questões legais

Com o uso do Certificado para a emissão de NF-e, a empresa consegue aprimorar o processo de controle fiscal, garantindo melhor intercâmbio e compartilhamento de dados e de informações entre os fiscos.

Inteligência

Com as informações contidas no Certificado, é possível extrair, de forma seletiva, informações úteis nos demais processos de negócio das organizações, agilizando, portanto, o fluxo entre área e parceiros.

Segurança

O Certificado para a emissão de NF-e garante a troca segura e criptografia das informações, um exemplo são os dados da sua aplicação de notas.

Enfim, o Certificado para NF-e ou até mesmo para qualquer tipo de transação digital é a solução perfeita para problemas com segurança online. Dor de cabeça, fraude e transtornos são evitados. Um conjunto de problemas que qualquer investidor teme e quer evitar de qualquer maneira. O Certificado vai ajudar muito as empresas que precisam fazer emissão de notas fiscais evitando processos burocráticos muito longos e livres de fraudes.

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