Deixar que notas fiscais sejam emitidas, canceladas ou alteradas sem o conhecimento da sua empresa pode resultar em muitas dores de cabeça. É por essa razão que grandes empresários estão sempre em busca das melhores formas de como consultar as notas emitidas contra um CNPJ.
Até 2017 havia um sistema gratuito chamado Aplicativo de Manifestação do Destinatário, mantido pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Contudo, ele foi descontinuado e os empresários e profissionais de contabilidade tiveram que buscar outros meios para realizar esse procedimento.
Por que investir na consulta de NFe?
Em primeiro lugar, há que se pensar na segurança. Independentemente do seu porte, uma empresa precisa sempre estar de olho nas notas que são emitidas contra o seu CNPJ. Qualquer descuido relacionado a notas emitidas de maneira incorreta ou cancelamentos sem que a sua companhia esteja ciente pode causar problemas na hora que a sua contabilidade for declarar suas movimentações junto à Receita Federal.
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) pode ser considerada um avanço e tanto nesse sentido. O documento eletrônico criado para substituir as notas fiscais impressas é mais seguro e permite a automatização do processo de emissão. Além disso, os dados gerados podem ser compartilhados em tempo real entre as empresas e o governo, o que reduz as possibilidades de fraude.
A segurança é garantida graças à utilização de um Certificado Digital, uma espécie de assinatura eletrônica que permite comprovar a autenticidade de uma transação. Ao final desse processo, há economia para o empresário e mais segurança para todos os envolvidos.
Como consultar notas fiscais emitidas contra meu CNPJ?
O Portal Nacional da SEFAZ é uma das maneiras mais simples de se consultar notas fiscais eletrônicas. No entanto, antes de tudo, é preciso compreender o que são cada um dos números relacionados a uma NFe. É comum que haja muita confusão nesse sentido, de maneira que usuários menos experientes tendem a não conseguir concluir o processo.
O primeiro passo é identificar o número da nota fiscal. De acordo com a legislação brasileira, as notas fiscais de uma empresa devem ser numeradas de 000.001 a 999.999, obrigatoriamente.
Além disso, toda nota fiscal tem um número de série, iniciando sempre por “1”. Vamos exemplificar para facilitar a sua compreensão.
Quando uma empresa inicia os seus negócios, a primeira nota fiscal emitida será da série 1 e terá o número 000.001. Após emitir 999.999 notas, ou seja, tendo esgotadas as possibilidades numéricas, passa-se então para a série 2 e a numeração volta ao 000.001. Assim ocorre sucessivamente com as séries seguintes.
A vantagem é que você não precisa, necessariamente, ter em mãos o número da NFe ou o respectivo XML para consultá-la. No entanto, você precisará da chave de acesso, um código de 44 dígitos e que pode ser utilizado no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Agora que você conhece o significado de cada uma das numerações, é hora de aprender a como consultar as notas.
- 01. O primeiro passo é acessar o Portal Nacional da SEFAZ.
- 02. Depois, digite a chave de acesso no campo correspondente.
- 03. Confirme o captcha selecionando a opção “não sou um robô”.
- 04. Por fim, insira o seu certificado digital A1 ou A3.
E onde encontrar a chave de acesso correta? A resposta para essa pergunta está no DANFe (Documento Auxiliar da NFe). Somente com ele em mãos é que você poderá consultar a chave de acesso. Na maioria dos casos o fornecedor envia o DANFe impresso ou por e-mail para a empresa. Dessa forma, se você ainda não recebeu esses dados, solicite-os o quanto antes.
Softwares de gestão contábil: por que eles podem facilitar a sua vida?
A solução que apresentamos acima é a convencional e gratuita, mas isso não significa que ela seja a melhor ou a mais simples. O melhor caminho para a boa gestão de NFe é sempre recorrer a softwares específicos de gestão contábil, como as soluções oferecidas pela Sage.
Esses serviços registram automaticamente as chaves de acesso de cada uma das notas emitidas, tornando muito mais simples eventuais consultas. Além disso, as soluções operam completamente online, permitindo que você acesse-as a partir de qualquer lugar.
Essa também é uma maneira inteligente de organizar as notas fiscais emitidas sem a necessidade de manter servidores físicos na sua empresa destinados à essa finalidade. De acordo com a legislação brasileira as empresas precisam manter o XML de uma NFe por um prazo mínimo de 5 anos a contar da data de emissão.
A não observância a essa obrigação pode render multas no valor de até R$ 1 mil por nota perdida. Não é pouca coisa e, diferentemente do que muitos imaginam, há sim fiscalização com relação à guarda desses documentos. Prova disso é que no primeiro semestre de 2017 a Receita Federal recolheu cerca de R$ 73 bilhões em créditos tributários.
A lição mais importante: não deixe para depois
Obviamente, recorrer à solução mais simples permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Softwares de gestão contábil auxiliam no processo e agilizam o trabalho, aumentando o controle sobre os processos internos da empresa. Organizar as informações é essencial e até mesmo uma planilha de controle com os dados das notas fiscais emitidas contra a sua empresa já é uma importante aliada na gestão do seu negócio.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim como mais uma atribuição de rotina da sua contabilidade. Portanto, mesmo seguindo um processo manual mais burocrático, não deixe de lado a checagem de dados vitais para a sua companhia.
