Empresas que tiveram faturamento de até R$ 78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional devem redobrar a atenção em 2019. Ao longo do ano, entram em vigor diversas etapas da Fase 2 do eSocial para essas companhias.
O cronograma teve início em julho de 2018, quando se tornou obrigatório o cadastro do empregador e das tabelas. Desde então foram estabelecidas novas datas para a implantação completa do eSocial, com marcos importantes nos meses de janeiro, abril e agosto. A conclusão está prevista para janeiro de 2020.
Nesse artigo, entraremos em detalhes sobre quais são as etapas previstas na Fase 2 de implantação do eSocial e por que a sua empresa deve ficar atenta a cada uma dessas mudanças.
O que é e para que serve o eSocial?
O eSocial veio para simplificar a vida dos profissionais de contabilidade. Graças aoSistema Público de Escrituração Digital (SPED)foi possível sintetizar as informações em um só sistema. Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.
Além da folha de pagamento, são pelo menos 14 os itens compreendidos dentro do eSocial. Até então, todos eles eram cobrados individualmente. A boa notícia é que tudo agora é entregue de uma só vez e fica disponível online. Veja a lista de documentos que fazem parte do eSocial:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Livro de Registro de Empregados (LRE)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Cronograma de implantação do eSocial para empresas do grupo 3
Para facilitar a implantação do eSocial em sua plenitude, a Receita Federal decidiu dividir as empresas em quatro grandes grupos e em pelo menos seis etapas em cada um deles. Dessa forma, a adoção dos processos teve início em janeiro de 2018 e deve se estender até janeiro de 2021.
As empresas do Grupo 3 são as que mais precisam ficar atentas, pois a maior parte das etapas entra em vigor em 2019. A mudança mais recente ocorreu no mês de abril, quando passou a ser obrigatório o envio dos dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).
No mês de julho passa a ser necessário o envio da folha de pagamento. O processo será concluído apenas em julho de 2020, quando as empresas desse grupo passarão a ser obrigadas a enviar os dados de segurança e saúde do trabalhador. Confira o cronograma completo:
- 10 de Janeiro de 2019 – Cadastros do empregador e tabelas
- 10 de Abril de 2019 – Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos)
- 10 de Julho de 2019 – Folha de pagamento
- Outubro/2019 – Solicitação da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias
- Outubro/2019 – Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS
- Julho/2020 – Dados de segurança e saúde do trabalhador
Por dentro das mudanças em 2019
O primeiro prazo limite que as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016 e não optantes pelo Simples Nacional tiveram que cumprir em 2019 foi o do envio de dados dos trabalhadores e seus vínculos empregatícios. Essa obrigatoriedade entrou em vigor em 10 de outubro de 2018, mas seu prazo limite foi até 9 de janeiro de 2019.
Conforme reportagem publicada no G1, um estudo da Sage Brasil com pequenas empresas e escritório de contabilidade mostrou que 66,3% desconheciam o eSocial e apenas 33% ouviram falar sobre a nova fase de prestação de informações ao governo. Apenas 9% disseram estar preparados para usar a ferramenta.
Por essa razão, é de suma importância conversar com profissionais de contabilidade para que eles possam orientar a empresa da melhor forma possível. O não cumprimento de qualquer uma das obrigações pode resultar em multas para as empresas, um gasto desnecessário se observamos que houve tempo hábil suficiente para adotar as novas regras.
Para minimizar os impactos da implantação das novidades, Segundo o governo, várias ações foram implantadas para levar informações aos empregadores da 2ª etapa, como uma central de atendimento por telefone (0800-730888). O governo também reformulou sua página na internet, além de fazer eventos de orientação pelo país.
Softwares de gestão contábil facilitam a transição
Se a sua empresa ainda não utiliza softwares de gestão contábil, é bem provável que você tenha muito mais dificuldade de se adequar à essa nova realidade a partir do momento em que ela entrar em vigor. Por essa razão, nós recomendamos fortemente que você adote uma ferramenta de gestão financeira o quanto antes.
A Sage conta com softwares de gestão para diversas áreas contábeis e financeiras. Com valores de mensalidade acessíveis, eles podem ser utilizados por empresas de qualquer porte. Os sistemas são online, contemplam todas as novas regras do eSocial, e podem ser acessados a partir de qualquer lugar.
Mais do que simplificar a adoção de novas regras, esses recursos tecnológicos se constituem hoje em um diferencial competitivo significativo no mercado. Perder tempo com tarefas manuais ou “de rotina” significa impor limites à produtividade e ter menos tempo para análise de dados e tomada de decisão.
O correto planejamento financeiro de uma empresa requer um embasamento sólido para a tomada de decisão e isso só é possível quando temos à mão as ferramentas adequadas. Portanto, se a sua empresa ainda não está na era digital, aproveite a chegada das novas obrigações para implantar processos mais ágeis e assertivos.
