Se a sua empresa trabalha com mercadorias armazenadas, então o inventário de estoque é uma das atividades que você deve incluir na sua rotina. Trata-se de um recurso essencial para identificar, classificar e determinar o valor das mercadorias que sua empresa possui.
Um erro comum a muitas empresas é o de se basear em “impressões”, ou seja, em números inexatos com relação àquilo que realmente está armazenado no estoque. O inventário evita que essas imprecisões sejam levadas adiante e ajudam a empresa a se planejar melhor para o futuro.
O que é inventário de estoque?
De maneira didática podemos dizer que inventariar o estoque significa fazer uma listagem completa dos produtos disponíveis, identificando-os, classificando-os e atribuindo um valor para cada um deles. Como resultado, após essa ação o empresário terá em mãos mais do que uma simples lista de itens, mas também uma noção exata do valor que se encontra ali naquele momento.
Essa ação deve ser realizada periodicamente – semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente -, dependendo da rotatividade de produtos no seu estoque. Quanto mais rápida for a saída ou quanto mais perecíveis forem os produtos, menor deve ser o intervalo de tempo entre um inventário e outro.
A principal razão para inventariar o estoque é obter precisão nas informações sobre os produtos armazenados. Estoque, seja ele do que for, significa dinheiro parado e, portanto, é preciso ter consciência exata de quanto isso representa. Da mesma forma, a partir das informações obtidas, o gestor pode elaborar estratégias que possam dar maior vazão a certos tipos de mercadorias, se necessário.
Por que inventariar o estoque é importante?
Além do que há mencionamos, é fundamental que as empresas que trabalham com armazenamento de mercadorias tomem ações como essas frequentemente de modo a evitar o desperdício.
Muitas empresas ainda se baseiam apenas em estimativas de acordo com a entrada e saída de produtos. Esse método não é eficiente uma vez que não considera itens avariados, desviados ou mesmo mal-acondicionados em suas instalações. Sem o inventário, os resultados são imprecisos, pois não é possível saber se as estimativas estão mesmo corretas sem uma checagem mais apurada.
O inventário de estoque traz uma série de benefícios administrativos e financeiros para as empresas. Redução de perdas e desperdícios, além de custos operacionais menores são algumas das possibilidades. Podemos citar ainda as melhorias na gestão de estoque como uma forma de aumentar a produtividade na empresa.
Utilize tecnologia para o controle de estoques
Não dá para imaginar que nos dias de hoje o controle de estoque de uma empresa ainda seja feito de forma manual. É preciso contar com softwares específicos que permitam o registro dessas informações e a integração desses dados com demais áreas da empresa.
Por exemplo, o departamento de compras deve ter acesso ao monitoramento do estoque como forma de realizar novos pedidos, se necessário, sempre a tempo para evitar que ocorra a falta (ou a sobra) de um determinado item. Da mesma forma, a área de marketing precisa ter ciência de que certos produtos estão “sobrando” e precisam ser comercializados o mais breve possível.
Além dos softwares de registro, há ainda soluções modernas de controle de entrada e saída de produtos dos armazéns. É o caso de etiquetas RFID, que automaticamente enviam informações ao sistema sobre qualquer movimentação de carga. Todavia, nem mesmo elas dispensam a ação minuciosa de um inventário de estoque.
Alguns conselhos para fazer o correto inventário de produtos
Para evitar erros na hora de fazer o inventário de estoque, é importante ficar atento a alguns conselhos dados pelos mais experientes do setor. Pensar na classificação dos produtos, na identificação da rotatividade do estoque e definir a periodicidade dessas ações são essenciais.
1. Classifique os produtos
Agrupar os itens em conjuntos ajuda a otimizar o trabalho de inventário do estoque. Adote os conceitos de “grupos” ou “famílias” para deixar esses itens sempre próximos uns dos outros. Além de facilitar a identificação, produtos similares podem atuar como substitutos de itens faltantes em uma eventualidade.
2. Identifique a rotatividade
É de suma importância compreender qual é a rotatividade do seu estoque. Há empresas que trabalham com estoques para um semana, outras para quinze dias e algumas para um mês ou mais. Em cada uma delas há a necessidade de adequar os métodos de inventário de maneira que não ocorram perdas. Estipular o correto intervalo de reposição ajuda a tornar o trabalho mais assertivo.
3. Defina a periodicidade do inventário
Já mencionamos esse item anteriormente, mas é conveniente ressaltá-lo: a periodicidade do inventário precisa levar em consideração a rotatividade das mercadorias. Uma vez feito isso, defina de quanto em quanto tempo será realizado um “pente fino” nos itens armazenados.
4. Escolha os melhores dias e horários
O inventário de estoque é uma ação minuciosa e a sua execução não deve influenciar no fluxo de trabalho. Por essa razão, escolha dias da semana que sejam mais tranquilos e horários alternativos. Da mesma forma, determine quem serão os responsáveis pela conferência e municie-os com as ferramentas necessárias para que possam executar essa tarefa o mais rápido possível.
5. Dupla verificação: não dê margem para erros
Quando falamos em verificação de produtos, em especial em grandes quantidades, não é conveniente deixar essa função apenas nas mãos de um colaborador. A dupla verificação, ainda que feita em forma de amostragem, é essencial para reduzir próximo a zero o número de erros de classificação.
6. Gere relatórios e compartilhe-os com os gestores
Mesmo uma informação importante se torna de pouca serventia se não é compartilhada com os gestores que realmente necessitam dela. Não torne esses dados algo inacessível. Compartilhe-os com os gestores de outras áreas, especialmente os dos setores de compras e marketing. Eles poderão apresentar soluções pontuais interessantes para aumentar a vazão do estoque em determinadas épocas do ano.
