A relação entre empresas, governo e consumidores está cada vez mais moderna, eficiente e tecnológica. No mercado, é cada vez mais raro o uso de documentos impressos e sem envolvimento com cadastros eletrônicos, uma vez que atualmente existem diversos tipos de notas fiscais que facilitam as operações no ambiente virtual.
No entanto, para uma boa relação com esses documentos se faz necessário investimentos, organização e capacitação, como orienta o professor Marcos Lima, em entrevista ao programa Prosa de Mestre, da SIEG Soluções.
Abaixo você confere três aspectos que você deve dominar para não ter problemas com notas fiscais, cadastros e demais documentos eletrônicos:
Cadastro de produtos
Um passo primordial para uma boa gestão de documentos fiscais eletrônicos é a elaboração de um cadastro de produtos. “Não existe uma gestão de documentos fiscais eletrônicos se não existir uma gestão de cadastro de produtos. O cadastro de produtos é a grande essência do negócio. Se você tem um cadastro de produtos bem alinhado, com unidades de medidas bem distribuídas, com máscaras tributárias bem definidas, você com certeza vai emitir documentos fiscais de forma íntegra, inteligente e ágil”, afirma Marcos Lima, ao Prosa de Mestre.
Organização dos documentos
Segundo Marcos, não há como gerir documentos sem gerir cadastros. É preciso mantê-los organizados, evitando a confusão dos dados na hora de gerar notas ou consultá-las, livrando o dono do negócio de uma grande dor de cabeça. Fique atento à organização de cada tipo diferente de documento: nota fiscal eletrônica, nota fiscal de serviço eletrônica, documentos para o varejo, entre outros.
As diferenças entre documentos
Atualmente existem diversos modelos de documentos disponíveis no mercado e o responsável pela manutenção dos arquivos precisa conhecer as diferenças e necessidades de cada um. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é usada em transações entre pessoas jurídicas. Pode ser operada nas negociações comerciais de um produto ou serviço. A validação depende da assinatura digital e da autorização da Secretaria de Fazenda de cada estado. Já a Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é usada para o transporte de cargas.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) trata-se do cupom entregue ao consumidor, permitindo que o cliente verifique o que comprou, o dia e horário que a mercadoria foi comercializada, as condições de pagamento, a identificação da empresa e a descrição do produto. A NFC-e é impressa no momento da compra para o cliente. A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), por sua vez, é utilizada na comprovação da prestação de serviços. Eles podem ser de uma pessoa jurídica à outra ou entre uma empresa e um cliente. Muitos autônomos e profissionais liberais e precisa ser lançada junto à prefeitura, na qual o CNPJ está inscrito.
Por fim, há ainda o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), criado com o objetivo de facilitar a fiscalização e reduzir o tempo de parada dos veículos nos locais onde ocorre esse processo. Esse comprovante é lançado para informar como o transporte foi feito e reunir todos os documentos fiscais.
No player abaixo você pode conferir uma entrevista completa sobre gestão eficiente de documentos fiscais eletrônicos, com Henrique Filho, Diretor de Operações da SIEG, e Marcos Lima, professor e empresário contábil:
