Em meio às diferentes ações necessárias para manter um negócio saudável e em ritmo de crescimento, reduzir custos desponta como uma das medidas mais importantes em pequenas empresas. Isso porque, com um orçamento mais apertado, é indispensável priorizar gastos, investindo apenas naquilo que é mais essencial.
Embora reduzir custos seja uma ação necessária, não significa que o empresário tenha que cortas gastos de qualquer maneira, sem o devido estudo. Na realidade, quando a redução de custos é estratégica, o negócio tende a não sentir os efeitos e ainda aumenta a rentabilidade — o que é uma grande vantagem competitiva.
Por isso, para ajudá-lo nessa importante tarefa, preparamos este artigo listando 6 maneiras eficientes de reduzir custos na sua empresa sem prejudicar o seu funcionamento. Continue a leitura e saiba que ações são essas!
1. Automatize as tarefas
Na era da tecnologia e automação, a empresa que deseja reduzir custos precisa considerar a automatização de tarefas, especialmente aquelas repetitivas, lentas e burocráticas.
Hoje, o mercado já oferece uma série de soluções para que negócios de todos os portes iniciem a sua jornada de automação. A exemplo:
- sistemas de gestão;
- plataformas de gerenciamento de finanças;
- aplicativos para gerenciamento financeiro;
- gestão eletrônica de documentos;
- controle de ponto;
- ERP.
Essas e tantas outras tecnologias oferecem um suporte estratégico para funções essenciais do negócio, economizando não só tempo, mas recursos financeiros e humanos. Assim, o valor economizado a partir da automação pode ser revertido para setores mais estratégicos e capazes de impactar positivamente em seus resultados.
2. Analise o fluxo de caixa
O fluxo de caixa também é um ponto que merece a atenção do empreendedor. Ter um controle rígido de tudo que entra e sai do caixa da empresa é uma das lições básicas para o sucesso empresarial.
Nesse sentido, além de manter a regularidade e o controle das finanças, uma análise recorrente do fluxo de caixa é fundamental para a redução de custos. Com esse olhar mais incisivo, por exemplo, o empresário pode identificar pontos de atenção nas contas, como excessos de gastos, despesas que se tornaram recorrentes, problemas no registro das movimentações, rupturas no caixa em razão de vendas a prazo, além do aumento nas despesas do estabelecimento.
A lógica é que tudo aquilo que é registrado é mais fácil de ser controlado e, consequentemente, otimizado. Então, avalie o fluxo de caixa do seu negócio, sempre buscando gargalos e despesas que podem ser eliminadas.
3. Evite desperdícios
Todo empreendedor sabe que o desperdício é um dos maiores vilões do orçamento de uma empresa. Porém, nem sempre é fácil eliminar esse problema, especialmente quando não se consegue identificar a sua fonte.
Dentro de um negócio, muitos podem ser os pontos em que o desperdício está presente. Por exemplo:
- uso deliberado de papelpara impressões;
- ociosidade de equipamentos e espaços;
- aproveitamento deficiente da capacidade de colaboradores;
- dimensionamento equivocado de serviços como planos de internet, telefonia e outros;
- má gestão de fornecedores;
- utilização de processos manuais e ultrapassados, entre outros.
Todos esses quesitos devem ser avaliados continuamente dentro da sua empresa. Aqui, destacamos a importância de se ter um planejamento estratégico, no qual se avalia a estrutura do negócio, seus pontos fortes e fragilidades, facilitando a definição de medidas para eliminar desperdícios e crescer com solidez.
4. Tenha um bom controle de estoque
A depender do tipo de empresa, o estoque pode ser um ponto de atenção. A questão primordial, nesse contexto, está relacionada ao seu dimensionamento e precisão. Isso porque manter grandes estoques em desconformidade com as demandas da empresa significa ter custos desnecessários com armazenamento, além de manter o capital do negócio imobilizado em mercadorias que não serão vendidas rapidamente.
Por isso, ter um controle eficiente do estoque é fundamental para reduzir custos. O estoque deve ser compatível com as necessidades da empresa, em termos de quantidade e variedade. Afinal, ter um grande estoque de produtos que não têm saída é um desperdício de recursos.
Mais uma vez, é preciso pontuar a importância da tecnologia para os negócios. Atualmente, o estoque pode ser facilmente gerenciado a partir de softwares especializados, os quais trabalham com dados de vendas, indicando a melhor forma de repor o estoque, por exemplo.
5. Terceirize aquilo que não é sua especialidade
A terceirização é, sem dúvida, um dos pilares para a redução de custos operacionais de uma empresa. Isso porque, na maioria dos casos, assumir todos os processos — inclusive aqueles que não estão relacionados ao foco de atuação do negócio — pode sair mais caro, em razão da sua falta de especialização.
A exemplo, ter um setor de TI dentro de uma pequena empresa pode ser altamente oneroso e desnecessário. A demanda de recursos de tecnologia da informação pode ser reduzida, não valendo a pena manter funcionários especializados, investir em uma infraestrutura e dedicar um espaço somente para isso.
Nesse ponto, é muito mais econômico e viável terceirizar esse setor, contratando, por exemplo, um provedor de serviços em nuvem, que pode oferecer todo o aparato de TI na escala necessária para as necessidades da empresa e a um custo fixo mais acessível.
6. Invista em inovação
Por fim, destacamos a importância de se adotar uma postura de inovação dentro da empresa, seja no momento de iniciar suas atividades, seja no momento de conduzi-las. A tecnologia tem sido uma das maiores aliadas do empreendedor no quesito otimização de processos e redução de custos. Exemplo disso é o Certificado Digital.
O uso do Certificado Digital tem se tornado um padrão, sobretudo em razão da grande quantidade de benefícios. Essa tecnologia, hoje, é o que permite uma comunicação online segura, transações comerciais eletrônicas autenticadas, além de ser a responsável pela viabilização do uso dos documentos digitais, eliminando a dependências das empresas de papel e expedientes manuais.
Nesse sentido, o Certificado Digital reduziu uma série de burocracias, como a necessidade de autenticação de diversas vias de contratos, atas e documentos em cartório. Ao permitir que documentos sejam assinados eletronicamente, a qualquer hora e em qualquer lugar, e garantindo acesso a sistemas para o envio de declarações, guias e emissão de Nota Fiscal, ele também facilitou o cumprimento de obrigações principais e acessórias junto ao Fisco.
Tudo isso, sem dúvida, tem um grande potencial de reduzir custos na sua empresa, enxugando os gastos e liberando capital para ser melhor aplicado em processos estratégicos, como a qualidade de produtos e serviços e, consequentemente, a satisfação do cliente.
