Maria Rita estava aflita, pois começou a trabalhar como gestora de RH em uma empresa e percebeu que não era feito o controle de ponto de funcionários. Ela conversou com Rogério, o CEO da organização, e ele disse que não tinha porque fazer esse tipo de investimento.
A empresa em que Maria Rita começou a trabalhar é uma organização familiar. Eles são muito tradicionais e conservadores, mantendo tudo registrado no papel, como se ainda estivéssemos em 1990.
Para convencer o chefe de que se modernizar é preciso, Maria Rita resolveu fazer uma lista com 6 sinais para se preocupar com o controle de ponto dos funcionários. Ela apresentará esses itens para Rogério em uma reunião. Assim, pensa que poderá convencê-lo a implementar essa melhoria na companhia.
Veja, a seguir, quais foram os pontos levantados na lista de Maria Rita e entenda por que você também precisa se preocupar com o controle de ponto de funcionários na sua empresa!
1. Gastos excessivos com horas extras
Maria Rita fez um levantamento dos pagamentos de horas extras nos últimos seis meses para mostrar ao seu chefe. O gasto para pagar o adicional era muito grande e chegava a comprometer o caixa da organização. Além disso, muitos colaboradores anotavam as horas extras à mão e não era possível saber se eles estavam realmente cumprindo aquela carga horária.
Outro problema levantado pela profissional é que os registros mostravam que alguns colaboradores estavam fazendo mais horas extras do que é permitido pela legislação. Ela explicou a Rogério que isso vai contra as normas trabalhistas e pode resultar em um processo quando o funcionário sair da empresa.
2. RH sobrecarregado
Durante o primeiro mês de trabalho na empresa, Maria Rita contabilizou a quantidade de tempo que ela levava apenas somando as horas trabalhadas pelos funcionários na calculadora. Ela explicou a Rogério que isso levava muito tempo e acabava atrasando outras demandas que ela tem no setor de RH, como fazer as contratações e as demissões necessárias.
Ela ainda comentou que é preciso conferir se os cálculos estão certos e, se acontecer alguma divergência na conferência, deve-se calcular tudo pela terceira vez, para tirar a prova. A profissional apontou que isso pararia de acontecer se ela tivesse um controle de ponto digital, que não deixasse o RH sobrecarregado.
3. Funcionários externos deixando de bater ponto
A empresa de Rogério tem funcionários que trabalham fora da sede, como vendedores externos, que estão sempre na rua. Maria Rita fez um levantamento e percebeu que esses colaboradores quase nunca batem o ponto. Muitas vezes, eles saem de casa e vão direto para reuniões e visitas aos clientes, sem nem passar na sede da empresa.
A gestora de RH explicou ao CEO que, assim como os outros funcionários, os vendedores externos também precisam registrar o ponto. Caso isso não aconteça, a organização pode ser alvo de processos trabalhistas. Além disso, sem controle, não é possível saber se essas pessoas estão cumprindo a carga horária necessária.
4. Atraso dos funcionários
Para justificar o investimento em um controle de ponto para funcionários, Maria Rita também bateu na tecla do atraso dos funcionários. Ela comentou que são muitos os relatos dos líderes de setor que mostram que alguns membros da equipe chegam atrasados ao trabalho.
Porém, como o registro é feito à mão e o papel aceita qualquer coisa, eles acabam registrando o horário em que deveriam ter chegado no cartão. De tal maneira, a empresa é prejudicada duplamente: pela ausência do colaborador e também pelo pagamento relacionado a um período que não foi trabalhado.
5. Risco de fiscalização
Experiente, Maria Rita explica que o Ministério da Economia, por meio da Secretaria do Trabalho, fiscaliza e aplica multas às empresas que não cumprem a legislação trabalhista. Dessa maneira, ao manter tudo desorganizado, corre-se o risco de uma fiscalização acontecer e ocasionar um problema grave.
Caso a empresa seja multada, além do prejuízo monetário, também terá perdas de imagem, tendo em vista que a reputação será manchada.
6. Falta de controle
Controlar o ponto dos colaboradores é uma obrigação das empresas, algo que é previsto em lei e que deve ser seguido à risca. Maria Rita levantou todos os pontos da legislação trabalhista que falam sobre isso e também os mostrou a Rogério.
Extra: diferenciais do aplicativo FolhaCerta para o controle de ponto de funcionários
Rogério ficou impressionado com a apresentação de Maria Rita. Ele disse que realmente não sabia que precisava se preocupar tanto com o controle de ponto dos funcionários. Por conta disso, solicitou que uma providência fosse tomada pela profissional.
Proativa, Maria Rita já havia pesquisado sobre o tema. Ela apresentou então o FolhaCerta, bem como as funcionalidades que o aplicativo oferece. A profissional comentou sobre os seguintes benefícios:
- ponto eletrônico: pode ser registrado no celular dos colaboradores, de forma inovadora;
- escala de trabalho: o app monta as escalas automaticamente, de modo que nenhum turno ou horário ficará descoberto;
- espelho de ponto: todas as horas são somadas automaticamente, evitando a perda de tempo fazendo esses cálculos no final do mês;
- férias, recesso e day off: as informações para que os colaboradores tirem férias podem ser acompanhadas em tempo real;
- painel gestor: o app tem um painel gestor, que é essencial para tomar decisões corretas, com base em métricas;
- painel RH: apresenta informações em tempo real, para que a organização garanta o cumprimento da legislação trabalhista;
- travas de geolocalização: é possível definir os locais em que o funcionário pode marcar o ponto, sendo ideal para as equipes externas ou o controle do home office;
- compensação de horas: o sistema tem um banco de horas de cada funcionário, que pode ser sempre consultado;
- aviso de ausências: caso falte ao trabalho por problemas de saúde ou qualquer questão, o funcionário pode avisar a empresa pelo app.
Rogério ficou surpreso ao perceber como o FolhaCerta era ideal para a sua empresa. Ele parabenizou Maria Rita pela pesquisa e recomendou que ela contratasse o app, para que fosse possível fazer o controle de ponto de funcionários quanto antes.
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