A era digital chegou para ficar e, com ela, a necessidade de atualizar os processos de negócios para o mundo digital é essencial nos dias de hoje. Uma das formas mais eficazes de fazer essa transição é adotar a assinatura eletrônica. Além de reduzir o consumo de papel, essa tecnologia pode otimizar suas operações, reduzir custos e aumentar a segurança, protegendo seus processos.
Neste artigo, você vai aprender tudo sobre essa tecnologia inovadora e como implementá-la na sua empresa com sucesso.
O que é Assinatura Eletrônica?
A assinatura eletrônica é a versão digital da sua assinatura manuscrita, utilizada para validar sua identidade e concordância com o conteúdo de um documento eletrônico. Ou seja, ela vai além de uma simples assinatura em um documento digital. Isso significa que a assinatura eletrônica garante a autenticidade e validade jurídica das informações, utilizando mecanismos robustos de criptografia e autenticação.
Em outras palavras, a assinatura eletrônica funciona como uma carteira de identidade digital, assegurando que apenas a pessoa autorizada possa assinar um documento. Com isso, ela oferece diversos benefícios, como:
- Praticidade: assine documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, com apenas alguns cliques.
- Eficiência: elimine a necessidade de impressões, cópias e envios físicos, agilizando processos e economizando tempo.
- Segurança: as soluções de assinatura eletrônica garantem a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo-os contra fraudes e adulterações.
- Validade jurídica: a assinatura eletrônica possui validade jurídica em diversos países, inclusive no Brasil, de acordo com a Lei da Certificação Digital (Lei nº 11.775/2008).
- Sustentabilidade: reduza o uso de papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente.
Passo a passo para implementar a assinatura eletrônica em sua empresa
Desse modo, para aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura eletrônica, é fundamental seguir um processo de implementação estruturado e eficiente. A seguir, confira as etapas essenciais:
Escolha a solução ideal
Diversas soluções de assinatura eletrônica estão disponíveis no mercado. Ao selecionar uma solução de assinatura eletrônica, avalie fatores como facilidade de uso, segurança, integrações com seus sistemas e custo para selecionar a opção que melhor atenda às suas necessidades.
Ou seja, portais como o Portal de Assinaturas CertiSign oferecem uma maneira simples e segura de enviar e assinar documentos com validade jurídica. Para saber como se cadastrar no Portal de Assinaturas Certisign, assista ao vídeo abaixo.
Familiarize-se com os requisitos legais
Depois, certifique-se de que a solução escolhida esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações relevantes ao seu negócio, incluindo leis de privacidade de dados e legislações, como a LGPD, sobre a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e gerenciamento de documentos assinados eletronicamente.
Treine sua equipe
É fundamental que todos os membros da equipe compreendam como usar a assinatura eletrônica. Por isso, capacite sua equipe para usar a tecnologia de com segurança e eficiência. Isso inclui treinamentos sobre como assinar documentos, verificar assinaturas e gerenciar documentos assinados eletronicamente são essenciais.
Implemente a assinatura eletrônica nos documentos da sua empresa
Em seguida, uma vez escolhida a solução e treinada a equipe, é hora de definir quais documentos serão assinados eletronicamente. Dessa maneira, realize a implementação de forma gradual e organizada, priorizando os documentos com alto volume de assinaturas e impacto significativo no negócio. Isso pode exigir um planejamento cuidadoso e a designação de uma pessoa ou equipe para gerenciar o processo.
Quer saber como submeter documentos e escolher assinatura no Portal de Assinaturas? Assista ao vídeo abaixo.
Monitore e aprimore: tire o máximo proveito da assinatura eletrônica
É fundamental monitorar e aprimorar constantemente o uso da assinatura eletrônica em sua empresa. Acompanhe de perto sua implementação, identifique áreas de melhoria e faça ajustes necessários para garantir o máximo aproveitamento dessa tecnologia.
No Portal de Assinaturas Certisign, você tem a capacidade de assinar um único documento ou até centenas deles simultaneamente, o que otimiza não apenas o seu tempo, mas também o de sua equipe, acelerando os processos. Além disso, é possível criar fluxos de assinatura personalizados e acompanhar todas as etapas, proporcionando total controle sobre o progresso dos documentos. Por fim, com a opção de armazenamento na nuvem, seus documentos ficam seguros e acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento.
Portal de Assinaturas Certisign: a solução completa para assinatura eletrônica
O Portal de Assinaturas Certisign uma plataforma completa e segura para impulsionar a digitalização dos seus processos de negócio, ideal para empresas de todos os portes. Logo, com o Portal de Assinaturas, você pode:
- Assina documentos online com praticidade: Envie, clique e assine com total segurança e validade jurídica.
- Conta com mais de 360 mil usuários na América: Junte-se a +180 mil empresas que já se beneficiam da CertiSign.
- Assina um ou centenas de documentos de uma só vez: Otimize seu tempo e agilize seus processos.
- Cria fluxos de assinatura e acompanha as etapas: Tenha controle total sobre o andamento dos seus documentos.
- Armazena documentos na nuvem com segurança: Acesse seus documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.
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*Assine até 10 documentos no período de 30 dias a partir da data de cadastro. A condição é válida e vinculada ao CPF informado no cadastro e limitada a um (1) período de teste.
Assinatura eletrônica: O futuro dos negócios digitais
Sendo assim, a assinatura eletrônica é uma ferramenta poderosa para tornar seus processos de negócios mais eficientes e seguros. Ao seguir essas etapas simples, você pode implementar essa tecnologia de forma eficaz na sua empresa, garantindo uma transição suave para o mundo digital.
Com o Portal de Assinaturas CertiSign, você tem à disposição uma plataforma confiável e intuitiva para assinar documentos online, com validade jurídica e segurança. Isso porque, com mais de 360 mil usuários na América e 180 mil empresas beneficiadas, é hora de dizer adeus à papelada e abraçar a era digital!
Então, não perca tempo, comece hoje mesmo a simplificar seus processos com a assinatura eletrônica.
